Automatización de procesos: ¿Por qué puede ser beneficioso para tu empresa?

qué es automatizar procesos

Automatizar cualquier proceso es ganar tiempo, simplificar tareas y hasta reducir costos. Por eso, en este artículo veremos qué es la automatización de procesos, cómo puedo aplicarla en mi empresa, cuáles son sus beneficios ¡y más!

De esta manera, entenderás por qué deberías comenzar ya a implementarla en tu negocio.

No te pierdas el final donde te contaremos qué debés tener en cuenta para que la implementación sea 100% exitosa.

¿Qué es la automatización de procesos?

Automatizar es utilizar una tecnología para generar más valor. Esto permite ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero. Simplemente nos permite hacer más con menos.

¿Sabías que la ejecución manual de procesos puede hacer perder hasta un 50% del tiempo de un empleado? Es hora de dejar de lado las tareas repetitivas y manuales para obtener información más precisa, mejorar la calidad de las operaciones y perfeccionar las habilidades. 

La transformación digital nos ofrece una oportunidad única para mejorar la calidad y eficiencia de nuestros procesos.

Las respuestas a tus clientes, la facturación de tu negocio, la gestión de cobranzas y pagos son solo algunos de los procesos que se pueden automatizar. Conozcamos a continuación cómo puedes aplicarlo en tu negocio.

¿Cómo puedo automatizar procesos en mi negocio?

Te asombraría saber la cantidad de tareas aburridas y repetitivas que podrías automatizar y quizás aún no lo hacés.

No importa el tamaño de tu empresa, la automatización es útil hasta para un proyecto de tan solo una persona.  Comencemos con algunas ideas.

Ventas y Cobranzas

Distintas planillas de Excel que actualizar, saldos que conciliar y  diferencias por descifrar. Esta versátil herramienta que es el Excel nos puede traer grandes dolores de cabeza y pérdidas de tiempo cuando aumenta la cantidad de información.

¿Te imaginás centralizar todos tus datos y evitar errores al ingresar los movimientos vinculados a una operación desde un mismo lugar?

Con Xubio, por ejemplo, podés generar tus presupuestos y facturas electrónicas con solo un clic y enviarlos a tus clientes desde la misma plataforma. De forma automática se actualizará la contabilidad, las cuentas corrientes de tus clientes y el stock.

Si contás con una tienda online como Mercado Libre o Tienda Nube, también podés importar todas tus operaciones para facturar más fácil y rápido.

Además, ¿te gustaría llevar la contabilidad de tu empresa en tu mano? Recordá que Xubio es en la nube, solo necesitas conexión a Internet y loguearte con tu email y contraseña para acceder a toda tu información.

Otro plus en esta área es que podés automatizar reclamos de deuda impaga, configurando que a partir de cierto monto llegue un mail recordatorio a tu deudor. Es decir, a través de un aviso de vencimiento.

Ordenar tu negocio, organizar tus cobranzas y pagos es muy sencillo. Y hasta puede ser gratis si recién estás comenzando, ya que muchas propuestas cuentan con planes gratuitos para determinada cantidad de operaciones.

cómo automatizar procesos

Compras y pagos

La gestión de órdenes de compra, remitos, recepción de facturas y pago a proveedores se puede simplificar con una solución de gestión como Xubio.

Los errores se minimizan al contar con un software que te advierte si ya ingresaste un comprobaste con el mismo número.

La conciliación bancaria automática también es posible con las nuevas herramientas. De esta forma, se facilita la precisión del registro y la integridad de las operaciones

Manteniendo al día los registros de cobros y pagos, podemos realizar un mejor seguimiento de las cuentas corrientes de clientes, proveedores y finanzas. También podemos hacer un seguimiento de los cheques pendientes de cobro y gestionarlos al día. 

Proyectos

Otra manera de automatizar procesos es a través de herramientas como Trello, Asana, Slack, Proyect Manager, Bitrix24 son solo algunos de los softwares a los que puedes recurrir.

La gestión de proyectos con ideas claras y organización, provee a la organización de visión, motivación y un propósito.

Por ello, estas herramientas colaborativas son tan relevantes para facilitar el cumplimiento de los objetivos planteados. Favorecen la comunicación entre todos, la organización de tareas y el control de los resultados obtenidos.

Atención al cliente

La intervención humana puede ser irremplazable en muchas ocasiones. Sin embargo, los chatbots pueden colaborar dando respuesta más rápida a aquellas preguntas predecibles.  En tu sitio web, en Whatsapp o redes sociales son una buena opción para ganar leads o favorecer la experiencia del cliente.

También podrías incorporar un CRM para optimizar y organizar las relaciones con tus clientes de forma más efectiva.  Zoho, Microsoft   Dynamics, Zendesk, Salesforces son solo algunas de las herramientas que podrías utilizar. 

Marketing y redes sociales

Existen varias plataformas all in one que te permiten llevar a cabo el Marketing Automation. Hubspot, ActiveCampaig, Marketo, GetResponse, Insufionsoft son algunas de las más conocidas.

La ventaja de este tipo de herramientas es que te permiten centralizar las distintas técnicas de marketing digital. El Social Media, Content Creation, Email Marketing se puede controlar y optimizar con dichas plataformas.

Capacitaciones al personal

Diseñar presentaciones en video, infografías o presentaciones reduce notoriamente la necesidad de abocar tiempo en el acompañamiento de otro empleado al personal nuevo.

Existen infinidad de herramientas online gratuitas que se pueden utilizar para facilitar el aprendizaje: Drive, Prezi, SlideShare son solo algunas.

Con las tecnologías actuales podés decirle adiós a los viejos manuales de procedimiento y capacitación presencial  de meses y dedicada al nuevo personal.

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Beneficios de la automatización de procesos

Estos son solo algunos de los beneficios que significan la automatización de procesos

Aumento de la productividad

Gracias a la automatización de procesos se logra al eliminar las tareas manuales y repetitivas. En consecuencia, los tiempos de trabajo se reducen y aumenta la productividad.

Minimización de errores

Otro de los beneficios de automatizar procesos es el de minimizar errores. Por ejemplo, si decidís contratar un sistema de gestión, este será el encargado de realizar controles internos y de advertir el ingreso de información duplicada o de un período de tiempo incorrecto.

Ahorro de dinero

El esfuerzo que se deja de volcar en tareas manuales y la optimización de tareas se traduce en un ahorro de dinero.

Obtener información más precisa

Al favorecer la integridad de los datos y evitar errores podemos contar con información mucho más exacta y confiable.

Mejorar la calidad de las operaciones 

El acercamiento a la precisión a través de la automatización de procesos nos provee de operaciones de mejor calidad.

Perfeccionar las habilidades

Errar es humano y las tareas repetitivas y manuales son las primeras en donde se ve reflejado. Por eso, al dejar de lado este tipo de labores, los empleados pueden concentrarse más en perfeccionar otras habilidades que les pueden servir más para el día a día.

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5 consejos para que la automatización de procesos sea exitosa

El miedo al cambio es natural. La inseguridad, el miedo y la desconfianza a lo nuevo se presentan como el mayor obstáculo para que una implementación no resulte exitosa.

Por ello, te contamos algunos puntos a considerar al momento de gestionar este cambio en tu negocio.

Haz un check list de las ventajas y desventajas de cada herramienta

Las propuestas que existen en el mercado son muy amplias. No todas se van a poder adaptar a tus necesidades. Por eso, no olvides analizar cuidadosamente qué posibilidades ofrecen para tomar una decisión acertada.

Hoy en día muchas propuestas te permiten realizar pruebas gratuitas para que puedas conocer la herramienta.  

Algunas preguntas que deberías hacerte o puntos a considerar en la evaluación son:

  • ¿Se trata de una propuesta amigable, intuitiva y fácil de usar?
  • ¿La herramienta  acompaña el crecimiento de tu negocio en el caso de que el mismo escale a futuro?
  • ¿Permite la integración con otras plataformas?
  • ¿Contaré con soporte técnico en caso de necesitarlo?
  • ¿Podré exportar la información en diferentes formatos para luego trabajar los datos de otras formas?

Creá una visión del cambio

Como ya dijimos, los seres humanos solemos ser resistentes a los cambios. Por eso, saber transmitir correctamente la necesidad de cambio y contagiar a todas las áreas de la necesidad del mismo será determinante.

Escuchar de forma activa los miedos y obstáculos que presenten los demás puede ser un desafío, pero debemos estar preparados para desaparecer la reticencia.

Ofrecé capacitación a todas las áreas involucradas

Una vez que te decidas por la herramienta adecuada y hayas logrado transmitir la necesidad de su incorporación, llega el momento del aprendizaje.  

Capacitar adecuadamente a quienes se ven involucrados con el cambio permitirá explotar al máximo las ventajas de las nuevas soluciones.

Planifica la implementación

Como en cualquier proyecto, la planificación nos permite identificar prioridades en las actividades.

La gestión del tiempo también se puede llevar a cabo de forma óptima gracias a la planificación.

Mide los resultados antes y después de la implementación

Lo que no se mide no se puede controlar. Y si algo no se controla no se puede mejorar.

Por ello, al igual que en la gestión de cualquier proyecto, medir los resultados antes, durante y después de la implementación nos puede arrojar información supervaliosa para nuestra organización.

Conclusión

Eliminar tareas repetitivas y manuales y desempeñarlas de forma más eficiente es una excelente propuesta para cualquier negocio.

La era digital nos ofrece grandes opciones para la automatización de procesos. Adaptarnos a las nuevas tecnologías ya no es una opción, sino una exigencia para no quedarnos rezagados.

El ahorro de esfuerzos te permitirá concentrar tus energías allí donde eres irreemplazable. La organización de tareas, el contacto con clientes y la creación de ideas para vender más.

Te invitamos a sumarte a este proceso y automatizar tu facturación en línea, tu contabilidad o el control de stock de tu tienda online con Xubio. Visitanos en Xubio.com y resolvé todas tus dudas.  

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