Sistema de gestión: qué es y para qué sirve

Un sistema de gestión es un software que centraliza y automatiza las tareas administrativas, contables y operativas de una empresa, reemplazando el uso de múltiples planillas sueltas por una sola fuente de información confiable.

En este artículo vas a aprender todo sobre estos softwares que te ayudan a impulsar tu negocio: para qué sirve, qué tipos existen, qué beneficios tiene y cómo elegir el más adecuado para vos. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un sistema de gestión?

Un sistema de gestión (también llamado software de gestión o plataforma de gestión, son términos que se usan como sinónimos) es una herramienta que le permite a una empresa llevar adelante sus procesos y tareas, administrar sus recursos y medir sus resultados de forma rápida, segura y eficiente. La mayoría de estas soluciones operan en la nube, lo que facilita el acceso a la información desde cualquier dispositivo conectado a internet, sin ocupar espacio de almacenamiento local.

Un software de gestión unifica las operaciones de todas las áreas de la compañía para alinearlas con los objetivos generales. Para que esto funcione, cada área necesita tener sus propios objetivos claros y definidos.

¿Para qué sirve un sistema de gestión?

Un sistema de gestión ayuda a visualizar y administrar mejor el trabajo de las diferentes áreas de una empresa, y en consecuencia, a lograr mejores resultados a través de decisiones basadas en datos. Para que esto funcione, es importante:

• Tener los objetivos claros, tanto de la empresa como de cada área.
• Definir factores clave de éxito.
• Definir metas a corto plazo para lograr esos objetivos.
• Mantener una buena comunicación, para que todos estén al tanto de los objetivos y puedan cumplirlos.
• Revisar periódicamente los indicadores y reportes.
• Contar con un plan de acción para corregir incumplimientos.

Funcionalidades típicas de un sistema de gestión

Más allá de la teoría, esto es lo que un sistema de gestión completo suele permitir hacer en el día a día de una pyme:

• Facturación electrónica: emitir comprobantes con los datos ya guardados y enviarlos automáticamente al organismo fiscal que corresponda (ARCA en Argentina, DIAN en Colombia) y al cliente. Aprendé más en nuestro artículo sobre tipos de facturas que existen y cómo emitirlas.
• Liquidación de sueldos: liquidar los sueldos de todo el equipo con pocos clics. Si estás evaluando si conviene hacerlo dentro de tu sistema de gestión o tercerizarlo, te puede servir nuestra nota sobre el servicio de payroll.
• Reportes de gestión: personalizar la información que cada empresa necesita ver, en vez de un reporte genérico único para todos.
• Presupuestos personalizados: armar y enviar presupuestos de forma rápida, con el logo y los datos de tu empresa.
• Control de stock: tener toda la información del inventario en un solo lugar, actualizada con cada compra o venta. Te contamos cómo armar el tuyo en cómo hacer un inventario.

¿Qué tipos de sistemas de gestión existen?

Además de las soluciones integrales, existen sistemas de gestión especializados en un área específica de la empresa:

Tipo	Para qué sirve
ERP (Enterprise Resource Planning)	Integral: unifica contabilidad, compras, ventas, inventario y más en una sola fuente de datos.
CRM (Customer Relationship Management)	Gestión comercial, marketing y atención al cliente.
SGA (Sistema de Gestión de Almacenes)	Control y optimización de las operaciones de un depósito o centro logístico.
SGD (Sistema de Gestión Documental)	Creación, almacenamiento y organización centralizada de documentos.
BI (Business Intelligence)	Análisis de grandes volúmenes de datos para apoyar la toma de decisiones.
BPM (Business Process Management)	Modelado, análisis y optimización de los procesos de trabajo entre áreas.

Los sistemas más especializados (CRM, SGA, SGD, BI, BPM) suelen poder integrarse con un ERP, para combinar la profundidad de una herramienta específica con la visión unificada de una solución integral.

¿Qué significa que un sistema de gestión funcione en la nube?

La computación en la nube hace referencia a una red de servidores distribuidos que permiten almacenar y administrar datos, y ejecutar aplicaciones, sin depender de una sola computadora física. Antes de que existieran las soluciones en la nube, los sistemas de gestión había que instalarlos en un equipo puntual, y si ese equipo se rompía o se perdía, la información corría serio riesgo.

Una plataforma de gestión en la nube como Xubio, en cambio, permite acceder a los datos y a las herramientas desde cualquier dispositivo conectado a internet, e integra en un único ecosistema digital todo lo que antes se gestionaba por separado.

¿Cómo elegir el sistema de gestión adecuado para tu pyme?

Antes de elegir una solución, conviene evaluar estos factores:

• Tipos de planes: buscá sistemas que ofrezcan planes adaptados al tamaño de tu negocio (para poder empezar con algo accesible y crecer después), sin costos adicionales ocultos.
• Cantidad de usuarios: evaluá cuántas personas de tu equipo van a necesitar acceso, ya que algunas soluciones cobran por usuario y otras no permiten sumar más de uno.
• Volumen de datos a procesar: si necesitás gestionar inventario, ventas, reportes financieros y de resultados al mismo tiempo, la plataforma tiene que tener capacidad de sobra para no limitarte.
• Accesibilidad: los planes con alguna funcionalidad gratuita o de prueba te permiten conocer la herramienta antes de comprometerte con una inversión mayor.

Beneficios de implementar un sistema de gestión

Si con todo lo anterior todavía tenés dudas sobre los beneficios concretos de sumar un sistema de gestión a tu empresa, este es el resumen:

• Mayor eficiencia y productividad: automatiza tareas manuales y repetitivas, reduciendo los tiempos de respuesta.
• Facilita el trabajo en equipo: centraliza la información y mejora la comunicación entre áreas.
• Protege la información: al estar en la nube, minimiza el riesgo de pérdida de datos por un virus o la falta de un backup.
• Minimiza errores y ayuda a cumplir la normativa: reduce la carga duplicada de datos y las fechas mal ingresadas, y ayuda a evitar multas por incumplimientos.
• Ayuda a controlar los gastos: registra los egresos y permite analizar su comportamiento en el tiempo.
• Simplifica la estructura: permite tercerizar lo que no es el corazón del negocio, para enfocar los recursos en lo que genera ingresos.
• Facilita el acceso a la última tecnología: con un modelo de software como servicio (SaaS), no hace falta comprar ni mantener licencias o infraestructura propia.
• Mejora la toma de decisiones: ordena la información y ofrece reportes que ayudan a hacer proyecciones más realistas.
• Da acceso a los datos desde cualquier lugar: todo el equipo puede trabajar con la información actualizada, sin importar el dispositivo o la ubicación.
• Abre la puerta a certificaciones internacionales: como la ISO 9001 (Sistemas de Gestión de Calidad), que garantiza que los procesos se realizan de forma segura tanto para clientes como para empleados.

Si además querés que tu contabilidad se mantenga siempre en moneda homogénea, muchos sistemas de gestión permiten automatizar este cálculo. Te contamos cómo en cómo hacer el ajuste por inflación online. Y si estás empezando y todavía no tenés muy claro por dónde arrancar con el registro ordenado de tu negocio, te recomendamos nuestro artículo sobre contabilidad para principiantes.

https://youtu.be/dyzjI-zsdhA

Pasos para definir e implementar un sistema de gestión

Para definir e implementar un sistema de gestión es necesario revisar la estrategia de la compañía (general y operacional) y alinearlas. También hay que identificar los Factores Clave de Éxito, respondiendo preguntas como:

1. ¿Qué se necesita para que la compañía sea financieramente exitosa?
2. ¿Qué se necesita para que el cliente esté satisfecho?
3. ¿Qué se necesita para ejecutar los procesos de manera eficiente?
4. ¿Qué se necesita para crecer como compañía?
5. ¿Qué se necesita para que los empleados desarrollen sus funciones de manera eficiente?

Una vez identificados esos factores, hay que definir los Objetivos Estratégicos:

• Establecer los indicadores necesarios para cumplir los objetivos.
• Dividir esos indicadores en niveles gerenciales y mandos medios.
• Diseñar los tableros de control, las bases de datos y los reportes que los alimenten.
• Definir el sistema de comunicación para medir el desempeño.

Seguir estos pasos ayuda a instalar una cultura de mejora continua, donde alcanzar los objetivos y tomar decisiones acertadas deja de depender del criterio de una sola persona.

¿Por qué elegir Xubio como tu sistema de gestión?

Xubio es una solución de gestión en la nube que te permite potenciar tu empresa cuando quieras, desde donde quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo.

Entre sus funcionalidades se encuentran la facturación electrónica, los presupuestos personalizados, las cuentas a cobrar, el control de stock, el cálculo de impuestos, la contabilidad y distintos reportes de gestión. También contás con un Centro de Ayuda y un Elearning para capacitarte en cada funcionalidad, y con este blog, donde vas a encontrar notas para llevar tu empresa o tu estudio contable a otro nivel.

Si estás en Argentina, conocé los planes de Xubio para emprendedores en Argentina. Si estás en Colombia, conocé los planes de Xubio para emprendedores en Colombia.

Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión y un ERP?

El ERP es un tipo particular de sistema de gestión: el más integral, porque unifica todas las áreas de la empresa. “Sistema de gestión” es el concepto general, que también incluye soluciones más específicas como un CRM o un sistema de gestión de almacenes.

¿Un sistema de gestión sirve solo para empresas grandes?

No. Hoy existen soluciones pensadas específicamente para pymes y emprendedores, con planes escalables que permiten empezar con lo básico e ir sumando funcionalidades a medida que el negocio crece.

¿Es lo mismo un sistema de gestión que un software contable?

Un software contable suele ser una funcionalidad dentro de un sistema de gestión más amplio. Un sistema de gestión completo integra la contabilidad junto con facturación, stock, sueldos y reportes, entre otras áreas.