Las herramientas de administración en la nube nunca fueron más imprescindibles como en la actualidad, cuando trabajar de forma remota es un desafío y, sobre todo, una necesidad. Pero incluso antes de llegar a este punto, contar con esta clase de recurso ya era indispensable.
La nube, ese concepto que puede parecer abstracto y que, sin embargo, brinda resultados visibles para las empresas. Cualquier proyecto que quiera estar a la altura de su competencia, necesita contar con herramientas basadas en el Cloud Computing.
¿Qué es la nube?
La nube, también llamada Cloud Computing, es un término que se usa para denominar a una vasta red de servidores distribuidos en todo el mundo y conectados como un único ecosistema.
Desde estos servidores se almacenan y administran datos, se ejecutan aplicaciones y se facilitan contenidos o servicios. Las plataformas de streaming, el correo electrónico, las herramientas de administración o almacenamiento son ejemplos de ello.
Esto permite que los usuarios ya no necesiten contar con los archivos, datos y software en su equipo local, sino que puedan acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. En otras palabras, todo queda a un clic de distancia, disponible desde donde quiera que esté el usuario y en el momento que lo necesite.
¿Qué son las herramientas de administración en la nube?
Toda empresa, sin importar su tamaño, necesita herramientas para operar en el día a día y también para poder medir todas las variables relacionadas a su negocio. El objetivo de este tipo de recursos es permitir una planificación adecuada de las actividades en el mediano y largo plazo, y que esto redunde en beneficios operativos y económicos.
Se las conoce como herramientas de administración y se trata de un conjunto de recursos pensados para la gestión técnica del negocio. Hablamos de herramientas de contabilidad, de inventario, de facturación, de cobro, de impuestos y también herramientas que facilitan reportes de resultados, imprescindibles para realizar mediciones en cualquier emprendimiento.
Cuando todo este ecosistema de recursos se encuentra disponible para los usuarios a través de internet, hablamos entonces de herramientas de administración en la nube. Básicamente, estas son las que permiten gestionar una empresa desde cualquier lugar.
Beneficios de las herramientas de administración en la nube.
Contar con herramientas de administración en la nube hoy es clave en el mundo de los negocios. Gracias a estas, podemos acceder a los siguientes beneficios:
Acceso ilimitado
Pedir a un miembro del equipo que envíe ese documento esencial por correo electrónico se terminó. Con herramientas de administración en la nube es posible acceder a la información necesaria del trabajo desde cualquier lugar y momento en el que se lo necesite.
Cuando un negocio vive en la nube, las personas que forman parte del equipo pueden tener acceso a los datos de manera ilimitada. Ese documento estará disponible en la plataforma utilizada por la empresa y visible para los miembros del equipo cuando lo requieran.
Soluciones a medida
Las posibilidades que ofrece el mercado de herramientas de administración en la nube son muy diversas y por ello se pueden encontrar distintos tipos de soluciones:
- Gratuitas: las herramientas de administración gratuitas son accesibles a cualquier usuario que quiera utilizarlas para gestionar su proyecto. Un ejemplo de estas puede ser el paquete de soluciones de Google, con su almacenamiento en la nube, planillas de cálculo, documentos y presentaciones.
- De pago: este tipo de recurso requiere una inversión específica para poder hacer uso de sus prestaciones.
- Modelos freemium: estos permiten acceder a características básicas de forma gratuita y facilitan, al mismo tiempo, la posibilidad de contratar funciones extra, aunque no es obligatorio. De esta manera, los usuarios pueden simplemente quedarse con el plan inicial gratuito o bien, contratar, mediante un pago específico, otros servicios. Lo más interesante de este modelo es el hecho de personalizar el catálogo de herramientas y así obtener sólo aquellas que el negocio realmente necesite.
Inversión mínima
Otra de las ventajas asociadas a las herramientas de administración online es, como vimos antes, la posibilidad de acceso con una mínima inversión.
Con esta clase de recurso en la nube es tan fácil como ingresar a través de internet desde cualquier dispositivo. Por ello, la inversión siempre será menor en comparación con la que supone la adquisición de hardware y software, y la configuración y ejecución de estos.
Velocidad de respuesta
Cuando hablamos de herramientas de administración en la nube, nos referimos a recursos que se proporcionan a demanda, algo así como el autoservicio online.
Esto quiere decir que en cuestión de minutos podemos usar soluciones informáticas avanzadas. Cuando decimos que es posible administrar una empresa con solo un clic de distancia, nos referimos en gran medida a esto. Tan simple como poner un nombre de usuario y una clave y acceder a un ecosistema completo de herramientas para gestionar un negocio.
Flexibilidad en infraestructura
Atrás quedaron los días en los que cualquier emprendedor debía pensar en invertir en infraestructura tecnológica para administrar su negocio. Ahora, el equipo que use cada miembro del equipo es indiferente. Da igual si se conectan desde un ordenador, el móvil o una tablet; si usan un sistema operativo u otro. Esto dejó de ser relevante, ya que lo único que necesita una herramienta en la nube es conexión a Internet y un navegador web.
De esta manera, las empresas ganan flexibilidad, ya que las tareas se pueden realizar desde cualquier dispositivo, lugar y momento.
Datos seguros
Las herramientas administrativas que funcionan en la nube sirven para hacer inventarios, calcular impuestos, actualizar la contabilidad de la empresa, revisar el estado de cuentas, en fin, una serie de tareas que para todo negocio son confidenciales y comprometen su operatividad y economía.
Imaginemos que perdemos esa información, dejamos de tener acceso a esta porque se extraviaron los archivos, nuestro ordenador tiene un virus o, simplemente, el equipo dejó de funcionar y no hubo backup para respaldarla. Esto es algo que se puede evitar con las herramientas de administración online, ya que todos los datos quedarán almacenados en la nube y esto implica que siempre estarán disponibles a través de internet.
Opción rentable
El 82% de empresas que migraron a la nube afirmaron que este cambio les supuso un ahorro de dinero significativo.
Los servicios en la nube, como ya hemos visto, ofrecen una variedad de opciones en cuanto a precios, de acuerdo a las características de la solución contratada. Por ello, las pequeñas empresas pueden acceder a planes que incluyan herramientas sofisticadas (que normalmente no podrían permitirse) y que brindan una ventaja competitiva a sus negocios en crecimiento.
Además, dependiendo el servicio contratado, se pueden probar esas características de forma gratuita.
En resumen, las herramientas de administración en la nube son una excelente oportunidad para las empresas que quieran llevar sus negocios al mundo digital, con una mínima inversión y con múltiples beneficios.
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