Optimizar el trabajo en equipo, la clave del éxito

De forma pautada, planificada o repentina, son muchas las empresas que se han tenido que volcar a la modalidad de trabajo a distancia. Trabajar de forma remota puede ser beneficioso en términos de costos y calidad de vida. Pero trabajar en equipo de forma remota es todo un arte, que requiere profundizar en habilidades blandas como la comunicación, la orientación a resultados y la colaboración, entre otras. Todo esto en favor de optimizar el trabajo en equipo.

Sacar el máximo provecho de grupos de trabajo y colegas, implica avanzar teniendo en mente objetivos en común, construir un espíritu de colaboración, saber lidiar con situaciones inesperadas, aprovechar todas las tecnologías a disposición y comunicarse eficazmente con una buena gestión del tiempo.

optimizar trabajo en equipo

Comunicación, vital para la organización de las tareas.

Optimizar el trabajo en equipo en forma remota

El home-office define una modalidad en la cual se realizan las tareas a distancia a través de una conexión de Internet, en un espacio físico diferente a la oficina. Ya sea en el hogar, en un espacio de co-working o en un café, trabajar de forma remota requiere una buena gestión del tiempo, un espacio adecuado y la planificación necesaria para cumplir con los proyectos que se abordan.

El trabajo remoto en equipo tiene particularidades: nuestro desempeño se conjuga con un equipo de colegas, pero no tenemos un contacto estrecho como en la modalidad laboral tradicional. Esto puede ser, si no se cuenta con herramientas adecuadas, limitante para el rendimiento y puede entorpecer la concreción de los objetivos.

Es crucial planificar de antemano establecer de qué forma se ejecutarán las tareas asignadas. Elaborar una “hoja de ruta” basada en acuerdo claros con todos los miembros de nuestro equipo nos ayudará a ordenarnos. Esto significa: optar por dispositivos y tecnologías adecuadas, elegir las formas de comunicación más eficientes, acordar objetivos en común, llevar continuamente el pulso de nuestro equipo promoviendo la comunicación asertiva, pautar fechas claves y horarios a cumplir en forma responsable.

Algunas ideas para poder llevar acabo estas sugerencias poder optimizar el trabajo el equipo son:

  • Potenciar la comunicación.

La comunicación fluida es el rasgo más importante de cualquier equipo de trabajo. Hoy en día contamos con infinidad de herramientas que nos permiten contactarnos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Sin embargo, cantidad no es igual a la calidad. La claridad, la concisión y la asertividad son tres características netas de la buena comunicación, la cuál podemos aprovechar al máximos gracias a:

  • Definir metas claras.

Cuando se trata de definir una hoja de ruta de nuestro equipo, es conveniente encarar los proyectos en etapas, fijando objetivos claros y evaluando periódicamente su cumplimiento. Existen herramientas de gestión de equipo y project management que permiten llevar un registro de cada avance en las diferentes áreas involucradas.

Para que la efectividad sea máxima, evitar ruidos en la comunicación y poder evaluar el desempeño y cumplimiento de objetivos, hay algunos tips a tener en cuenta.

  • Dividir las grandes tareas en hitos en el corto y mediano plazo.
  • Asignar a cada “jugador” roles y tareas específicas.
  • Estos roles deben ser claros y no mezclarse con las responsabilidades de otros integrantes.
  • Minimizar al máximo el tiempo de “debate de ideas”. Priorizar la acción.
  • Centralizar la estrategia de trabajo en un documento común.
optimizar trabajo en equipo

El ocio juega un papel fundamental.

  • Maximizar los recursos del trabajo en la nube.

Hoy en día existen numerosas soluciones en la Nube que nos permiten optimizar el trabajo  en equipo. Cuando se trata de gestionar equipos numerosos, con varios subequipos o proyectos, Asana es excelente: permite organizar proyectos por etapas, fijando cronogramas claros, involucrando a los miembros del equipo en cada caso, asignar tareas, interactuar uno a uno y como team, compartiendo documentos de todo tipo de manera ágil y en tiempo real. 

Para estructuras empresariales medianas o pequeñas, Slack permite abrir canales de comunicación con colegas puntuales, armar equipos para el seguimiento de temas, gestionar el calendario y documentos e integrar una cantidad de aplicaciones como Zoom, Zendesk, Github y redes sociales. Trello es otro poderoso aliado para asignar tareas en equipos reducidos, visualizar su avance, compartir comentarios. También puede ser integrado a otras aplicaciones en la Nube.

  • Utilizar los canales adecuados.

Optimizar el trabajo en equipo también requiere adoptar canales de comunicación distintos, adecuados según la ocasión. Algunas cuestiones convendrá conversarlas en un diálogo sincero presencial, que se resuelve en un breve llamado telefónico. En otras ocasiones una videollamada para compartir pantalla puede ser la solución. En líneas generales:

  • Evitar llamados, audios, mensajes, al teléfono personal de colegas, jefes y empleados. Utilizar las vías oficiales (mail corporativo).
  • Siempre copiar en los correos electrónicos a la persona a cargo del proyecto o supervisor/a.
  • Evitar comunicaciones fuera de horario.
  • Evitar enviar datos duros por audio (direcciones, códigos, credenciales de acceso).
  • Evitar enviar datos bancarios en archivos de imagen. Estos a menudo deben ser pegados en otras plataformas.
  • Permitr(se) tiempo personal.

Cualquiera sea la herramienta que adoptemos, optimizar el trabajo en equipo también implica reservar un espacio personal para organizarse y/o simplemente distenderse. Esto es particularmente importante cuando no tenemos un contacto estrecho con nuestro equipo. Por ejemplo, Slack cuenta con un canal propio. Allí, la invitación es a “conversar contigo mismo”. Allí se puede volcar bocetos de proyectos, dejar asentados recordatorios, planificar reuniones, entre otras cosas.

Al mismo tiempo, tomar pausas entre tareas puede sentirse como un pequeño premio por el trabajo ya realizado. Hobbies productivos como aprender o retomar un instrumento, aprender una habilidad nueva o simplemente relajarse a mirar un capítulo de una serie o jugar videojuegos, son válidos cuando se trata de desconectarse por unos minutos.

  • Compartir las dificultades.

Un rasgo particular de un trabajo en equipo que optimiza su desempeño es alojar la dificultad como una oportunidad de aprendizaje. Los errores, la necesidad de iterar un proceso para encontrar la mejor resolución, las correcciones sobre la marcha no son manchas imperdonables, sino pasos para un camino de aprendizaje orientado a sumar valor.

  • Llevar registro de todo, sobre todo de los logros.

Para avanzar como equipo es esencial tener claridad respecto al desempeño de cada miembro. Optimizar también supone saber en qué anda cada colega, enterarse de los bloqueos que pueden surgir y asistir a nuestro equipo ante una eventualidad. En este punto, la tecnología también puede ser de gran ayuda.

  • Celebrar los logros y compartirlos.

Para un equipo no hay nada más maravilloso que ver los frutos y celebrarlos juntos. El reconocimiento monetario es importante, sin duda, pero reconocer el esfuerzo – en privado y ante todo el equipo -, manifestar nuestro agradecimiento. Celebrar los éxitos es lo que mantendrá vivo el fuego del equipo y lo que suma al valor cualitativo del salario emocional.

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