Cada vez son más las empresas que apuestan por herramientas de administración en la nube, con el objetivo de aumentar la flexibilidad de sus estructuras, optimizar la competitividad y ahorrar costos.
En este artículo vamos a contarte cuáles son las más buscadas, los tipos que hay y los principales beneficios que ofrecen. ¡Seguí leyendo!
¿Qué son las herramientas de administración en la nube?
Los softwares basados en la nube son soluciones tecnológicas que posibilitan la gestión, el monitoreo y la administración de un negocio a través de Internet. Estas herramientas permiten el acceso a bases de datos, recursos, contenidos y aplicaciones en forma remota, sin necesidad de comprar licencias o almacenarlas en equipos locales.
Los proveedores de estos sistemas cuentan con una gran red de servidores, que facilitan la utilización de todo tipo de programas de manera online. Así, los archivos y las interfaces están siempre disponibles para trabajar desde cualquier lugar del mundo.
Existen 3 tipos de herramientas de administración en la nube. Ellas son:
Las SaaS (“Software as a Service”)
Son soluciones que permiten su utilización sin necesidad de realizar ninguna instalación en los dispositivos. Los usuarios acceden a los programas a través de Internet, iniciando sesión por medio de una contraseña, y los prestadores se encargan de su mantenimiento, soporte y gestión. Dentro de sus principales beneficios se destacan su facilidad de uso, el bajo costo y las actualizaciones automáticas. Como desventaja, estos servicios ofrecen una menor posibilidad de personalización y una mayor dependencia del proveedor.
Las IaaS (“Infrastructure as a Service”)
A diferencia de las SaaS, este tipo de herramientas proporcionan recursos físicos y virtuales a través de internet -como servidores, máquinas, almacenamiento y redes-, por lo que los clientes tienen más control sobre la gestión del sistema operativo, las aplicaciones y los datos. Esto favorece una mayor flexibilidad, escalabilidad y personalización de los servicios. Como punto negativo, los usuarios también son responsables de la seguridad y el mantenimiento, lo que requiere de mayores recursos propios.
Las PaaS (“Platform as a Service”)
Estas herramientas de administración en la nube ofrecen una plataforma completa a los clientes. En estos casos, los usuarios se encargan de ejecutar y gestionar las aplicaciones y los datos, mientras que los proveedores son responsables del sistema y la infraestructura. Como principal ventaja estas soluciones ofrecen un mayor control sobre su desarrollo, aunque también requieren de mayores conocimientos técnicos por parte del contratante.
Beneficios de las herramientas de administración en la nube
La utilización de herramientas de administración en la nube facilita la vida de las empresas. Entre sus principales ventajas se destacan:
Operatoria más sencilla
El uso de estos softwares ayuda a automatizar procesos y agiliza la carga de los datos. Esto no solo facilita las operaciones y el acceso a la información, sino que también reduce los errores humanos y libera a los empleados de tareas burocráticas y repetitivas.
Por otro lado, las herramientas de administración en la nube mejoran los mecanismos de control y optimizan el análisis de los resultados, al procesar los datos de una forma rápida y sencilla. De esta manera, también se mejora la evaluación y la toma de decisiones.
Mayor flexibilidad laboral
Los sistemas de gestión online permiten acceder a las aplicaciones en cualquier momento y lugar a través de Internet. Esto favorece la implementación de un modelo de trabajo híbrido, que combine la labor presencial con la remota. Así, se reduce el ausentismo y el síndrome del burnout entre los empleados, quienes pueden equilibrar mejor sus obligaciones con su vida personal.
Optimización del trabajo en equipo
Al centralizar toda la información en un solo lugar, las herramientas de administración en la nube favorecen el trabajo en equipo y la integración. Todos los miembros de la organización tienen acceso a los mismos datos en tiempo real, optimizando la coordinación entre las distintas áreas y la comunicación interna. Además, el uso de estos softwares simplifica la ejecución de las tareas y facilita el intercambio de documentos.
Fácil acceso a la tecnología
Estos softwares de uso online permiten acceder a las últimas novedades tecnológicas sin realizar grandes inversiones de dinero. Las empresas no necesitan comprar licencias ni actualizar programas, equipamientos o infraestructuras, ya que todo esto es responsabilidad del proveedor del servicio.
Mayor seguridad
Las herramientas de administración en la nube protegen mejor los datos y evitan la pérdida de información valiosa por el ataque de virus u otros problemas en los servidores locales. Por otro lado, al contar con la última tecnología en seguridad informática, su empleo impide que personas no autorizadas accedan a documentos confidenciales de la compañía.
Reducción de la estructura
Estas soluciones ayudan a las empresas a simplificar sus estructuras internas ya que con su contratación no necesitan contar con personal propio dedicado al servicio técnico y el mantenimiento de los sistemas. Por el contrario, ese dinero puede destinarse a más empleados que se ocupen de tareas específicas del negocio.
Opciones sin costo
La mayoría de estas herramientas de administración en la nube cuentan con pruebas gratuitas o modelos freemium, que permiten conocer y familiarizarse con los servicios sin necesidad de gastar nada. De esta manera, solo se paga en caso de querer acceder a funciones extra más avanzadas, lo que es de gran ayuda para los emprendimientos que están dando sus primeros pasos.
Mejores herramientas de administración en la nube
Existe un gran número de herramientas de administración en la nube para optimizar las prestaciones de un negocio. Entre las más populares se encuentran:
Las soluciones de contabilidad
La contabilidad en línea permite registrar, controlar y analizar los ingresos, los gastos y el resto de las operaciones financieras y económicas de la compañía de una forma rápida y sencilla. Plataformas como Xubio ayudan a gestionar las cuentas por pagar y cobrar, llevar la facturación electrónica, calcular los impuestos y los ajustes por inflación, cumplir con los requisitos impositivos y legales, y realizar reportes financieros, entre otras tareas, todo a través de internet.
Las soluciones para la gestión de los clientes
Los CRM (Customer Relationship Management) son herramientas de administración en la nube destinadas al manejo específico de los clientes, la comunicación y los servicios de post venta. Su uso permite llevar un registro ordenado de todas las interacciones con la empresa, mejorar el seguimiento de los contactos y disminuir los tiempos de respuesta. También facilitan el manejo de las campañas de marketing y el resto de las actividades comerciales.
Las soluciones para el control del inventario
Los sistemas MRP (Material Requierement Planning) son ideales para gestionar el stock y los materiales de fabricación de una empresa. Su uso posibilita saber la cantidad de productos disponibles en los depósitos, su costo, ubicación, fecha de ingreso y de caducidad. Además, estos números se actualizan al instante con cada compra y venta, lo que minimiza los errores y los gastos de almacenamiento.
Las soluciones para el manejo de los recursos humanos
Estas herramientas en la nube permiten automatizar todo tipo de tareas relacionadas con el reclutamiento y la contratación de nuevos empleados, la liquidación de los sueldos, la capacitación y el desarrollo de carrera de cada uno de los miembros de la organización. Esto no solo disminuye las cargas de trabajo del área, sino que mejora la administración del personal y su grado de satisfacción con la empresa.
Las soluciones para la gestión de compras
Estos softwares de uso online simplifican todo el proceso de adquisición de bienes y servicios dentro de la organización, al detectar los faltantes de artículos y automatizar los pedidos de las distintas áreas. También agilizan la contratación de los proveedores y el pago de sus facturas, y permiten obtener productos de mayor calidad a mejores precios.
Las soluciones para la gestión de la calidad
Son ideales para implementar un sistema de gestión de calidad dentro de la compañía, sin necesidad de contratar un consultor externo. Con ellas es posible definir políticas de trabajo, estandarizar procesos, medir y controlar las tareas, y evaluar sus resultados en el tiempo, con el fin de alcanzar la mejora continua de las operaciones.
Las soluciones para los procesos de ventas
Estas herramientas de administración en la nube son ideales para aumentar el número de transacciones, al facilitar la creación de presupuestos personalizados, elaborar reportes de gestión y permitir las segmentaciones por producto, cliente o vendedor. Su uso también facilita la medición de los principales KPIs de ventas, al permitan una carga segura de los datos, su monitoreo y su actualización al instante con cada operación.
En conclusión
La incorporación de herramientas de administración en la nube es esencial para todas las empresas que quieren garantizar su eficiencia operativa, ahorrar costos, optimizar la seguridad y mejorar su competitividad a largo plazo. Las mismas permiten introducir al negocio al mundo digital, con una inversión mínima y múltiples beneficios.
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