Beneficios de integrar un software de gestión a tu pyme

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En estos tiempos de transformación digital, contar con un software de gestión es indispensable para poder planificar, desarrollar y controlar las operaciones de un emprendimiento, sin importar cuál sea su tamaño.

A continuación vamos a contarte las 10 principales ventajas de implementar uno de estos sistemas en tu pyme. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión es una herramienta corporativa que le permite a las empresas llevar adelante sus procesos y tareas, administrar sus recursos y medir sus resultados de una forma rápida, segura y eficiente.

La mayoría operan en la nube, lo que facilita el acceso a la información a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Y todo sin que ello consuma espacio físico en almacenamiento o afecte el rendimiento de los equipos propios.

Hay algunos sistemas que integran dentro de sus operaciones a todo el negocio, como el ERP (siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), mientras que otros son específicos para una determinada área de la compañía.

Por ejemplo, hay softwares de gestión para:

• Planificar el inventario y los materiales de fabricación, como el MRP (abreviación de Material Requierement Planning).
• Controlar la producción y la distribución de los productos.
• Cargar y procesar las ventas y la facturación.
• Administrar los servicios de marketing, comunicación y postventa.
• Manejar a los recursos humanos y liquidar los sueldos en línea. 
• Almacenar los datos financieros y la información contable.
• Realizar análisis y reportes de resultados.

La mayoría de estos softwares de gestión poseen un diseño modular que permite ampliar las funciones a medida que la empresa crece. También ofrecen la posibilidad de personalizar las herramientas y adaptarlas a las necesidades específicas de cada negocio.

10 beneficios de contar con un software de gestión en tu compañía

Adaptarse a las nuevas tecnologías ya no es una opción, sino una necesidad para ser competitivos y no quedar relegados en el camino. Por ello, a continuación detallamos las principales ventajas de integrar un software de gestión para reconvertir a tu pyme. 

Mejoran la productividad

En muchas pequeñas y medianas empresas los empleados gastan gran parte de su jornada laboral en la ejecución de tareas manuales y repetitivas, como cargar datos, revisar registros, completar planillas y elaborar reportes.

La implementación de un sistema de gestión automatiza todos estos procesos y disminuye los tiempos de respuesta, lo que ayuda a mejorar la productividad y ahorrar costos.

Facilitan el trabajo en equipo

Al centralizar toda la información en un solo lugar, los softwares de gestión ayudan a optimizar el trabajo en equipo y fomenta la comunicación y el intercambio de datos entre las distintas áreas.  

De esta manera, todos están informados sobre los avances de los proyectos, saben cuáles son sus prioridades y cómo alinear sus tareas a los objetivos generales de la compañía.

Protegen la información

Los softwares de gestión son seguros y evitan la pérdida de información valiosa, ya que todo queda almacenado en la nube. Esto minimiza los riesgos si ingresa un virus en una computadora de la oficina o si no se hizo el backup de un archivo importante. 

Por otro lado, al estar protegidos y cifrados con la última tecnología evitan que personas no autorizadas accedan a datos privados de la empresa.

Minimizan los errores y las multas

Estos sistemas cuentan con controles internos y funcionalidades automáticas que evitan los errores humanos, como la carga de información duplicada o el ingreso de fechas equivocadas. Esto permite contar con datos más precisos y confiables.

También ayudan a cumplir con las regulaciones jurídicas e impositivas, al incluir herramientas integradas y actualizadas con la normativa vigente. Así se evitan posibles multas e infracciones que cuestan dinero.

Ayudan a controlar los gastos

Los sistemas de gestión ayudan a controlar gastos al registrar todos los egresos de dinero y analizar su comportamiento en el tiempo.

Esto permite tomar mejores decisiones presupuestarias, establecer estrategias de ahorro y evitar los desvíos y el despilfarro innecesario.

Simplifican la estructura

Al permitir tercerizar todo aquello que no está directamente relacionado con el negocio, como la contabilidad, la infraestructura informática o el servicio técnico, un sistema de gestión ayuda a simplificar la estructura interna.

Esto permite centrar los recursos y poner todo el esfuerzo en aquellas actividades propias del emprendimiento, que son las que generan ingresos.

Facilitan el acceso a la última tecnología

Con la contratación de un software como servicio (Software as a Service, o SaaS) no es necesario comprar, instalar o actualizar ningún tipo de licencia, hardware, infraestructura o equipamiento para acceder a la última tecnología disponible en el mercado.

Su metodología de inversión a demanda permite a las pymes pagar solo por aquellas funciones que realmente necesitan, sin tener que contratar personal especializado ni perder tiempo en su mantenimiento e implementación, ya que todo queda en manos del proveedor.

Mejoran la administración y la toma de decisiones

Estos softwares de gestión también mejoran la administración de un negocio, al llevar un registro ordenado y actualizado de todas las operaciones en un solo lugar y ofrecer informes de gestión y análisis de datos.

En las empresas es habitual que se pierda mucho tiempo haciendo predicciones y estimaciones a futuro. Con esta herramienta es posible hacer una evaluación integral de la situación de la compañía y conocer el flujo de inversiones, gastos e ingresos en todo momento. Además, el sistema realiza de forma automática todos los cálculos de gastos tras cualquier mudanza en los proyectos, cambios en las divisas, compras o ventas.

Esto reduce la planificación y facilita la toma de decisiones y la elaboración de estrategias en base a proyecciones más ajustadas con la realidad.

Ofrecen acceso ilimitado a los datos y sistemas

Al estar todo el negocio en la nube, los miembros del equipo tienen acceso ilimitado a la información y a las herramientas necesarias para sus trabajos, sin importar el lugar donde se encuentren ni los dispositivos que utilicen.

Todos los datos y documentos están siempre disponibles en la plataforma y se actualizan al momento. Un ecosistema en la nube también les da una mayor autonomía y facilita el home office, algo vital en estos tiempos de pandemia y COVID-19.

Afianzan la relación con los clientes y los proveedores

Al optimizar los procesos y los tiempos de respuesta los softwares de gestión ayudan a mejorar la experiencia de los clientes y el trato con los proveedores.

También facilitan la relación con ellos al incorporar funciones y canales de comunicación, y permitir la interacción con otras plataformas y portales. Además disminuyen los retrasos en las entregas y los problemas logísticos y de inventario.

¿Por qué elegir a Xubio como software de gestión para tu pyme?

Xubio es una solución de gestión en la nube que te permite potenciar tu emprendimiento cuando quieras, desde el lugar que quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo. La misma ya es utilizada por más de 50.000 empresas y estudios contables de América Latina.

Algunos de los servicios que ofrece son: contabilidad en línea, control del stock de mercaderías, emisión de facturas electrónicas, envió de presupuestos personalizados, manejo de las cuentas a cobrar, cálculo de los impuestos y reportes de ventas y resultados financieros.

También permite liquidar los sueldos en línea y realizar en forma automática el ajuste por inflación e integraciones con Mercado Pago, Mercado Libre, Mercado Shops y Tienda Nube.

Esta plataforma cuenta además con diversos canales donde los usuarios pueden capacitarse de forma rápida y sencilla. Entre ellos se destacan el Centro de Ayuda con respuesta a preguntas frecuentes, el sistema de e-learning con clases online para aprender a manejar cada una de sus funcionalidades y el blog con artículos que ofrecen consejos para mejorar la operatividad de tu pyme.

Por último, Xubio trabaja con la tecnología más avanzada y ofrece la mejor atención al cliente, todo por un precio accesible. Por ello es la solución ideal para las pequeñas y medianas empresas.

En conclusión

La implementación de un software de gestión permite a las pymes automatizar los procesos, aumentar la productividad y ahorrar tiempo y costos. Además mejora la comunicación y facilita el acceso a la información y la toma de decisiones.

Si esta información te resultó útil, no olvides compartirla en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si estás pensando en incorporar un sistema de estas características a tu negocio, en Xubio contamos con las mejores soluciones de gestión en línea para emprendimientos.