Cómo elegir un software de contabilidad

Antes, en la vida previa a internet, mantener al día la actividad contable de una empresa significaba registrar cifras en un libro de papel. Ya no. Hoy en día, la mayoría de organizaciones de todos los tamaños utilizan un software de contabilidad.

Se trata de una herramienta que permite hacer un seguimiento de ingresos y control de gastos, así como pronosticar el volumen de ventas y administrar el inventario, entre otras tareas. Lo más importante sobre la solución de contabilidad en línea es que para utilizarla solo se necesita conexión a internet.

¿Para qué sirve un software de contabilidad?

Sin importar su tamaño o el sector en el que se desarrollen, todas las empresas tienen algo en común: realizar el control y gestión de su contabilidad y facturación. Para hacerlo, utilizan ciertas herramientas que les permiten llevar a cabo todo el proceso de manera ágil y segura. Esta clase de recurso es precisamente el software de contabilidad.

Un software contable es una herramienta vital tanto para grandes compañías, como para pequeñas y medianas empresas. En la actualidad, este se ha convertido en uno de los imprescindibles. Esto se debe a que permite controlar y gestionar todos los resultados económicos de una empresa en el ejercicio de su actividad.

Ingresos, egresos, inventario, ventas, compras, facturación, impuestos, estados de resultados y balances, entre otros aspectos. Básicamente, toda la información que se gestionaba antes en los libros contables en papel. Pero con la ventaja de poder hacerlo todo desde una interfaz online. Así, la principal utilidad del software de contabilidad es que permite automatizar todo el sistema contable de una empresa. Esto nos permite olvidarnos de los papeles desparramados en el escritorio. Toda la información queda centralizada y resguardada en el software en la nube.

Una solución contable en línea sirve entonces para:

  • Hacer un seguimiento de ingresos y gastos.
  • Llevar un control del inventario.
  • Hacer seguimiento de compras y ventas.
  • Mantener al día la información tributaria.
  • Conocer en tiempo real los resultados y balances contables.
  • Hacer proyecciones más ajustadas.
  • Elaborar reportes de gestión.
  • Optimizar los procesos de trabajo.

Beneficios de un software de contabilidad

Si nos enfocamos en las soluciones contables digitales, los principales beneficios que podemos encontrar son:

Productividad

Uno de los beneficios clave del software contable es precisamente el ahorro de tiempo que supone. Esto representa un aumento significativo de la productividad en las empresas. Con esta solución online se eliminan las tareas manuales repetitivas vinculadas a cargar datos, completar planillas, revisar registros y elaborar reportes, entre otras. Así, el personal podrá ocuparse de los procesos más importantes del negocio.

Accesibilidad

Indudablemente, las herramientas en la nube garantizan que, tanto la información, como las funcionalidades, siempre estén ahí para los miembros de un equipo. Esto posibilita nuevas dinámicas como el teletrabajo, que tanto se aplicó durante la crisis del Covid-19.

Cualquier empleado de la empresa con las credenciales de acceso puede utilizar al software para consultar información o actualizarla sin importar donde se encuentre. Solo basta con conectarse a internet para encontrar todos los datos disponibles.

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Seguridad

Antes, perder información vinculada a los números de una empresa era mucho más probable que ahora. Con un software de contabilidad online se almacena toda la información en la nube. Esto permite que además de estar siempre disponibles para los usuarios, estos datos queden resguardados.

Las copias de seguridad diarias son parte de las prestaciones que ofrecen los proveedores de esta clase de SaaS.

Integración

Otra de las ventajas que brinda un software contable es la posibilidad de integrar una gran diversidad de procesos empresariales en un mismo lugar. Desde el estado de deudas de los clientes, pasando por el control de inventarios, ventas, cobranzas, facturación, hasta la carga de impuestos, informes de gestión, entre otros.

Todos estos pueden integrarse y monitorearse para realizar un seguimiento de las operaciones de la compañía en tiempo real.

Al mismo tiempo, esto permite hacer un análisis más integral de la situación actual de la empresa. En base a ello se pueden realizar proyecciones más ajustadas a la realidad de la organización y tomar decisiones con una perspectiva más completa.

Menor costo

Otro beneficio es que se trata de una opción menos costosa en comparación con un software de escritorio, que implica el pago de licencias para su adquisición. Por lo general, la solución en la nube se contrata mediante un modelo de suscripción. En este se paga por mes o de forma anual y en función de las necesidades de la empresa.

Esto permite que las pequeñas y medianas empresas puedan acceder a una herramienta robusta en funcionalidades, pero asequible en cuanto a costos.

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Funcionalidades de un software de contabilidad

Ahora bien ¿qué es lo que puede hacer por una PyME el software de contabilidad? Para responder esta pregunta solo debemos revisar sus principales funcionalidades.

Factura electrónica

Una de las funcionalidades más buscadas en el software de contabilidad es la factura electrónica. En la mayor parte de los países de Latinoamérica la facturación en línea llegó para quedarse ya hace algunos años.

Sin dudas, la transformación digital de los últimos tiempos hizo que los gobiernos establecieran la obligatoriedad de facturar de forma online. Por ello, un buen software contable debe ofrecer la posibilidad de emitir y administrar facturas electrónicas de forma fácil, rápida y segura.

Reportes de gestión

Otro de los ingredientes principales de un software contable en línea es el reporte de gestión. Como mencionamos en otro artículo, se trata del GPS que nos indica dónde se encuentra la empresa, con respecto a los objetivos trazados para un determinado periodo.

Esta funcionalidad permite agrupar datos diversos sobre el desempeño del negocio. En otras palabras, se trata de información de gran valor para quienes administran una empresa. Por ello, esta característica no puede faltar en el software de contabilidad.

Ajuste por inflación

El ajuste por inflación es otra de las características principales que debemos buscar al elegir un software de contabilidad.

Se trata de un método de ajuste contable e impositivo que se aplica en contextos inflacionarios como el de Argentina en la actualidad. Esta funcionalidad permite a las empresas reflejar en sus estados contables su situación actual de manera fiel.

Esta puede ser una tarea compleja para el área contable de una empresa. Al contratar un software en la nube esta gestión se puede automatizar y agilizar así el trabajo del equipo.

Liquidación de sueldos

La liquidación de sueldos en la nube es otra de las funcionalidades de una solución contable digital.

En este caso, se pueden realizar cálculos automáticos, llevar un libro de sueldos online totalmente actualizado, hacer liquidaciones masivas, entre otras gestiones.

Acceso remoto

Esta es una funcionalidad clave en una solución contable en la nube. Representa la posibilidad de acceder a todos los recursos de esta clase de software desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto posibilita entornos de trabajo colaborativos y a distancia.

Si tienes un negocio y todavía no cuentas con un software de contabilidad te invitamos a conocer Xubio, nuestra solución en la nube para PyMES.

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