Sistema ERP, qué es y cómo elegir el más adecuado.

Contar con un sistema ERP es un aspecto fundamental en la gestión empresarial. Optimizar los tiempos de respuesta para los clientes, hacer un uso eficiente del manejo de información para la toma de decisiones y minimizar costos, son solo algunos de los beneficios.

SAP, Oracle, NetSuite, Microsoft Dynamics GP, Epicor son algunos de los más reconocidos en el mercado. Debido a los costos de inversión y mantenimiento, requerimientos de implementación o complejidad, en el último tiempo han ido ganando lugar diversas plataformas de gestión que ofrecen soluciones de gestión a pequeñas y medianas empresas que desean organizar su actividad empresarial.

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Unificar todas las operaciones de una empresa, es la gran ventaja de los sistemas ERP.

¿Qué es un sistema ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales, es un conjunto de sistemas de información de gestión que integra las operaciones internas de una empresa, desde la producción y distribución, o incluso recursos humanos. Algunas de sus características es que son:

  • Modulares:
    Funcionan como un sistema integrado, es decir, aunque puedan tener menús modulares es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Abarca la producción, logística, distribución, inventario, facturación, contabilidad de una empresa. Los módulos que pueden ser por ejemplo Ventas, Almacén, Finanzas, Recursos Humanos, etc., se suelen instalar de acuerdo a los requerimientos del cliente. La información que generan y comparten los distintos departamentos se interrelacionan entre sí.  Por ejemplo, al ingresar un pedido se inicia de forma automática la verificación de crédito, consulta de disponibilidad del stock y actualización del programa de distribución. Una vez remitido el pedido se envía la factura.
  • Configurables:
    Mediante desarrollos de códigos de software se deben poder configurar para satisfacer las necesidades puntuales del usuario. Por ejemplo, en el control de inventario hay empresas que requieren llevar un control por partidas, por lotes o vencimientos y otras no.
  • Especializados:
    Deben poder brindar soluciones a los problemas específicos de una organización según sus áreas de complejidad y previendo una estructura en evolución.

Qué se debe tener en cuenta al momento de elegir un ERP.

Un sistema ERP es adecuado y necesario para todo tipo de organizaciones, desde multinacionales hasta Pymes. Cualquier empresa podrá personalizar su ERP según sus necesidades. Por lo general los proveedores suelen especializarse en la implementación de determinados ERP, según un sector o producto, brindando mejores resultados. Pero para pequeñas empresas o medianas, los costos y la complejidad en el uso pueden convertirlo en un error. Existen algunos factores que debemos considerar al momento de evaluar alternativas:

Tipo de Sistema:

Podemos distinguir entre un ERP Horizontal y uno Vertical. El Horizonal o conocido también como generalista, se puede adaptar para cualquier tipo de negocio, es decir que permite su personalización. El Vertical se diseña para el cumplimiento de tareas específicas de un sector, sus funciones no se encuentran disponibles en otros y gestionan con más eficacia los procedimientos del negocio.  El costo los suele diferenciar, resultando mayor para los ERP Verticales por su grado de especialización.

En los últimos años han tomado fuerza los ERP en la nube  que permiten al trabajo remoto, son más económicos y flexibles, ofrecen el uso por el pago de una suscripción mensual , back ups periódicos y encriptación de la información . A diferencia de los tradicionales, que requieren la compra y mantenimiento en servidores propios, lo que aporta mayor confidencialidad y seguridad pero solo permiten el acceso desde el dispositivo en que está instalado el software. También se ofrecen propuestas híbridas, es decir, donde una capa está en la nube y la otra almacena las operaciones a nivel local.

Costo:

A mayor nivel de personalización, mayor será el precio. Además de los costos relacionados con su instalación y adquisición, suelen aparecer costos ocultos vinculados a las renovaciones de licencias, mantenimiento.

Tiempo de implementación:

Otro punto a tener en cuenta en la implementación es el tiempo de instalación y la preparación de su infraestructura. Las demoras pueden generar pérdidas durante ese período de retraso.

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Acceso remoto y buena relación costo-beneficio, algunas características de los sistemas ERP.

Qué ventajas ofrece implementar un sistema ERP.

Para mejorar la efectividad y eficiencia en una organización los ERP proponen:

  • Integrar la información financiera y los pedidos: Si el sector de ventas, contabilidad, almacén, finanzas usaran softwares independientes, es muy probable que los ingresos y gastos no coincidan en sus reportes y deban destinar largas horas a conciliar dichas diferencias. Lo mismo ocurre con el área de pedidos, fabricación, inventario, contabilidad y distribución.
  • Obtener perspectivas a partir de la información de los clientes: Las herramientas de CRM, que la mayoría de los ERP incluyen, permiten realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes. De esta forma se obtiene información sobre el comportamiento y las necesidades del mismo, conociendo las interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, etc.
  • Estandarizar áreas como Fabricación, información de Recursos Humanos, Proveedores: La estandarización ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce costos. Por ejemplo, realizando un análisis y seguimiento de compras es posible negociar con los proveedores un descuento por volumen de compra, que de realizarse por unidades de negocio separadas y sin comunicación es difícil detectar.

En conclusión, implementar un ERP puede significar un gran impulso económico para una empresa, ya que permite conocer su verdadera capacidad y estructurarla en torno a ello.  De esta forma se puede aumentar la productividad al optimizar los procesos empresariales, el acceso a la información y la eliminación de datos y operaciones innecesarias. Además permiten atender las demandas impositivas, los controles contables, de stock, etc.

Para ciertas infraestructuras de empresa, los sistemas de gestión, o en particular las soluciones en la nube, pueden ser una gran alternativa. Previenen algunos de los inconvenientes indicados al ofrecer mejores costos, no presentan gastos adicionales y al no ser implementados físicamente en la empresa los tiempos para la puesta en marcha también se reducen.

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