5 claves para entender la contabilidad electrónica

En plena era de transformación digital en donde la información se genera y procesa en cuestión de segundos, nuestra empresa encuentra nuevas formas para llevar adelante sus asuntos administrativos. Si este acercamiento no surge desde dentro de nuestra compañía, las nuevas exigencias de los organismos que regulan su funcionamiento acompañarán este proceso y es en esta instancia donde la contabilidad electrónica juega un rol fundamental.

Así como existe la contabilidad tradicional, en la que los registros de ingresos y egresos se guardan en la seguridad del papel y los famosos “libros” de una empresa, existe su par digital. La contabilidad electrónica aquella que nos permite tener acceso a esta misma información, en un soporte virtual. Incluye la preparación, envío y supervisión realizada por las autoridades competentes.

La contabilidad electrónica es la tendencia mundial en administración.

Repasemos algunas ventajas que presenta:

  • Agiliza notablemente la búsqueda y el acceso a los datos de forma instantánea
  • Disminuye la posibilidad de error al simplificar y mejorar los controles
  • Permite obtener diferentes reportes de forma inmediata
  • Ofrece mayor protección de los documentos, ya que no están expuestos a peligros como el deterioro o pérdida física de los mismos
  • Reduce los costos de impresión y de almacenaje y conservación de los papeles

Lo que necesitas saber sobre contabilidad electrónica

  • ¿Cómo funciona?

A través de  diversos softwares especializados podemos obtener muy buenos resultados. Por lo general suelen estar en la nube y están actualizados a las cambiantes demandas impositivas y de gestión. Las empresas desarrolladoras de dichas soluciones facilitan el intercambio de información, envío de documentos tales como: 

  • Registros contables
  • Libros contables e impositivos
  • Cuentas contables
  • Control de inventarios
  • Control de caja y movimientos bancarios

Cada país fue adoptando diversas exigencias y la legislación adoptó diferentes definiciones para el cumplimiento societario o impositivo de los contribuyentes, pero la tendencia como veremos es claramente es la misma. En México por ejemplo, ya hablamos de la Firma Electrónica (FIEL), recibos electrónicos de nómina, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), catálogos de cuentas y subcuentas, recibos electrónicos de retenciones, DIM, CFDI emitidos por terceros, DEM, Buzones Tributarios, Contabilidad electrónica y Auditorías y Revisiones Electrónicas, etc. En Argentina de Factura electrónica, transferencia electrónica de datos, domicilio fiscal electrónico, presentación de balances en formato digital, inscripción digital, pago electrónico, etc.  

  • Es una herramienta de gestión empresarial.

Digitalizar nuestros datos surge como una necesidad en nuestra empresa para obtener información más eficiente y oportuna para la toma de decisiones. Poder conocer nuestros indicadores con solo un clic, solo es posible si llevamos una contabilidad electrónica. 

Las actuales soluciones de gestión nos permiten obtener reportes al instante con los que podemos evaluar la disponibilidad de nuestro stock, las necesidades de financiación o de inversión de nuestro efectivo, el estado de las cuentas corrientes de clientes o proveedores, los resultados de nuestro negocio que determinan la viabilidad o no de la misma. Esta inmediatez es crucial para poder tomar decisiones estratégicas que pueden alentar el crecimiento de nuestro negocio.

  • Resulta Indispensable para cumplir con requerimientos fiscales.

Llevar una contabilidad electrónica no es solo una herramienta de gestión empresarial, se está convirtiendo en una obligación tributaria en muchos casos. Las agencias gubernamentales recaudadoras van avanzando cada vez más en las exigencias de presentación de documentación digitalizada, abandonando las presentaciones en papel y priorizando las transferencias electrónicas. La incorporación de la obligatoriedad de la factura electrónica, representó el puntapié en este camino de digitalización que debieron enfrentar todo tipo de contribuyentes, sin distinción de tamaño o giro.

Para cumplir con los requerimientos fiscales, se vuelve indispensable que el sistema contable o solución de gestión a la que recurramos nos ofrezca actualización fiscal permanente. La normativa fiscal presenta con frecuencia normativa cambiante y cada vez más exigente. Debemos contar con las herramientas adecuadas para un correcto cumplimiento, ya que no hacerlo o que sea de forma inadecuada puede generar costos innecesarios y no deseados.

Sin papeles, sin margen de error, el beneficio principal de la contabilidad electrónica.

  • Contribuye a mejorar los recursos del Estado.

La contabilidad electrónica es una herramienta fundamental para que los gobiernos puedan combatir la evasión fiscal. Un problema muy relevante en las economías de Latinoamérica donde las economías informales alcanzan porcentajes significativos del PBI. Recordemos la importancia que tiene la contribución de la sociedad al gasto público, ya que el crecimiento económico y la calidad de vida de la población se ven enormemente influenciados por ello. Salud, educación, seguridad, son servicios cuya calidad depende de los ingresos del estado.

Por medio de las tecnologías de información los gobiernos logran agilizar las presentaciones de los contribuyentes. También se logra mayor transparencia al poder recabar información de los diferentes agentes económicos, esto va cerrando las puertas a los contribuyentes que recurren a prácticas desleales.  A largo plazo también se espera que los ingresos fiscales se vayan incrementando ya que el nivel de ingresos y gastos de los agentes económicos tenderá a ser cada vez más apegado a la realidad. 

  • Sin margen de error.

La contabilidad electrónica se basa (como cualquier software) en la utilización de complejos sistemas de información que ofrecen como principal ventaja, la automatización de las tareas.

La automatización contribuye a que disminuya el margen de error en los registros contables. La carga inicial de datos no está sujeta a dudas, como si podría ocurrir con la carga a mano alzada. Los procedimientos de control son mucho más fáciles ya que la inteligencia que nos ofrecen los sistemas permite detectar o evitar errores a través de advertencias cuando un dato no cumple con los requisitos necesarios en su ingreso.

La contabilidad electrónica en la actualidad es más una necesidad imperante que una opción a tener en cuenta. El camino hacia la digitalización no solo es ineludible sino que ya está en marcha, aunque avance de manera diferente en distintas regiones del mundo.

En algunos países europeos, como en el caso de Estonia, podemos encontrar a la administración pública y privada más digitalizada  del mundo. Allí la presentación de impuestos anual dura menos de 15 minutos, y las ventajas no solo tienen que ver con la drástica reducción de los tiempos de espera.  Según estadísticas de ese país, la digitalización implica un ahorro que alcanza un promedio anual de un 2% del PBI.

Países como Australia, Finlandia, Suecia o Singapur, también siguen caminos similares a los de Estonia. El fenómeno del vuelco de la vida tangible a canales virtuales, se condice con la sorprendente cifra sobre el uso de Internet, el cual alcanza a un 45% de la población. Los expertos esperan que para 2030, el porcentaje se eleve al 76%.

La era digital llegó para quedarse, y nuestra empresa y su contabilidad no pueden mantenerse ajenas a ello. Si ya comenzaste este proceso y esta información te resultó útil, no olvides compartirla en tus redes sociales.

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