Reducir costos y mejorar la eficiencia son dos de las razones principales para recurrir al outsourcing contable. El objetivo es administrar una empresa exitosa y la subcontratación puede ser una forma de lograrlo. Pero, ¿en qué consiste el outsourcing contable? ¿Cuáles son sus principales ventajas? Te lo contamos en esta nota. ¡Seguí leyendo!
Se estima que al menos el 37% de las pequeñas empresas subcontratan al menos uno de sus procesos. Esto ocurre en gran medida porque al delegar ciertas actividades en una compañía externa estos negocios tienen la capacidad de abordar los desafíos operativos del día a día de forma diferente. Lo que potencia su creatividad e innovación.
Sin dudas, hay muchas otras ventajas del outsourcing contable a destacar, pero antes de abordarlas es importante tener una noción más clara sobre ¿qué es el outsourcing contable? Además, en este artículo también vamos a indagar en las funciones de un outsourcing dentro del área de contabilidad.
¿Qué es el outsourcing contable?
El outsourcing contable es la asignación de las tareas de contabilidad de un negocio a una empresa externa. Básicamente, al subcontratar se hace uso de los servicios especializados de otra compañía, equipo o profesional ajeno a la organización, para que se ocupen de ejecutar ciertas gestiones del área contable.
La subcontratación en contabilidad consiste así en la transferencia de determinadas funciones, como la preparación de balances y libros contables de la compañía, el estado de resultados o el cumplimiento de las obligaciones tributarias y la emisión de facturas, entre otras.
Por lo general, las empresas que apuestan por el outsourcing contable delegan en compañías externas procesos que no son claves para el negocio.
Muchas veces, también recurren a esta opción porque su personal no cuenta con las habilidades necesarias para ejecutar estas funciones y, a través de la tercerización, consiguen talento especializado en estas tareas a un menor costo.
De esta forma, también podemos definir al outsourcing contable como una decisión estratégica, con la que se delegan las operaciones relacionadas con la gestión del área contable a una compañía externa y especializada en el tema, para aumentar la eficiencia, reducir costos y centrar los esfuerzos en procesos más relevantes para el negocio.
Ventajas del outsourcing contable
Las ventajas del outsourcing contable son notorias a simple vista. Hoy, las compañías de todo el mundo están transformando sus estrategias para volverse más ágiles, eficientes y concentrar sus esfuerzos en lo que le da verdadera rentabilidad a sus negocios. Veamos cuáles son los principales beneficios de esta iniciativa.
Enfoque en los funciones más relevantes para el negocio
En la encuesta de subcontratación global de Deloitte se le consultó a los participantes sobre los beneficios de la subcontratación, el 65% dijo que les ayuda a concentrarse en las funciones principales del negocio.
El outsourcing contable permite descargar ciertas operaciones del área en empresas externas y, gracias a ello, estas compañías pueden liberar de tareas operativas a su fuerza laboral para que se concentre en las funciones comerciales centrales del negocio.
Ahorro de costos
La misma encuesta que mencionamos antes reveló que el 63% de las empresas encuentra el ahorro de costos como un beneficio clave de la subcontratación.
Ciertamente, el outsourcing contable permite a las empresas reducir costos operativos, sobre todo en lo que respecta a la inversión que supone conformar un equipo de contabilidad a nivel interno, con costos de contratación, salarios, beneficios y capacitación.
Incremento de la eficiencia
Como dijimos, muchas empresas apuestan por externalizar su contabilidad con el objetivo de incrementar su eficiencia. Esto debido a que lo que se subcontrata son servicios especializados. Es decir que vas a tener acceso a un equipo de expertos que te ayudarán a fortalecer la efectividad del área contable en tu negocio.
Tené en cuenta que en los procesos contables los errores pueden salir muy caros. Con lo cual, la efectividad de quienes ejecutan estas tareas es clave para garantizar la rentabilidad de la empresa.
Aumento de la productividad
En las pequeñas y medianas empresas las tareas suelen estar centralizadas en unas pocas personas. Pero no hay horas que alcancen cuando gestionas una compañía y te encargas de todos los procesos.
Al delegar en un equipo especializado estas funciones podés ahorrar mucho tiempo y, gracias a ello, aumentar la productividad del negocio. Además, recordá que ese tiempo podés invertirlo en tareas más rentables para la empresa.
Garantía de continuidad para el negocio
Retrasos en los pagos, pérdida de registros esenciales, sanciones de las autoridades tributarias por incumplimientos, son algunas de las consecuencias de interrumpir las operaciones contables.
Esto es algo que puede suceder cuando el equipo está sobrecargado con las tareas del área, no se tienen los conocimientos adecuados o no se cuenta con las herramientas necesarias.
Todo ello es algo que se puede resolver con el outsourcing contable. Este soluciona estas brechas e interrupciones en la actividad del área y le da continuidad al negocio, para que siga operando siempre en un nivel óptimo.
Escalabilidad
La escalabilidad es la capacidad que tiene un negocio para incrementar sus ingresos a un ritmo acelerado y adaptarse en el camino, sin la necesidad de aumentar los recursos utilizados. En resumidas cuentas, el outsourcing contable te permite crecer mejor y más fácil.
Por ejemplo, si las tareas de gestión contable superan la capacidad de tu equipo actual, podés ampliar el volumen de trabajo fácilmente con la mano de obra adicional que brinda un equipo externo. Esto sin necesidad de pasar por un arduo proceso de selección.
¿Cuáles son las funciones de un outsourcing contable?
En líneas generales, las funciones de un outsourcing contable se relacionan con el relevamiento, análisis y optimización de los procesos de contabilidad de una empresa. Sin embargo, las tareas a ejecutar por esta clase de empresas dependerá de las necesidades de cada compañía que las contrate.
Por eso, antes de optar por la subcontratación es importante preguntarse qué servicios de contabilidad se necesitan en tu negocio. Usualmente, las empresas que realizan actividades de outsourcing ofrecen paquetes completos para encargarse de toda la contabilidad de una empresa o servicios puntuales, para realizar solo algunas tareas dentro del área.
Más allá de esto, las funciones de un outsourcing contable suelen ser:
- Emisión de libros impositivos y contables.
- Administración de cuentas por cobrar y por pagar.
- Preparar y emitir comprobantes contables.
- Preparar las conciliaciones bancarias.
- Actualizar registros contables de clientes, proveedores, activos fijos, inventarios y otros.
- Gestionar los pagos a proveedores.
- Emitir facturas.
- Preparar los estados contables mensuales: balance, estado de resultados, estados de flujo de efectivo, etc.
- Administración financiera.
- Administración de obligaciones tributarias.
- Reportes contables a gerencia.
¿Qué tener en cuenta al momento de contratar un outsourcing contable?
Una vez que te hayas decidido a subcontratar la contabilidad de tu empresa, es importante saber cómo elegir la solución adecuada. ¿Cuáles son los criterios a seguir en este sentido? Te damos el checklist imprescindible para elegir la mejor solución.
1- Servicios necesarios
El primer criterio a evaluar para considerar el outsourcing es identificar qué servicios contables necesitás externalizar. Esto te va a dar una pauta más clara del tipo de soluciones de subcontratación al que debes apuntar.
No es lo mismo contratar una solución completa que se encargue de toda la gestión contable de tu negocio a solo subcontratar algunas funciones del área. Por ello, lo ideal es tener en claro esto antes de empezar a buscar qué opciones hay en el mercado.
2- Tiempo de entrega
Una de las ventajas del outsourcing contable se relaciona al ahorro de tiempo y aumento de la productividad. De nada sirve contratar a una empresa externa para que se encargue de la contabilidad si no puede garantizar la entrega de comprobantes, registros, estados contables u otros servicios en el tiempo en que lo necesitas.
Por ello, cuando empieces a buscar una compañía de esta clase es importante consultar qué tiempos de entrega manejan, para saber si esto es acorde a lo que requiere hoy tu negocio.
3- Seguridad de los datos
Según un estudio de Accenture el 43% de los ciberataques se dirigen a las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, solo el 14% de estos negocios está preparado para afrontarlos. Sin dudas, las operaciones relacionadas con la contabilidad de estas compañías suelen ser el blanco de estas amenazas.
Por eso es importante que la firma de outsourcing contable contratada cuente con un sistema de seguridad que pueda mantener resguardados sus propios datos y los de sus clientes, en este caso tu empresa.
4- Conocimiento y expertise
Como mencionamos antes, una de las razones por las que subcontratar la contabilidad de tu empresa es acceder a un equipo de profesionales con amplios conocimientos y experiencia en materia contable.
Antes de optar por una compañía para tercerizar esta área de tu negocio es clave asegurarse de estar contratando un servicio brindado por expertos en la materia, que conozcan el funcionamiento de los procesos del área, las leyes que rigen la actividad y tengan un método de trabajo efectivo que haya dado resultados probados a otros negocios.
5- Tecnología utilizada
Hoy nada sucede al margen de la tecnología. Contratar los servicios de una compañía que no invierte en soluciones digitales puede ser contraproducente para tu negocio. Por eso, es importante conocer qué tipo de herramientas utiliza la empresa de outsourcing contable.
Hoy, los sistemas basados en la nube son esenciales para la gestión de los procesos del área. Ya que brindan acceso en cualquier momento, facilitan la colaboración, garantizan la seguridad de los datos y permiten agilizar las tareas.
Si la contabilidad en la nube es vital para las operaciones de tu negocio, entonces es igual de importante asegurarse de que la empresa que contrates también trabaje con este tipo de herramienta.
Xubio: otra forma de liberar a tu equipo de las tareas contables repetitivas
La idea detrás del outsourcing contable es delegar las tareas operativas del área en una empresa especializada. Sobre todo para poder ahorrar tiempo y enfocarte en las actividades más rentables para tu negocio. Esto es algo que también podés conseguir mediante un software de contabilidad en la nube como Xubio.
Nuestro sistema todo en uno ofrece numerosas funcionalidades que te permiten automatizar la contabilidad de tu empresa para ahorrar tiempo, costos, mantener la información actualizada y segura y aumentar la eficiencia de los procesos contables en tu compañía.
Algunas de las funciones del sistema de gestión contable de Xubio son:
- Asientos manuales.
- Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Estado de resultados .
- Estado de situación patrimonial.
- Balance de sumas y saldos.
- Asientos de apertura y cierre automáticos
- Ajuste por inflación.
- Liquidación de sueldos
- Creación de reportes personalizados
- Emisión de facturas electrónicas
En conclusión
El outsourcing contable es una interesante solución para liberar a tu equipo de ciertas tareas que no son tan significativas para el crecimiento de tu negocio, ahorrar tiempo y destinarlo a otros procesos más relevantes. Al tiempo que te permite ahorrar costos.
Pero esto sin dejar de lado la digitalización del área, que es clave para reforzar las ventajas de este servicio y mantener resguardada la información de tu empresa.
Xubio te permite acceder de manera simple a todos estos beneficios en un solo lugar. ¡Conocé todas las funcionalidades de nuestro software de gestión ingresando a xubio.com!
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