Sistema de gestión: qué es, para qué sirve, qué tipos hay ¡y más!

En este artículo te vamos a contar qué es un sistema de gestión, para qué sirve, qué tipos de soluciones de gestión existen, qué beneficios tienen este tipo de softwares ¡Y mucho más! ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un sistema de gestión?

Muchas empresas o PyMEs realizan sus actividades de forma no automatizada. Esto implica que existan miles de hojas de Excel desarrolladas individualmente por los diferentes miembros de las diferentes áreas. Esto sin dudas no solo genera una gran pérdida de tiempo para cada uno de los empleados sino también el riesgo de que alguno de todos esos archivos sea eliminado o quede desactualizado.

Se puede decir que los sistemas de gestión vienen a salvar a estas empresas ya que son herramientas que permiten controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una organización.

Su función es la de analizar los rendimientos y los riesgos de las empresas con el fin de otorgar un ambiente laboral más eficiente y sostenible.

Además, un software de gestión unifica las operaciones de todas las áreas de la compañía para alinearlas con los objetivos. Para esto, es necesario que cada área tenga claros y definidos sus objetivos.

¿Para qué sirve un software de gestión?

Como ya vimos, un sistema de gestión ayuda a visualizar y administrar mejor el trabajo de las diferentes áreas de una empresa. En consecuencia, también ayuda a lograr mejores resultados a través de acciones y toma de decisiones basadas en datos y hechos.

Para esto, es importante seguir los siguientes puntos:

–          Tener los objetivos claros tanto de la empresa como de las diferentes áreas

–          Definir factores clave de éxito

–          Definir metas a corto plazo para lograr los objetivos

–          Poseer una buena comunicación para que todos estén al tanto de los objetivos y puedan cumplirlos

–          Revisar los indicadores y reportes para verificar que los objetivos se estén cumpliendo

–          Poseer un plan de acción para corregir incumplimientos

¿Qué tipos de sistema de gestión existen?

Enterprise Resource Planning (ERP)

Los Enterprise Resource Planning, más conocidos como ERP son los sistemas de gestión más conocidos. Lo utilizan las empresas para administrar de forma integral las diferentes actividades diarias como la contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos, el cumplimiento y la gestión de riesgos y las operaciones de la cadena de suministros.

La gran ventaja de este tipo de sistema de gestión es que es capaz de unificar una gran cantidad de procesos y permite el flujo de datos entre ellos. Gracias a esta función, los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan su integridad con una sola fuente.

Customer Relationship Management (CRM)

Los Customer Relationship Management o CMR son softwares de gestión orientados a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.

Su objetivo es el de mejorar la atención y las relaciones con clientes y clientes potenciales. Asimismo, es un software que proporciona datos demostrables ya que dispone de una gestión comercial estructurada y potencia la productividad en las ventas.

Por otro lado, los CMR potencian la fidelización y satisfacción de los clientes. Esto sin dudas tiene un impacto muy positivo en términos de ventas recurrentes y cruzadas.

Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Los Sistemas de Gestión de Almacenes, también llamados SGA son sistemas que se utilizan principalmente en las empresas que tienen actividad logística. Al igual que los CRM, son sistemas más especializados, en este caso, en la gestión de almacenes.

Su objetivo es la de controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de un depósito. En otras palabras, ayudan a facilitar la gestión y la automatización. Además, pueden integrarse con los ERP.

Algunas de las funciones que realizan los SGA son, por ejemplo: gestión de entradas y salidas, gestión de la ubicación de las unidades de carga, gestión y control de stock, entre otras.

Sistemas de Gestión Documental (SGD)

Los SGD o Sistemas de Gestión Documental surgieron de la necesidad de mantener todos los documentos de una empresa ordenados. De esta forma, su objetivo principal es la de crear, almacenar, archivar y organizar grandes volúmenes de documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

La desventaja que tiene este sistema es que, previamente, hay que realizar un gran trabajo digitalizando todos los documentos de la organización. No obstante, una vez hecho esto, el resto serán puros beneficios.

Sistema Business Intelligence (BI)

Hoy en día, tomar decisiones bien con la suficiente información es uno de los principales factores de diferenciación de las compañías. Es por eso que el Business Intelligence sirve para transformar la información en conocimiento, con el objetivo de mejorar los procesos de toma de decisiones.

Entonces, los Sistemas de Business Intelligence se ocupan de la gestión y el almacenamiento de grandes volúmenes de información. De esta forma, apoyan a la dirección en la toma de decisiones.

Hasta hace poco tiempo, los sistemas de BI eran independientes de los ERP. Sin embargo, en la actualidad están integrados con ellos para aportar una solución integral.

Gestión de procesos empresariales (BPM)

Los BPM buscan facilitar el flujo, la coordinación y la secuenciación del trabajo de una empresa a través de sus diferentes departamentos y usuarios. Para esto modelan, analizan y optimizan los procesos de forma integral.

Por otro lado, el Sistema de Procesos Empresariales permite evaluar los procesos para encontrar diferentes formas de mejorar la eficiencia, así como reducir costos y errores.

Al igual que los otros sistemas, este tipo de gestión específico puede integrarse con los ERP.

¿Qué pasos debo seguir para definir e implementar un sistema de gestión?

Para poder definir e implementar un sistema de gestión es imprescindible revisar la estrategia de la compañía tanto general como operacional y alinearlas. Además, es importante identificar los Factores Clave de Éxito respondiendo las siguientes preguntas:

1-      ¿Qué se necesita para que la compañía sea financieramente exitosa?

2-      ¿Qué se necesita para que nuestro cliente esté satisfecho?

3-      ¿Qué se necesita para ejecutar los diferentes procesos de manera eficiente?

4-      ¿Qué se necesita para crecer como compañía?

5-      ¿Qué se necesita para que los empleados desarrollen sus funciones de manera eficiente?

Una vez que los Factores Clave de Éxito fueron identificados, hay que definir los Objetivos Estratégicos. Para esto hay que seguir los siguientes pasos:

–          Establecé cuáles son los indicadores necesarios para cumplir los objetivos de tu empresa

–          Dividí los indicadores en niveles gerenciales y mandos medios

–          Diseñá los tableros de control y las bases de datos y los reportes que lo alimenten.

–          Definí el sistema de comunicación para medir el desempeño

Realizar todos los pasos mencionados anteriormente, hará que se tome conciencia de que la empresa está implementando una cultura de mejora continua y será más fácil decidir cuál será el encargado de permitir que las cosas sucedan: que se alcancen los objetivos y se tomen decisiones acertadas.

Beneficios de los softwares de gestión para las empresas

Si con todo lo que leíste hasta acá, todavía tenés dudas de los beneficios de obtener un software de gestión para tu empresa, a continuación, te contamos específicamente cuáles son sus ventajas.

1. Mayor eficiencia

Como mencionamos al comienzo del artículo, los softwares de gestión analizan, controlan, planifican, organizan y automatizan las tareas administrativas de una organización para crear un ambiente más productivo que genere mejores resultados.

Cuando se trabaja bajo este esquema, todas las áreas de la compañía pueden trabajar en conjunto con mayor facilidad para el logro de los objetivos. Esto fomenta y permite el trabajo en equipo y la armonía entre los miembros de la organización.

2. Trabajo en Equipo

Los sistemas de gestión fomentan la comunicación entre las distintas áreas. Gracias al intercambio de información, los equipos conocen las funciones de todos, así como los requisitos de los clientes. Esto genera que el flujo de trabajo sea mejor y los objetivos puedan cumplirse con mayor facilidad. Como resultado se obtienen clientes contentos, con posibilidad de volver a comprar y de referir a la empresa a otros potenciales clientes.

3. Certificación Internacional

Cuando se usa un sistema de gestión existe la posibilidad de conseguir una certificación internacional. La más famosa en el mundo es la ISO 9001, Sistemas de Gestión de Calidad y es válida en todas partes.

Pero ¿qué es la norma ISO 9001? Es una certificación que pueden obtener las empresas, sin importar el rubro, mediante la cual se garantiza que todos los procesos se realizan de forma segura tanto para el cliente como para los empleados de la compañía.

Por lo tanto, obtener esta certificación es un gran distintivo para las organizaciones.

4. Mejora de Procesos

Como lo venimos repitiendo a lo largo del artículo, las soluciones de gestión permiten agilizar las tareas administrativas y concentrar ese tiempo ganado en crear estrategias para poder hacer feliz al cliente.

La mejora de procesos viene determinada por elementos claves que forman un sistema de gestión. Entre ellos podemos encontrar:

–          Objetivos SMART

–          Indicadores de Gestión

–          Tratamiento y control de riesgos

–          Resultados de Auditorías Internas o Externas

–          Cambios de políticas o reglas internas o externas a la organización

5. Satisfacción de los clientes

Los clientes son y deben ser siempre la prioridad 1 de la empresa ya que son los que hacen que se generen ingresos. Al fomentar este pensamiento, la mentalidad de los equipos cambia en pos de cumplir con las expectativas de los clientes. Toda la organización va a estar orientada a cumplir ese objetivo, por lo que será más fácil alcanzarlo y, en consecuencia, aumentarán las ventas e incrementará la reputación.

6. Obtención de nuevos clientes

La realización de procesos seguros tanto para los empleados como los clientes y la certificación internacional correspondiente refleja una buena imagen de la compañía. Demostrar seguridad a los clientes potenciales hará que estos se animen a probar los productos o servicios que ofrece la empresa.

Recordá que para esto es importante realizar las auditorías correspondientes para poder obtener la certificación en la norma ISO 9001.

7.     Reducción de costes sin que afecten a la calidad

Es necesario mejorar la calidad de un producto o servicio sin que la calidad de este sea afectada. Se trata de optimizar el proceso y eliminar los costes superfluos de tiempo o recursos.

¿Por qué elegir Xubio como solución de gestión para tu empresa?

Xubio es una solución de gestión en la nube que te permite potenciar tu empresa cuando quieras, desde el lugar que quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo.

Algunos de los servicios que ofrece son: facturación electrónica, presupuestos personalizados, cuentas a cobrar, control de stock, impuestos, contabilidad y diversos reportes.

Además, cuenta con diversos canales donde los usuarios pueden capacitarse. Entre estos recursos se encuentran el Centro de Ayuda y el Elearning donde podrás conocer el paso a paso de cada funcionalidad.

Asimismo, Xubio cuenta con un blog donde podés encontrar artículos de diferentes temáticas en las que obtendrás información sobre cómo llevar tu empresa o estudio a otro nivel.

Por último, si sos contador y te suscribís a Xubio vas a contar con la posibilidad de aparecer en un listado de contadores activos. De esta forma, vas a poder conseguir más clientes.

En conclusión

Un sistema de gestión puede hacer que ahorres mucho tiempo en tareas administrativas y lo ocupes en crear estrategias óptimas para satisfacer las necesidades de tus clientes y obtener nuevos. Además, mejorará la comunicación entre las diferentes áreas y evitará que se cometan grandes errores. Sin dudas una solución de gestión es lo que tu empresa necesita. Si querés saber más sobre este tipo de software o querés contratar uno, te recomendamos que ingreses a xubio.com y te saques todas las dudas.

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