¿Qué es la liquidación de sueldos y cómo hacerla online?

En este artículo te vamos a contar todo sobre la liquidación de sueldos: qué es, para que sirve, cómo se calcula y cuáles son sus beneficios. También te vamos a hablar sobre el libro de sueldos digital y de por qué es una buena idea liquidar sueldos en la nube. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es una liquidación de sueldos?

La liquidación de sueldos es una actividad que realizan las compañías para liquidar, es decir, para pagar el sueldo de sus empleados por las horas de trabajo que estos destinaron a la empresa durante un mes, como también determinar las contribuciones patronales correspondientes.

El sueldo de un empleado puede clasificarse en sueldo bruto y sueldo neto. En término generales, el sueldo bruto engloba las ganancias totales que un trabajador genera durante el mes, sin los descuentos que la ley exige. Por su parte, el sueldo líquido, también llamado sueldo neto, es el monto total que recibe el empleado por su trabajo.

Teniendo en cuenta lo anterior, la liquidación de sueldos es el cálculo mediante el cual se determinan las contribuciones patronales que debe pagar el empleador, y principalmente, cuánto debe percibir cada empleado: incluye la remuneración bruta, los descuentos legales y el monto neto a cobrar.

Este cálculo se plasma en el recibo de sueldo, documento obligatorio que respalda el pago y debe cumplir ciertos requisitos legales.

¿Para qué sirve la liquidación de sueldos?

Ahora que sabés qué es la liquidación de sueldos, vamos a contarte para qué sirve.

En la relación laboral que une a un empleado con su empleador, la liquidación de sueldos es un aspecto clave. Esta permite que el trabajador conozca en detalle la remuneración que percibe por su trabajo, las ganancias adicionales y las deducciones tributarias.

Asimismo, para el empleador, la liquidación de sueldos es una actividad fundamental para dejar constancia firmada por ambas partes de que se está abonando en tiempo y forma el salario de cada empleado. Al mismo tiempo, es una excelente manera de llevar un reporte actualizado, mes a mes, de un gasto fijo para la empresa como es el pago de los sueldos.

¿Qué debe incluir un recibo de sueldo actualmente?

Según la Ley de Contrato de Trabajo (art. 140) y el artículo 12 del Decreto-Ley 17.250/67, debe contener:

• Datos del empleador: nombre o razón social, domicilio y CUIT.
• Datos del trabajador: nombre y apellido, CUIL, fecha de ingreso, categoría o tarea.
• Período liquidado: mes o fechas a las que corresponde el pago.
• Detalle de haberes: sueldo básico y todos los conceptos remunerativos (horas extras, adicionales, premios, etc.), con indicación de su determinación.
• Deducciones legales: aportes del empleado (jubilación, obra social, Ley 19.032, sindicato, ganancias si corresponde).
• Total bruto y neto percibido. Este último expresado en números y letras.
• Fecha en que se efectuó el último depósito de las contribuciones y los aportes retenidos, el periodo y el banco.
• Constancia de recepción del duplicado por parte del trabajador (firma o conformidad digital).
• Lugar y fecha de pago.

Hoy los recibos pueden emitirse en formato digital o electrónico, siempre que garanticen autenticidad, integridad y acceso del trabajador. Ya no se exige la firma o sello de funcionarios, como en versiones antiguas del decreto.

¿Cómo hacer la liquidación de sueldos?

Ahora que ya sabemos qué es la liquidación de sueldo y cómo se compone, es momento de aprender a hacerla.

Lo primero que hay que saber, es si el empleado se encuentra dentro de algún convenio colectivo de trabajo, para ver su categoría y remuneración del periodo a liquidar, y los conceptos y deducciones extra que pueda tener. En caso de que el empleado esté fuera de convenio, debemos reflejar el sueldo básico del empleado, y calcular sus aportes de ley.

Veamos un ejemplo concreto para aprender a calcularlos:

• Sueldo básico: $1.500.000
• Jubilación: 11% sobre el total de la remuneración
  1.500.000 * 0,11 = $165.000
• Obra social: 3% sobre el total de la remuneración
  1.500.000 * 0,03 = $45.000
• Ley 19.032: 3% sobre el total de la remuneración.
  1.500.000 * 0,03 = $45.000

Caso práctico de una liquidación de sueldos

Ahora, vamos a suponer que tenemos un empleado que empezó a trabajar el 5 de julio de 2021 y está dentro del convenio de empleados de comercio. Su sueldo bruto para octubre 2025 es de $1.000.000. La antigüedad, según el convenio, es el 1% de su sueldo por cada año trabajado. Por lo tanto, el cálculo es:
$1.000.000 x 0.01 x 4 años trabajados = 40000
 El cálculo de una liquidación de comercio sería:

Y así quedaría el cálculo, solo considerando el adicional por antigüedad y las deducciones del convenio. Hay muchos más adicionales que podrían contemplarse del convenio de Comercio, como presentismo o fallo de caja.  
Tené en cuenta que una vez que acreditás los pagos, tenés que entregar los recibos de sueldo y luego, confeccionar el libro de sueldos digital.

¿Qué es el Libro de Sueldos Digital?

Antiguamente, los empleadores debían cumplir con al menos tres obligaciones:

• Elaborar el “Libro de sueldos y jornales»
• Realizar la liquidación de sueldos a sus empleados
• Generar el F931 por aportes y contribuciones de la nómina salarial para presentar en AFIP.

Para poder realizar estas acciones, debían cargar los datos de cada empleado en plataformas o sistemas diferentes. De esta forma, se generaba una duplicidad de tareas y esto acrecentaba el riesgo de cometer errores.

Con el libro de sueldos digital todo esto se simplificó ya que permitió que los empleadores pudieran cumplir todas sus obligaciones con un solo trámite. 

Beneficios del libro de sueldos digital

El libro de sueldos digital no solo es un gran beneficio para los contribuyentes sino también para los organismos estatales. A continuación te contamos las ventajas para cada uno de estos grupos.

Para los Contribuyentes:

• Eficiencia: el libro de sueldos digital genera menor carga operativa y administrativa. Como mencionamos anteriormente, poder cargar una única vez los datos para cumplir con las diferentes obligaciones evita la duplicidad en la tarea y reduce el margen de error e inconsistencias entre los distintos sistemas (Liquidación de sueldos – Libro de Sueldos – DDJJ).

• Mayor seguridad en la información: esto se debe a que el acceso al libro digital se realiza mediante una clave fiscal. Además se genera un perfil de usuario y se utiliza la firma digital. Por otro lado, se hacen constantes controles de consistencia de datos y el guardado de datos es altamente efectivo. 
• Cumplimiento de la normativa laboral regulada por el Ministerio de Producción y Trabajo.

Para los organismos estatales:

Gestión transparente derivada del Gobierno Electrónico: para aquellos organismos que se encargan de detectar la informalidad laboral, el libro de sueldos facilita la colaboración. 

Simplificación de los procedimientos y eficiencia en la utilización de los sistemas e información disponible.

Seguridad en el resguardo de información: la información del libro digital está completamente resguardada de forma digital y además se genera un registro único cada vez que se incorpora nueva información.

¿Qué es un sistema de liquidación de sueldos y cómo puede ayudarnos?

Liquidar sueldos puede insumir gran parte de nuestra actividad diaria, lo que acota el tiempo que podemos dedicarle a otras tareas en la empresa. Por ello resulta fundamental que al momento de decidir cómo liquidar los sueldos de nuestros empleados podamos llegar a tener en cuenta la posibilidad de utilizar un sistema de liquidación de sueldos.

Un sistema de liquidación de sueldos es una herramienta en la nube que permite liquidar haberes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Incluso, brinda la posibilidad de delegar esta tarea a otro miembro de nuestro equipo, ya que tendremos acceso desde cualquier dispositivo, y podríamos supervisarla en tiempo real, si así lo quisiéramos.

Esto nos permite simplificar nuestro trabajo en el día a día y agilizar la gestión contable en nuestra empresa. Por otra parte, las herramientas de administración que incluyen la opción de liquidar sueldos online nos permiten tener toda la información contable integrada, desde las facturas electrónicas, hasta los impuestos y también los haberes.

¿Por qué usar un sistema de liquidación de sueldos?

Si todavía no te convenciste de usar un sistema de liquidación de sueldos, a continuación te contamos cuáles son sus beneficios.

1 – Automatiza las tareas

Con la transformación digital también llegaron la automatización de los procesos. Antiguamente había muchas tareas como, por ejemplo, depositar un cheque en el banco, que no demandaban un conocimiento técnico específico, pero si nos quitaba bastante tiempo.

Ahora, gracias a diferentes herramientas, estas tareas se pueden realizar con más velocidad, sin necesidad de salir de tu casa y sin necesidad de contratar más recursos humanos. Por eso, utilizar un software de liquidación de sueldos es ideal para tu empresa si lo que querés es ahorrar tiempo y dinero.

2 – Personaliza la diversidad de datos

Cada sueldo es diferente ya que no todos los empleados ganan lo mismo ni tienen los mismos beneficios y descuentos. Es por eso que utilizar un software de liquidación de sueldos puede evitar que haya errores y simplificar esta ardua tarea. Además, ofrece la posibilidad de programar ese cálculo de manera personalizada.

3 – Es versátil y se adapta a cualquier tipo de negocio

Los sistemas de liquidación de sueldos son muy versátiles ya que pueden adaptarse a todo tipo de negocio y, al mismo tiempo, a los cambios normativos establecidos por los convenios, la ARCA y otros organismos.

4 – Procesa grandes volúmenes de información

Este tipo de software te permite abarcar mucho sin perder la calidad del trabajo ya que podrás liquidar la cantidad de sueldos que quieras. Vas a poder trabajar con la certeza de que todos los cálculos de liquidación van a ser personalizados, realizados con exactitud y van a estar de acuerdo con la legislación y convenios vigentes.  

5 – Organiza la información del trabajador y centraliza el histórico de liquidaciones

Los sistemas de liquidación de sueldos te permiten generar un informe histórico de todas las liquidaciones para presentar ante una fiscalización y también para resolver de forma rápida cualquier malentendido que pueda llegar a surgir sobre alguna liquidación en particular.

Además, estos softwares ayudan a que la información esté mejor organizada y de esta manera se pueda encontrar todo más fácilmente.

En conclusión

En este artículo no solo vimos qué es una liquidación de sueldos sino también cuál es su importancia tanto para los empleados como para los empleadores. También te enseñamos cómo liquidar sueldos de forma manual y cómo hacerlo de forma automatizada con un sistema de liquidación de sueldos. Si te quedó alguna duda o querés incorporar una plataforma de liquidación de sueldos online, te invitamos a conocer Xubio, la solución en la nube para tu negocio.

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