La contabilidad en la nube ofrece muchos beneficios para las empresas. A continuación vamos a contarte cómo funciona este servicio, qué tareas se pueden automatizar y cuáles son sus principales ventajas. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la contabilidad en la nube?
La contabilidad en línea hace referencia al uso de softwares de gestión empresarial y tecnologías digitales para registrar, controlar y analizar los ingresos, los gastos y el resto de las operaciones financieras y económicas de una compañía.
Anteriormente toda esta información se asentaba de forma manual en los libros contables de la organización o se cargaba en programas informáticos como Microsoft Excel, lo que requería de mucho trabajo. Hoy los sistemas contables permiten almacenar todos estos datos en la nube de una forma rápida y simple, y hacer un mejor seguimiento de los resultados.
Entre las principales características de estas soluciones se destacan su facilidad de uso, su portabilidad, su adaptabilidad a las necesidades específicas de la empresa, su seguridad y su integración con otros sistemas y plataformas.
A través de la contabilidad en la nube es posible gestionar las cuentas por pagar y cobrar, realizar la facturación, el cálculo de los impuestos y cumplir con los requisitos impositivos y legales, entre otras posibilidades. Esto mejora significativamente la eficiencia operativa, ahorrando tiempo y recursos, y facilita el trabajo de los empleados, que se ven liberados de tareas burocráticas y engorrosas.
¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?
Esta herramienta solo requiere de la elección de un software contable y una conexión a internet para funcionar. Su uso permite actualizar la información económica al instante con cada movimiento y realizar balances, informes de resultados, pronósticos y evaluaciones a futuro.
Todos estos datos se almacenan en servidores remotos, con sistemas de respaldo. De esta manera, los contadores y los responsables de los sectores financieros de la compañía pueden acceder a ellos desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a la red y trabajar en forma colaborativa sin importar el lugar en el que se encuentren.
En general, la contabilidad en la nube tiene una interfaz muy intuitiva y no hacen falta grandes conocimientos informáticos ni financieros para utilizarlos. La empresa solo paga por la suscripción al servicio y el proveedor se ocupa del alojamiento y la actualización del software.
Dentro de las operaciones que se pueden automatizar por esta vía se encuentran el registro de los costos y las ventas, la gestión de compras, la emisión y el envío de las facturas electrónicas, la administración del stock, la conciliación bancaria, la creación de presupuestos personalizados, la liquidación de los sueldos, los ajustes por inflación y el pago de los impuestos.
¿Por qué implementar la contabilidad en la nube?
La incorporación de esta herramienta corporativa ofrece muchos beneficios para las empresas.Dentro de las ventajas de la contabilidad en la nube se destacan:
Mejora la operatoria interna
Al automatizar procesos y agilizar la carga de los datos, el uso de estos softwares optimiza la eficiencia operativa y permite el acceso a información más precisa y actualizada. También reduce los errores humanos y mejora los mecanismos de control.
Todo esto genera un mayor orden interno y libera a los empleados de actividades burocráticas que demandan mucho tiempo, lo que mejora el clima laboral y reduce las posibilidades de que sufran el síndrome del burnout.
Optimiza la seguridad
La contabilidad en la nube evita la pérdida de información valiosa como consecuencia de posibles virus u otros problemas en los servidores locales. Además, al contar con la última tecnología en seguridad informática, su uso impide que personas no autorizadas accedan a datos confidenciales de la empresa.
Por otro lado, estas soluciones tienen la ventaja de que los proveedores son los que se ocupan de los backups, las licencias y las actualizaciones, lo que ayuda a ahorrar recursos.
Favorece el cumplimiento de las obligaciones
La contabilidad en línea también ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales, al incorporar herramientas integradas con la regulación vigente. Esto disminuye el riesgo de multas por demoras en los pagos o por infracciones en las normas impuestas por los organismos de control.
Facilita la administración del negocio
Al facilitar el acceso la información y almacenar todo en un solo lugar, la contabilidad en la nubefavorece el trabajo en equipo y la comunicación entre las distintas áreas. Esto redunda en una optimización de la administración del negocio y una mejor evaluación de los resultados.
Optimiza la atención
Otra de las ventajas de la contabilidad en la nube es la mejora en la gestión de los proveedores y en la atención de los clientes, como consecuencia de un procesamiento más eficiente y rápido de la facturación y de los pagos.
Integración con otras plataformas
Los sistemas contables favorecen la integración con otros servicios que operan en la nube, permitiendo la gestión de todos ellos desde un único lugar. Por ejemplo, Xubio se puede vincular con Mercado Libre, Mercado Shops, Mercado Pago, WooCommerce y Tiendanube. Además, gracias a una alianza con Interbanking, esta solución incorporó Open Finance, para automatizar las conciliaciones bancarias de sus clientes y conectar a más de 50 bancos de Argentina sin salir de la plataforma.
Reduce los gastos
Al eliminar las tareas duplicadas y la pérdida innecesaria de tiempo y de recursos, la contabilidad en la nube ayuda a disminuir los costos. Su uso también facilita la detección de problemas y gastos innecesarios, y reduce la necesidad de infraestructura y personal dedicados a las tareas administrativas, de mantenimiento y de soporte de los sistemas.
Mejora el control
Lo softwares de contabilidad en línea favorecen el control de las operaciones y el cumplimiento del presupuesto, ya que permiten acceder a toda la información financiera de la empresa en tiempo real, de una forma más rápida y segura. También mejoran los análisis y las previsiones a futuro, facilitando la toma de decisiones.
Por otro lado, el uso de estas herramientas simplifica el control de los inventarios, lo que garantiza que la empresa tenga suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda de sus clientes y reduce los costos de almacenamiento.
¿Cómo elegir un software de contabilidad en la nube para tu negocio?
Al momento de optar por un sistema de contabilidad en línea hay que tener en cuenta algunos puntos esenciales. Uno de los principales es que sea fácil de usar y tenga una interfaz amigable. Para ello, muchos softwares ofrecen planes gratuitos que permiten familiarizarse con la herramienta, conocer sus virtudes y detectar si realmente son útiles o no para la empresa.
Por otro lado, también es importante comparar las funcionalidades y ver qué servicios incluyen, para garantizar que disponen de todo lo que el emprendimiento necesita. Xubio, por ejemplo, además de contabilidad en la nube y la emisión de facturas electrónicas, permite el envío de presupuestos personalizados, el control del stock de mercaderías, el manejo de las cuentas a cobrar, la liquidación de sueldos, los ajustes por inflación automáticos, el cálculo de los impuestos y la gestión de reportes de ventas y datos financieros.
Otro elemento a considerar es la escalabilidad y las posibilidades de crecimiento. Muchas de estas soluciones cuentan con actualizaciones constantes y ofrecen distintos tipos de planes, que se adaptan al momento específico de cada compañía, pudiendo aumentar su capacidad o disminuirla en caso de necesidad.
Además, hay que tener en cuenta si el proveedor brinda soporte técnico las 24 horas del día, canales de capacitación gratuitos, centros de ayuda e instructivos que faciliten el manejo de las herramientas disponibles.
Por último, es importante comparar el precio de los planes, ver si exigen un período mínimo de permanencia y si se cobran cargos extras por actualizaciones, licencias o mantenimientos. Como diferenciador, Xubio incluye todos sus servicios en los pagos mensuales, sin costos adicionales ni contratos, y es posible cancelar su suscripción en todo momento cuando el cliente quiera.
Esta solución en la nube también ofrece una prueba gratis de 14 días para cualquiera de sus planes –básico, estándar, avanzado y pro- y cuenta con una opción sin costo para empresas. Esta última no tiene límites de tiempo e incluye la emisión de 10 comprobantes de venta y de compra por mes, ajuste por inflación y la posibilidad de usar la app móvil, entre otras funcionalidades.
En conclusión
La implementación de la contabilidad en la nube es clave para agilizar las operaciones de una compañía, mejorar su eficiencia operativa y mantener su estructura competitiva. Entre otras ventajas, la misma permite registrar y controlar todas sus actividades financieras en un solo lugar, facilita el acceso a la información y elimina las tareas burocráticas y repetitivas que demandan de tiempo y recursos.
Si te gustó este artículo, te invitamos a calificarlo y a compartirlo en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión para tu negocio, te recomendamos ingresar al sitio web de Xubio y conocer todo lo que tenemos para ofrecerte.
