Reporte de ventas en la nube, ¿cómo realizarlo?

En este artículo te vamos a contar qué es un reporte de ventas, para qué sirven, qué tipos de reportes de ventas existen, cuáles son sus ventajas y desventajas y también, cómo realizarlos. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un reporte de ventas en la nube?

Un reporte de ventas en la nube es una herramienta de medición clave para cualquier emprendimiento. Los mismos permiten tener una visión más amplia y detallada sobre las actividades comerciales de la compañía y, en base a ellos, establecer nuevas estrategias y tomar mejores decisiones.

Antiguamente, toda esta información se cargaba en forma manual en grandes planillas de Excel. Ahora, gracias a las soluciones de contabilidad en línea, es posible administrar estas y otras operaciones de una manera más rápida, segura y eficiente.

¿Para qué sirve un reporte de ventas en la nube?

El reporte de ventas permite a las compañías tener una visión más completa sobre sus negocios y entender qué acciones y estrategias comerciales fueron exitosas o no. Además, les posibilita analizar en detalle la competitividad y eficacia de cada uno de sus productos y evaluar el desempeño de sus ejecutivos de ventas.

A partir de estas informaciones, los responsables de la empresa pueden tomar mejores decisiones operativas, establecer nuevas políticas y actualizar sus necesidades de stock para hacerlas más eficientes. Estos datos también pueden ayudarlos a encontrar nuevos mercados y oportunidades de negocio.

¿Qué debe incluir este tipo de reportes?

El reporte de ventas es un informe sobre las operaciones y las tendencias comerciales de la empresa en un período de tiempo determinado. En función de las necesidades, este puede elaborarse en forma anual, mensual, semanal o diaria. Entre otros datos, este reporte suele incluir:

• El total de ventas del período.
• La cantidad vendida de cada producto.
• Los días en que se produjeron esas ventas.
• El número de compras por cliente.
• Las operaciones realizadas por cada uno de los vendedores del equipo.
• La cantidad de contactos e interacciones con cada cliente antes de que se concrete la venta.
• Las ofertas que aún están en período de negociación.

Más datos disponibles para análisis

Además de los ya detallados, en los reportes de ventas en la nube también es posible consultar:

• Los saldos disponibles de cada uno de los clientes.
• Las comisiones de cada uno de los vendedores.
• Un análisis de los remitos y comprobantes de ventas.
• Un análisis de los presupuestos.

Cada informe se genera de manera automática en función de los filtros fijados y permite obtener gráficos estadísticos en forma de torta o barra. En definitiva, los reportes de ventas realizados con herramientas de administración en la nube permiten acceder a toda clase de información y análisis de manera rápida y segura.

¿Qué tipos de reporte de ventas existen?

En función de los datos disponibles, se pueden realizar toda clase de reporte de ventas. Los 3 más habituales son:

1) El resumen de las operaciones

Permite ver el progreso y el desarrollo de las ventas. Entre otras informaciones estos informes incluyen:

• Las ventas alcanzadas.
• El crecimiento mensual.
• Los ingresos obtenidos.
• Los contactos realizados.
• El porcentaje de efectividad de las operaciones.

2) El informe de ganancias y pérdidas

Posibilita visualizar los clientes ganados y perdidos en el período. Entre otros datos incluye:

• Las cotizaciones realizadas.
• Los objetivos buscados y alcanzados.
• Las variaciones en la cuota de mercado.
• La tasa de cierre mensual o anual.

3) El informe de contactos

Permite analizar la relación con clientes actuales y potenciales. Entre otras informaciones incluye:

• Las fechas de contacto.
• Las tasas de retención.
• Lo indicadores de fidelización.

Ahora bien, en función del período de tiempo se puede hablar de estos otros tres reportes de venta.

1) Reporte de ventas diarias

Un reporte de ventas diarias permite saber cómo fue el desempeño de las distintas actividades que lleva a cabo el equipo de ventas durante 24 horas. De esta manera, se puede detectar rápidamente si hay errores o si alguno de los vendedores tiene alguna dificultad.

Además, tener los KPIs diarios ayuda a la toma decisiones para mejorar los procesos y así poder alcanzar los objetivos de venta.

2) Reportes de ventas semanales

Un reporte de ventas semanales también es útil para conocer las situaciones que deban corregirse de forma inmediata. Este tipo de reportes puede resultar mejor que el diario ya que girarán en torno a resultados más globales.

Como todo ser humano, un vendedor puede tener un mal día y eso en un reporte diario puede ocasionar una llamada de atención. Sin embargo, en un reporte semanal puede entenderse como un caso aislado.

3) Reporte de ventas mensual

A diferencia de los reportes diarios y semanales, los reportes de ventas mensuales no sirven para detectar problemas inmediatamente, sino para tener una visión general sobre el desempeño del equipo de ventas a largo plazo.

Lo que busca es determinar si se están cumpliendo los objetivos propuestos y de qué manera el equipo está logrando alcanzarlos en base a lo que se espera de ellos.

¿Cómo se hace un reporte de ventas?

Existen muchas maneras de hacer un reporte de ventas. Por lo general, estos se basan en el análisis de distintas mediciones y variables numéricas. Los datos utilizados pueden obtenerse de 2 maneras:

• Mediante planillas creadas de forma manual.
• A través de bases digitalizadas disponibles en la nube, en las que diferentes usuarios autorizados cargan la información en el mismo momento en que se produce.

Con la aparición de las plataformas de gestión y el boom del trabajo nómade, hoy existen alternativas a Excel que se destacan por su eficacia y acceso remoto.

Las mismas permiten obtener estadísticas y análisis más complejos de forma inmediata y segura. Además, ofrecen backups y actualizaciones automáticas, y cuentan el con asesoramiento y el soporte técnico del proveedor del servicio.

Ventajas de operar en la nube

Los reportes de ventas en línea ofrecen muchos beneficios. Entre ellos se destacan:

• Mejoran la carga de datos y agilizan la búsqueda y el análisis de la información.
• Ofrecen un acceso más fácil y seguro desde cualquier dispositivo electrónico (ordenador, tablet, teléfono móvil).
• Facilitan el trabajo colaborativo ya que la carga de datos no depende de una sola persona.
• Evitan la pérdida de información valiosa ya que todo queda almacenado en la nube, sin importar si el ordenador tiene un virus o si se hizo un backup.
• No necesitan la descarga de softwares, de servidores ni de infraestructura propia.
• Centralizan toda la información en un solo lugar, lo que mejora la operatividad.

En conclusión 

Los reportes de ventas son realmente útiles para conocer el desempeño del equipo, así como las métricas obtenidas. También ayudan a la toma de decisiones y, los que se realizan en la nube, permiten ahorrar tiempo en la creación de los mismos. Si te quedó alguna duda sobre el tema o te gustaría conocer más sobre los sistemas de gestión que realizan reportes de ventas de forma automática, te recomendamos que ingreses a xubio.com.