¿Qué tipos de documentos comerciales existen en la contabilidad?
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Los documentos comerciales son los comprobantes escritos que respaldan una operación (factura, recibo, nota de crédito, orden de pago, entre otros) y le dan validez legal y fiscal a una transacción.
Descubre para qué sirven, qué tipos existen en Argentina y en Colombia, qué comprobantes no son válidos como documentos comerciales, y cómo puedes utilizar plantillas con los campos que debe tener cada uno. ¡Empecemos!
¿Qué son los documentos comerciales y para qué sirven?
Los documentos comerciales son comprobantes que se emiten de forma escrita. Se utilizan como respaldo o resguardo para que quede constancia de que se ha realizado una operación comercial o se ha desarrollado la actividad de la empresa o negocio, y sirven para darle marco legal y formal a una transacción comercial.
Estos documentos son muy importantes en el proceso de facturación de la empresa o negocio, ya que son requisitos indispensables por los organismos fiscales de cada país (ARCA en Argentina, DIAN en Colombia) para darle un marco económico legal a la venta de productos o servicios.
Cuando se emiten documentos comerciales, el negocio se profesionaliza, lo que genera más confianza en los clientes, proveedores y posibles inversionistas.
Plantillas: qué campos debe tener cada documento comercial
Antes de ver el detalle de cada país, esta es una referencia rápida y reutilizable de los campos mínimos que debería tener cada tipo de documento comercial:
Factura
| Campo | Qué debe indicar |
|---|---|
| Tipo de comprobante | Letra del comprobante en Argentina (A, B, C, E, T); “factura electrónica de venta” en Colombia |
| Número | Numeración correlativa asignada por el sistema o el organismo fiscal |
| Fecha de emisión | Fecha en la que se realiza la operación |
| Datos del emisor | Razón social, CUIT (AR) o NIT (CO), domicilio fiscal |
| Datos del receptor | Nombre o razón social, CUIT/CUIL (AR) o NIT/cédula (CO), domicilio |
| Detalle de productos o servicios | Descripción, cantidad, precio unitario |
| Total | Importe total, con impuestos discriminados cuando corresponda |
| Código de autorización | CAE o CAI en Argentina; CUFE en Colombia |
Nota de crédito o de débito
| Campo | Qué debe indicar |
|---|---|
| Tipo | Nota de crédito o nota de débito |
| Número | Numeración correlativa |
| Factura que corrige | Número, fecha y código de autorización (CAE/CUFE) de la factura original |
| Motivo | Devolución, descuento, error de facturación, intereses, entre otros |
| Importe | Monto que aumenta (nota de débito) o disminuye (nota de crédito) el saldo |
| Fecha de emisión | Fecha en la que se emite la corrección |
Recibo
| Campo | Qué debe indicar |
|---|---|
| Número | Numeración correlativa |
| Fecha | Fecha en la que se recibe el pago |
| Recibí de | Nombre de quien realiza el pago |
| La suma de | Importe, en números y en letras |
| En concepto de | Factura o facturas que se cancelan con ese pago |
| Forma de pago | Efectivo, transferencia, cheque, etc. |
| Firma | De quien recibe el pago |
Orden de pago
| Campo | Qué debe indicar |
|---|---|
| Número | Numeración correlativa |
| Fecha | Fecha en la que se emite la orden |
| Páguese a | Nombre del proveedor |
| La suma de | Importe a abonar |
| Correspondiente a | Factura o facturas que se están pagando |
| Forma de pago | Transferencia, cheque, efectivo |
| Autorizado por | Firma de la persona responsable del pago |
Documentos comerciales en Argentina
Según la normativa de ARCA en su Resolución 1415/2003, se establecen los requisitos que tienen que cumplir los documentos comerciales para funcionar como tales y tener respaldo legal. Cuando se realiza una operación, se deben detallar los siguientes datos:
- Apellido y nombres
- Domicilio
- CUIT/CUIL/CDI o número de documento de identidad (LE, LC, DNI o, en el caso de extranjeros, Pasaporte o CI)
Por otro lado, las facturas, para ser válidas, deben tener como mínimo los siguientes datos:
- Tipo de comprobante (A, B, C, E, M y T)
- Número de factura
- Fecha
- CUIT del emisor
- CAE/CAI y fecha de vencimiento
- Logotipo fiscal
Tipos de documentos comerciales en Argentina
Los documentos comerciales que respaldan una operación dependen del tipo de transacción que se realice y de la condición fiscal del cliente o proveedor con el que se está entablando la relación comercial.
Factura: registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio. Puedes encontrar información en profundidad sobre los tipos de factura (A, B, C, E, M, T) en tipos de facturas que existen y cómo emitirlas, y toda la normativa vigente en la guía completa de factura electrónica en Argentina.
Notas de débito: comprobantes que la empresa envía al cliente para notificarle que se cargó a su cuenta un débito, por un error en la facturación, el cobro de intereses por falta de pago o demora, u otra razón que implique el aumento del saldo en la cuenta del cliente. Se desarrolla en detalle en qué es una nota de débito y cómo se emite.
Notas de crédito: documentos que se envían al cliente para informarle que disminuyó su deuda, por corrección de un producto dañado, rebajas o descuentos especiales, devoluciones o por exceso o error en la facturación de un bien o servicio. Lo desarrollamos más en qué es una nota de crédito y cuándo hacerla.
Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados: los controladores fiscales son equipos electrónicos homologados por ARCA que emiten, registran y procesan comprobantes. De ellos salen los tickets fiscales que sirven de resguardo y son documentos comerciales válidos que avalan cualquier operación comercial. Los nuevos contribuyentes inscriptos en IVA y monotributistas pueden facturar a través de un Controlador Fiscal de Nueva Tecnología, homologado por ARCA.
Recibo: documento comercial con el cual se acredita que se han recibido fondos por un pago correspondiente a la venta de un bien o un servicio, cerrando de esa manera el proceso de la venta. En él se indica qué factura se abona, su monto y de qué forma se realizó el pago.
Orden de pago: documento comercial con el cual se da la orden de realizar el pago de una factura por una compra de un bien o un servicio a un proveedor. En él se indica qué factura se abona, su monto y de qué forma se va a realizar el pago al proveedor.
¿Qué comprobantes no son válidos como documentos comerciales en Argentina?
Existen otros tipos de documentos o comprobantes que, debido a su uso y costumbre, se consideran o se toman como válidos en la práctica y operatoria cotidiana de los negocios, pero es importante saber que en realidad no lo son, ya que no pueden reemplazar a las facturas ni respaldan operaciones dentro del marco legal y económico. Estos son:
- Los documentos no fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados.
- Remitos, guías o documentos equivalentes. A diferencia de lo que ocurre en Colombia (donde la remisión puede en ciertos casos operar como documento equivalente a la factura), en Argentina el remito nunca reemplaza a la factura.
- Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y documentos de análogas características.
- Talones de factura en restaurantes, bares, casas de comida o similares.
- Tiras de máquina de sumar o calcular.
- Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, de compra, de pago y/o de débito.
¿Cuáles son los documentos comerciales más utilizados en Argentina?
Si bien los documentos más utilizados van a depender de la actividad, del volumen que se facture y de la condición fiscal del cliente o proveedor, se puede afirmar que los documentos comerciales validados por ARCA más utilizados son las facturas A, B y C.
La factura A generalmente se usa en los negocios B2B. La emiten responsables inscriptos a otros responsables inscriptos o monotributistas, por ejemplo, proveedores.
La factura B es el tipo de factura que puede entregar alguien inscripto en el Régimen General a sus clientes.
La factura C es emitida por monotributistas o sujetos exentos en el IVA a todo destinatario, sin importar su condición fiscal. Por ejemplo, esta es la factura que entregan los emprendedores a sus clientes.
Con la factura electrónica de Xubio Argentina es posible emitir cualquiera de estos tipos de comprobantes desde la misma plataforma.
Documentos comerciales en Colombia
En Colombia, el sistema de facturación electrónica de la DIAN cubre un conjunto de documentos comerciales equivalente, aunque con su propia terminología y requisitos:
- Factura electrónica de venta: el documento principal para registrar transacciones comerciales, con validación previa de la DIAN mediante el CUFE (Código Único de Facturación Electrónica).
- Nota crédito electrónica: documento de ajuste que el emisor de una factura electrónica expide para disminuir el valor de una factura ya emitida, por ejemplo, por devolución total o parcial de mercancía.
- Nota débito electrónica: documento que aumenta el valor de una factura previamente emitida.
- Documento soporte: se emite cuando se compra a una persona o entidad que no está obligada a emitir factura electrónica. Sin este documento, ese gasto no cuenta con respaldo para efectos tributarios.
- Recibo de caja: soporte de los ingresos recibidos en efectivo.
- Nómina electrónica: documento soporte obligatorio para los empleadores que deduzcan costos de nómina en su declaración de renta.
Cabe destacar que la normativa de la DIAN se actualiza con frecuencia, por lo que es importante verificar el alcance exacto de la obligatoriedad de cada uno de estos documentos según el tipo de contribuyente.
Con la factura electrónica de Xubio Colombia es posible emitir y gestionar estos documentos conectados con el resto de la contabilidad del negocio.
Organizar los documentos comerciales del negocio en un solo sistema
Como se vio a lo largo del artículo, los documentos comerciales son el respaldo legal y económico que tienen las empresas para avalar sus operaciones, validar sus transacciones y reclamar ante un incumplimiento o diferencia de pago con un cliente o proveedor.
Además, son los requisitos mínimos que piden los organismos fiscales para poder realizar operaciones empresariales bajo una forma regular y correcta. Es muy importante conocer sus diferencias y cuándo corresponde emitir cada documento, ya que varía según los aspectos mencionados en la nota.
Contar con un sistema de gestión integral como Xubio facilita la carga administrativa de todos estos documentos y, al tener todo registrado en la nube, permite realizar informes y controles de una manera ágil y sencilla. ¡Pruébalo!
Preguntas frecuentes sobre documentos comerciales
¿Un remito o una remisión es un documento comercial válido?
Depende del país. En Argentina, no: el remito nunca reemplaza a la factura. En Colombia, la remisión puede en ciertos casos operar como documento equivalente, según la normativa vigente.
¿Cuál es la diferencia entre una nota de crédito y una nota de débito?
La nota de crédito disminuye el saldo o el valor de una factura ya emitida (por ejemplo, ante una devolución). La nota de débito lo aumenta (por ejemplo, ante un error de facturación o el cobro de intereses).
¿Todos los documentos comerciales tienen que ser electrónicos?
La tendencia en ambos países es que sí, al menos para los documentos con validez fiscal (facturas y sus notas de ajuste). Documentos internos como una orden de pago pueden seguir emitiéndose en papel o de forma digital sin necesidad de validación ante el organismo fiscal.
