En tiempos de teletrabajo y coronavirus, uno de los grandes desafíos que deben enfrenar los empleadores gira en torno a cómo medir la productividad de sus equipos. Entre las principales claves para hacerlo se encuentran distribuir las tareas en forma clara y precisa, establecer objetivos por resultados y utilizar apps en la nube que permitan ordenar, planificar y hacer un seguimiento diario de los proyectos.
Ya sea por parte de líderes que coordinen a empleados y colaboradores, o bien trabajadores autónomos, tener una idea clara del rendimiento laboral contribuye al alcance de objetivos establecidos. Es sabido que trabajar desde casa tiene como contra la mala administración del tiempo, lo que puede llevar al estrés profesional y a contaminar la vida personal. Evitar esto, afortunadamente, es sencillo.
Cómo medir la productividad de 10 formas diferentes.
Al momento de decidir implementar reglas o métodos de trabajo eficientes y saludables, son múltiples las maneras de implementar estos cambios. Algunos de los aspectos más importantes para realizar una monitorización efectiva de las tareas a distancia son:
Contar con un distribución clara del trabajo.
Para poder medir la productividad es esencial encomendar temas concretos y específicos a cada uno de los miembros del equipo. Cada colaborador debe ser responsable de un asunto determinado, con tiempos de inicio y fin bien definidos.
Es importante evitar las superposiciones y dejar tareas sin un encargado directo. Cuando el trabajo es claro y tiene una fecha puntual de entrega, es fácil evaluar si se cumplió o no con él.
Medir los resultados.
La época en que el jefe estaba todo el tiempo encima de sus colaboradores para ver qué estaban haciendo o controlando los horarios de llegada y salida de la oficina quedó obsoleta.
Las nuevas formas de trabajar requieren de una medición por resultados, en la que se establezcan metas específicas y medibles, con un período de tiempo determinado para su cumplimiento. De esta manera el foco estará puesto siempre en la productividad, sin importar desde dónde ni en qué horarios se hagan las tareas.
Utilizar apps en la nube.
En la web existen todo tipo soluciones que permiten organizar el trabajo en equipo y hacer un seguimiento del desempeño. Muchas de ellas son gratuitas y otras ofrecen pruebas sin costo.
- Trello: es un software de administración que utiliza la metodología japonesa de los tableros de Kanban para el registro de las actividades. Permite agregar tarjetas, listas y archivos de forma flexible y supervisar su progreso.
- Asana: es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo. A través de ella se pueden compartir, planificar y organizar las tareas en las que cada miembro está trabajando.
- Todoist: es un sistema de gestión que posibilita seguir el avance de los proyectos y generar listas de pendientes, delegar temas a otras personas, monitorear cómo avanzan dichas actividades y determinar plazos de entrega.
- Slack: es un centro de colaboración que reemplaza al correo electrónico y ayuda a los equipos a trabajar juntos sin inconvenientes.
Mantener una comunicación fluida.
Por más que cada integrante del equipo trabaje en forma independiente, es importante que mantengan un contacto periódico con sus jefes y compañeros para reportar sus progresos, evacuar las dudas y recibir un feedback.
Las plataformas de videoconferencia son una buena opción para realizar reuniones semanales en las que cada uno cuente en qué está trabajando y el grado de avance de las tareas asignadas. De esta forma será más fácil llevar un control de la productividad. Entre las aplicaciones más usadas para este fin se encuentran Zoom, Cisco Webex, Go to Meeting y Skype.
Usar herramientas de monitoreo.
Algunas aplicaciones como Giitic, Hubstaff o Time Doctor cuentan con softwares de monitoreo que permiten llevar una medición precisa del tiempo en que los empleados están trabajando.
Estos sistemas realizan un registro de las horas en que las computadoras están encendidas, de los programas usados y de los sitios visitados, incluso con capturas de pantalla. Algunos hasta controlan la operación del teclado y del mouse. Si bien para algunos tipos de trabajos esta información puede ser valiosa, son herramientas invasivas que en muchos casos afectan la confianza, la privacidad y el clima laboral.
Apoyarse en reportes de gestión.
Los informes de gestión son otra manera eficaz de medir la productividad. Por ejemplo, un reporte de ventas permite evaluar el desempeño de cada uno de los ejecutivos del área comercial y saber cuántas transacciones y contactos con clientes realizaron en un período de tiempo determinado. Hoy gracias a las soluciones de contabilidad en línea es posible administrar estas y otras operaciones de una manera rápida, segura y eficiente.
Recurrir a la comparativa entre empleados.
En los casos de trabajadores que realizan tareas similares, una forma sencilla de medir la productividad es efectuando una comparativa entre ellos. Por ejemplo, si la media consigue 10 ventas por día, un colaborador que solo logra 2 está siendo poco productivo.
Fijar objetivos claros y utilizar fórmulas.
Otra manera simple de valorar el desempeño es mediante la fijación de objetivos concretos en un plazo determinado. Estas metas deben ser fácilmente medibles, en lo posible en forma numérica, para poder evaluar el grado de cumplimiento.
Para algunos trabajos, como por ejemplo los que tienen que ver con la fabricación de productos o ventas, se puede utilizar la siguiente fórmula matemática: Productividad laboral= (Productos o Servicios Producidos o Vendidos) / (Recursos Utilizados).
Otras variables para tener en cuenta.
En algunos casos, la fórmula anterior no es suficiente. Además de la cantidad de productos vendidos o producidos y el gasto generado, también se deben analizar otros factores como la calidad del servicio, la satisfacción de los clientes, el tiempo transcurrido hasta la finalización del proyecto, el cumplimiento de las metas fijadas y el costo en la formación del empleado. En definitiva, la medición dependerá en gran parte de las métricas establecidas.
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