Cómo hacer un control de stock sin programas.

Una buena gestión de control de stock es clave para el buen cumplimiento hacia los clientes en tiempo y forma. Permite mejorar la relación con los proveedores al conocer mejor los volúmenes de compra y frecuencia, y favorece la planificación de las acciones de marketing. En el comercio electrónico una gestión eficiente del stock es esencial para el éxito.

Vender un producto que no se tiene en stock o no se puede entregar compromete seriamente la relación de confianza con el consumidor y la reputación. Será crucial a tal fin, contar con herramientas como un ERP o un software de gestión que actualice de forma automática los niveles de inventario según los compromisos de entrega por ventas que se realicen por cualquiera de los canales de ventas, o las compras.

En cualquier momento y en cualquier lugar, los sistemas de contabilidad en línea permiten flexibilidad y eficiencia.

Qué es un control de stock y sus beneficios.

La gestión y control de stock consiste en determinar el nivel de existencia de los productos o bienes que posee una empresa en un determinado momento. Realizar una buena gestión y  control de inventario permite:

Qué es un control de stock y sus beneficios.

La gestión y control de stock consiste en determinar el nivel de existencia de los productos o bienes que posee una empresa en un determinado momento. Realizar una buena gestión y  control de inventario permite:

  • Conocer el nivel real de existencias en sucursales y depósitos: Al constatar las existencias reales en un conteo, pueden surgir diferencias con lo contabilizado. La mercadería puede sufrir desgaste o roturas que significarán  realizar un ajuste de stock por las diferencias de inventario detectadas.
  • Promocionar aquellos productos que requieren un egreso más rápido: Ya sea porque sufrieron algún deterioro o tienen un vencimiento más próximo. No detectar dicho estado y entregar la mercadería en tales condiciones puede generar inconvenientes en la relación con el cliente. Ofrecer estos productos con un precio rebajado es una muy buena opción.
  • Promover acciones de marketing para productos con poco movimiento: Al conocer cuáles son los productos estoqueados o que tienen muy baja rotación se puede planificar acciones para motivar a su compra o consumo.
  • Contabilizar las pérdidas correctamente: Llevar un exacto control de pérdidas por la mercadería que se encuentra físicamente en mal estado o vencida.
  • Tener el producto disponible para el cliente: Los faltantes de mercadería implican no tener el producto disponible en tiempo y forma para el cliente.
  • Planificar la gestión de compras de forma eficiente: Conocer la capacidad de almacenamiento, los costos de logística y de almacenamiento permite reducir costos.
  • Reducir robos internos y externos: Crear un ambiente de control es un mecanismo disuasivo de este tipo de conductas.
  • Mejorar la relación con los proveedores: Al conocer la frecuencia de compra y los volúmenes es posible negociar con los proveedores bonificaciones o compromisos de compra a futuro.
  • Conocer los productos con mayor rendimiento: Algunos productos pueden presentar una demanda mayor en ciertos períodos, por ejemplo en ciertas fechas festivas, o épocas del año.

Aunque muchas empresas practican un control de stock una vez al año junto al cierre contable, dicha frecuencia hace perder muchas de las ventajas mencionadas. Los conteos cíclicos, programados o no, son recomendables.

Ventajas de hacerlo sin programas.

Existen múltiples ventajas de realizar un control de stock. Pero es indispensable que esa información esté al alcance de forma rápida, organizada y por sobre todo actualizada. Si bien existen diversos softwares para poder hacer esto, todos tienen algo negativo en común: la información queda almacenada sólo en la pc donde está instalado dicho programa.

Entre estos programas, encontramos el propio Excel, que si bien puede ayudarnos en la organización, al momento de guardar el archivo quedará siempre en una PC. Y si lo duplicamos en dispositivos de almacenaje o en otras PC, tendremos distintas versiones de un mismo archivo y nunca sabremos cual es el más actualizado.

Las soluciones de gestión en la nube, por su parte, nos permiten contar con toda la información de forma centralizada en un solo lugar. Pero éste no es el único beneficio. La otra gran ventaja es que podremos abrirlo desde cualquier dispositivo, sea una tablet, celular o PC y con información actualizada. Y si de forma simultánea se están ingresando operaciones,  se podrá ver dichos ingresos en tiempo real.

La era del papel llegó a su fin y las tecnologías 3.0 lograron desterrar a las computadoras y que reinen los smartphones.

Métodos de valuación de Inventario.

Hay diversos métodos de evaluación de inventario. Cada uno de ellos tiene la finalidad de controlar y evaluar el costo y el flujo de toda la mercadería. Es importante destacar, que la información que estos métodos brindan, son de vital importancia para la toma de decisiones contables y administrativas dentro de la empresa. Dependiendo del tipo de mercaderías o actividad, las fluctuaciones de los precios, u otros factores podremos elegir uno u otro.

Los métodos más conocidos son:

PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas). Bajo este procedimiento, se tomará en cuenta el costo de la mercadería o materia prima que ingresó primero, será también la primera en venderse o en utilizarse para la producción.

UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas). Utilizando este método, se tomará el costo de la última mercadería o materia prima que ingresó será la primera en venderse o utilizarse para la producción.

PPP (Precio Promedio Ponderado). Éste método recomienda utilizar un precio promedio de los distintos costos de mercadería o de la materia prima que fueron ingresando en diferentes momentos.

Ahorrar costos y vender más, son los dos objetivos principales de un control de inventario. Para una buena gestión y control de stock será recomendable aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología. Así se podrá contar con información actualizada, sin margen de error y eficiente que contribuya a la toma de decisiones.

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