¿Qué es una nota de crédito y cuándo emitirla?

qué es una nota de crédito

La gestión administrativa y contable es un aspecto clave para toda persona que está al frente de su propio negocio. Sin embargo,es natural que aparezcan términos que quizás desconozcas. Saber qué es una nota de crédito seguramente está dentro de esos conceptos que generan dudas. Por eso, hoy te vamos a ayudar a responder esta pregunta. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es una nota de crédito? O mejor dicho ¿qué idea te viene a la mente frente a esta pregunta? Para muchas personas la definición de nota de crédito se vincula a ese documento que entregan los negocios cuando tenemos un saldo a favor.

Por ejemplo, una situación muy común suele ser recibir un regalo y decidir cambiarlo. Vamos a la tienda y elegimos otro producto. Al hacerlo, el vendedor nos explica que nos queda un monto extra disponible. Sin embargo, no encontramos ninguna otra cosa que nos guste. Entonces, nos entregan una nota de crédito.

En este artículo vamos a conocer en detalle qué es la nota de crédito en un negocio, cuándo se hace y para qué sirve.

¿Qué es una nota de crédito?

Cuando se administra un negocio, todos los días se aprende algo nuevo sobre facturación y cuestiones fiscales. Por lo tanto, es muy probable que en algún momento debas aprender a enviar una nota de crédito. Antes de contarte cómo se emite, vamos a hablar un poco de su definición.

En esencia, una nota de crédito es un comprobante fiscal que utilizan las empresas para  corregir o anular las facturas emitidas. Este documento tiene efectos legales y por lo tanto puede utilizarse para rectificar o anular una factura electrónica enviada previamente.

Entonces, si te preguntás cuándo se hace una nota de crédito, podemos decir que uno de los ejemplos típicos sería al producirse un error en el precio o en la cantidad de los productos facturados. Otro caso bastante usual puede ser cuando el cliente devuelve la mercancía entregada.

Ahora bien, para seguir profundizando en su definición, otra de sus características a contemplar se relaciona a su emisor. Este comprobante puede ser creado por empresas o monotributistas. Estos son los únicos que tienen la facultad de emitir nota de crédito. Una vez creada, se le envía al cliente.

Para este último, el documento representa que tiene un saldo a su favor o que su deuda ha disminuido. Esto dependerá de cada caso y de los distintos motivos asociados a la emisión de esta nota.

Precisamente, el 1 de julio de 2020 entró en vigencia en Argentina el nuevo régimen de emisión de notas de crédito y/o débito establecido por la Resolución General 4540. De manera que solo las personas físicas o jurídicas que emitieron las facturas por las operaciones originarias podrán emitir nota de crédito. Los compradores ya no están habilitados para crear y enviar estos comprobantes como ocurría antes.

Diferencia entre una nota de crédito y una nota de débito

Otra forma de entender qué es una nota de crédito es mediante la comparación con su opuesto: la nota de débito. Ya dijimos que la primera es un comprobante que el vendedor emite a su cliente para acreditar la devolución de un monto determinado de dinero o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya emitidas. ¿Y la nota de débito?

Esta también la elabora el vendedor o negocio, pero, en este caso, no hay saldo a favor para el comprador. Se trata de un comprobante que sirve para indicarle al cliente que se le debe cobrar un excedente o una diferencia en relación a la factura enviada previamente.

En otras palabras, la nota de débito indica que la deuda del comprador con el negocio aumentó. Por ello, es común usarla cuando se le cobró de menos a un cliente.

emitir una nota de crédito

¿Para qué sirven las notas de crédito?

Está claro que emitir esta clase de comprobante es algo que puede llegar a ocurrir con frecuencia en cualquier tipo de empresa. Cometer errores al crear una factura es bastante común. Por eso, lo primero que debemos decir ante la pregunta para qué sirven las notas de crédito, es que resultan de vital importancia para enmendar equivocaciones.

Si usaste un valor erróneo, anotaste un producto de más u olvidaste hacer un descuento, la nota de crédito es lo que te va a permitir corregirlo de forma legal. Y esto, al mismo tiempo, tiene otros beneficios asociados:

  • Cumplís con lo que dictan las normas fiscales en el país.
  • Brindás una imagen de transparencia frente a tus compradores.
  • Mejorás la experiencia y el vínculo con tus clientes.
  • Llevás un mejor control de todas las gestiones contables de tu negocio.

¿Cuándo se emite una nota de crédito?

En muchas pymes la cantidad diaria de facturas electrónicas emitidas por día puede ser elevada. Llevar un adecuado control de estos comprobantes es una parte esencial del buen funcionamiento de esta clase de negocios. Pero ¿qué ocurre cuando se introduce un dato erróneo en la factura o se omite un descuento que le corresponde al cliente?

Por ley, las facturas no se pueden eliminar, lo que sí se puede hacer es crear una nota de crédito para corregirlas o anularlas. Entonces ¿cuándo se hace una nota de crédito? En los siguientes casos:

  • Cuando se necesita anular facturas emitidas.
  • Cuando el cliente hace una devolución de productos.
  • Cuando es necesario corregir facturas de venta que fueron emitidas con errores.
  • Cuando se debe aplicar un descuento que no se incluyó en la factura.
  • Cuando se cancela una operación de venta.
  • Cuando hay que rectificar facturas en las que se le cobró de más al cliente.

Como podemos ver, esto responde con claridad a la pregunta ¿para qué se utiliza la nota de crédito? Básicamente, en todos los casos anteriores donde se corrigen errores o bien, se introducen cambios en la factura emitida previamente.

para qué sirve la nota de crédito

¿Cómo se hace una nota de crédito?

Ahora que ya sabés qué es y cuándo emitir este comprobante, es momento de conocer cómo se hace una nota de crédito.

Por supuesto que esto va a depender, en gran medida de si usás un software de gestión o no. No es lo mismo gestionarlo desde la página web de la Administración General de Ingresos Públicos (AFIP), que hacerlo a través de una plataforma que simplifique el proceso.

Emitir una nota de crédito desde la AFIP

Si sos monotributista y querés saber cómo emitir una nota de crédito los pasos a seguir son:

  1. Ingresar a la web de la AFIP con tu CUIT y contraseña fiscal.
  2. Una vez dentro del sitio tenés que dirigirte a la sección “comprobantes en línea”. Es el mismo procedimiento que realizás para generar una nueva factura.
  3. En el apartado “Generar comprobantes”, elegí “Nota de crédito”. Al seleccionar esta opción, tenés que asegurarte de que sea la misma categoría a la que corresponde la factura a anular o corregir. Si estás rectificando una factura C, entonces tenés que seleccionar la opción Nota de crédito C.
  4. Luego, colocá la fecha del comprobante y el concepto a incluir.
  5. Posteriormente, ingresá el DNI o CUIT de la factura a anular.
  6. Incorporá el número del comprobante que querés anular. Recordá que cada nota de crédito debe estar asociada a una factura.
  7. Agregá una pequeña descripción y colocá los precios y la cantidad de unidades del documento a anular.
  8. Hacé clic en continuar. Con esto tu nota de crédito ya está lista.

Emitir nota de crédito con Xubio

En el punto anterior vimos cómo emitir nota de crédito. Si bien podés hacerlo desde la web de la AFIP, también tenés la posibilidad de gestionarlo a través de terceros. En Xubio podemos ayudarte a realizar esta tarea. Una vez que contratás nuestro servicio, una de las funcionalidades a las que vas a poder acceder es precisamente la emisión de notas de crédito.

Es muy sencillo. En principio, tenés que seleccionar al destinatario, es decir, el cliente al que le querés enviar la nota. Luego, asociar el comprobante específico sobre el cual estás haciendo la modificación o anulación. Después vas a cargar los productos, cantidad y precios y ¡listo!

Además, podés acceder a opciones avanzadas para incluir otros datos. Recordá que cuanto más completa esté la información que incluyas en tus comprobantes, vas a poder llevar un mejor control de la contabilidad de tu negocio y obtener reportes de gestión más detallados.

Xubio se va a encargar de hacer los asientos contables automáticamente cada vez que ingreses una nota de crédito.

En conclusión

Sin dudas, la nota de crédito es un comprobante clave para cualquier negocio. Ya sabemos que es la única forma de anular o corregir una factura y por ello es necesario aprender cuándo y cómo usarla.

Ahora que sabés en detalle qué es una nota de crédito es importante que conozcas la existencia de soluciones como Xubio. Con nuestra plataforma vas a poder simplificar el proceso de emisión de estos comprobantes para dedicar más tiempo al crecimiento de tu negocio. Para conocer todos los detalles sobre este servicio, ingresá a Xubio.com.

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