¿Por qué usar factura electrónica?

Todas las empresas están analizando las posibilidades de digitalizar sus negocios. Si algo nos ha enseñado los primeros cinco meses del año es que es tiempo de pensar en nuevas formas de hacer las cosas. Una de las maneras de llevar un emprendimiento a la nube es a través del sistema de facturación. ¿Por qué usar factura electrónica?  Esa es la pregunta que venimos a responder en este artículo.

Que la tecnología ha modificado la forma de trabajar no es novedad. La transformación digital ya es un hecho y eso es palpable en el día a día. Actualmente, la gran mayoría de trabajadores y todavía más, prácticamente todos los emprendedores, utilizan alguna herramienta en la nube para realizar su actividad. En muchos países ya es obligatorio emitir facturas electrónicas y ese es un motivo más que suficiente para hacerlo. Pero incluso si no lo fuera, habría razones de sobra para implementar este sistema.

¿Por qué usar factura electrónica?

El papel es cosa del pasado. administrar desde la nube es el presente.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es el comprobante de la entrega de bienes o prestación de servicios por parte de una empresa o un particular a sus clientes o proveedores. Esta tiene los mismos efectos legales que la clásica factura en papel. De hecho, cuenta exactamente con los mismos datos sobre la transacción comercial entre las dos partes.

El principal cambio que introduce la factura electrónica es su formato, que es digital, es decir, ya no es necesario escribir a mano cada dato y ya no se utiliza el papel. De hecho, en este punto radica una de sus mayores ventajas.

¿Quiénes pueden emitir factura electrónica?

Esto depende de cada país, pero en líneas generales, pueden emitir factura electrónica las empresas, comercializadores de bienes, quienes se dediquen a realizar exportaciones, los profesionales y las personas jurídicas.

En Argentina, por ejemplo, es obligatorio el uso de factura electrónica en los siguientes casos:

  • Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado.
  • Comercializadores de bienes usados.
  • Vendedores ambulantes.

Desde 2014, en México, es obligatorio que todos los contribuyentes que realicen alguna actividad empresarial y/o comercial emitan comprobantes electrónicos.

Mientras que en Colombia rige, desde 2019 y sólo para los grandes contribuyentes, la obligación de emitir factura electrónica. Una medida que alcanza a más de 800 mil empresas en el país. Con la facturación electrónica el cliente recibe un comprobante digital. Dependiendo el sistema que se emplee, la empresa puede enviar el comprobante a través de correo electrónico o aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp.

10 razones para usar factura electrónica.

Ya hemos adelantado al menos  una de las razones por las que usar factura electrónica, pero vamos a conocer las 10 principales:

  • Menos costos.

¿Cuántas veces nos hemos quejado de tener que reponer el papel de una impresora o comprar el repuesto? Esta desventaja se elimina de manera automática con la factura online. Ya que los comprobantes electrónicos se generan digitalmente, usando un software específico para ese fin. De esta manera, se eliminan los costos de impresión y así, podremos incluso, ahorrar dinero.

  • Mayor rapidez.

¿Por qué la factura electrónica es más rápida? Imaginemos el caso del pago de un servicio. Antes, teníamos que enviar esa factura al domicilio. Eso generaba demoras para la empresa  y para el cliente. Al enviar comprobantes en línea, el cliente recibe instantáneamente su factura y puede consultarla incluso en el mismo momento en el que está realizando la transacción.

  • Más eficaz.

Perder una factura es prácticamente imposible con los sistemas de facturación en la nube. Ya que, tanto el proceso de envío como de almacenamiento, es digital. No ocurrirá más eso de que se extravíe en una pila de papeles.

  • Más segura.

Al mismo tiempo, otro de los temores asociados a la facturación es el riesgo de la falsificación. En este caso, el comprobante electrónico posee sellos digitales únicos e irrepetibles que no se pueden alterar. Además, la plataforma utilizada para crear estos comprobantes cuenta con protocolos de seguridad robustos para proteger los datos de los usuarios.

  • Mayor control.

Como cada comprobante queda almacenado en el sistema, se puede acceder a estos de forma inmediata para consultas. Esto brinda un mayor control sobre la documentación del negocio vinculada a la facturación.

  • Más productividad.

Emitir facturas electrónicas permite que los procesos administrativos se lleven a cabo de manera más rápida, pero también más eficiente. De la misma forma, se agilizan los procesos de cobro, lo que aumenta la productividad de cualquier negocio.

  • Menos errores.

Los errores humanos existen, sin embargo, es mucho más fácil equivocarse al escribir a mano. Lo cierto es que otra ventaja de la factura electrónica es que reduce al mínimo los errores humanos, ya que cada campo del comprobante requiere de información específica que, generalmente, se digita con sumo cuidado. Además, la plataforma de facturación online ofrece la posibilidad de verificar los datos antes del envío.

  • Automatización.

Aunque en la mayoría de los casos sea una persona la que complete los campos en una factura electrónica, muchas plataformas también permiten automatizar ciertas gestiones. Por ejemplo, la información de clientes queda almacenada, se pueden hacer cargas masivas de datos o el pre llenado de campos. Esta posibilidad de automatizar la gestión también contribuye a la productividad de la empresa.

  • Integración con sistemas de contabilidad.

La facturación electrónica permite la integración con otros sistemas contables digitales. Gracias a esto, se puede administrar el negocio en un ecosistema en la nube totalmente integrado.

  • Comodidad.

Debemos decirlo: las facturas electrónicas son más cómodas que las antiguas facturas en papel. Ya que es posible emitir comprobantes desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y momento. Sólo basta con tener conexión a internet.

No esperes más y comenzá a implementar el sistema de factura ahora mismo. Conseguí tu plan de contabilidad en la nube desde acá.

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