Cómo hacer un control de stock sin programas

para qué sirve hacer un control de stock

En este artículo te vamos a contar todo sobre el control de stock: ¿qué es? ¿Para que sirve? ¿Por qué realizarlo? ¿Cuáles son los diferentes métodos de control de inventario? ¿Por qué es conveniente realizarlo sin programas? Te respondemos estas preguntas y muchas más. ¡Seguí leyendo!

 

¿Qué es un control de stock?

 

La gestión y control de stock consiste en determinar el nivel de existencia de los productos o bienes que posee una empresa en un determinado momento. Su objetivo es asegurarle al cliente que el producto que compró se le va a ser entregado en tiempo y forma. 

Es importante mencionar que mantener un stock controlado no es nada fácil ya que requiere una exhaustiva inspección sobre la salida y entrada de mercadería.

En otras palabras, cuando hablamos de control de inventarios, hablamos de un conjunto de normas de gestión y organización sobre las mercaderías que existen en un almacén.  La idea es elaborar un balance de los productos que se venden y los que se compran con el objetivo de saber a ciencia cierta qué cantidad de productos hay disponibles para vender.

¿Para qué sirve hacer un control del inventario?

 

Una buena gestión de control de stock es clave para el buen cumplimiento hacia los clientes en tiempo y forma. Permite mejorar la relación con los proveedores al conocer mejor los volúmenes de compra y frecuencia, y favorece la planificación de las acciones de marketing. En el comercio electrónico una gestión eficiente del stock es esencial para el éxito.

Vender un producto que no se tiene en stock o no se puede entregar compromete seriamente la relación de confianza con el consumidor y la reputación. Será crucial a tal fin, contar con herramientas como un ERP o un software de gestión que actualice de forma automática los niveles de inventario según los compromisos de entrega por ventas que se realicen por cualquiera de los canales de ventas, o las compras.

 

¿Cuáles son los beneficios de realizar un control de stock?

 

A continuación te vamos a contar algunos de los beneficios que tiene realizar un control de inventario:

 

Conocer el nivel real de existencias en sucursales y depósitos

 

Realizar un control de stock permite saber qué productos realmente están en condiciones para ser vendidos. Cuando se constata las existencias reales en un conteo, pueden surgir diferencias con lo contabilizo ya que puede haber mercadería que presente roturas o desgastes. Por lo tanto, es probable que tengas que realizar un ajuste de stock por las diferencias de inventario detectadas.

 

Promocionar aquellos productos que requieren un egreso más rápido

 

Muchas veces pasa que hay productos que sufrieron un mínimo deterioro o tienen un vencimiento próximo. No detectar este estado y entregar la mercadería en tales condiciones puede generar inconvenientes en la relación con el cliente. Hacer un control de stock puede evitar llegar hasta estas situaciones y brinda la posibilidad de ofrecer estos productos con un precio rebajado.   

 

Promover acciones de marketing para productos con poco movimiento

 

Este punto va de la mano con el anterior. Cuando se conoce cuáles son los productos que tienen algún tipo de deterioro, o simplemente tienen poca rotación, se pueden planificar acciones de marketing para motivar su compra o consumo a un precio menor.

 

Contabilizar las pérdidas correctamente

 

Como vimos anteriormente, el no llevar una buena gestión y control de la mercadería puede hacer que haya productos en mal estado que no se pueden vender ni a un precio promocional. Por lo tanto, realizar un control de stock regularmente permite que se sepa a ciencia cierta la cantidad de pérdidas generadas.

En cualquier momento y en cualquier lugar, los sistemas de contabilidad en línea permiten flexibilidad y eficiencia.

Evitar clientes descontentos

 

Lo último que queremos es tener clientes descontentos. Es por eso que lo ideal es tener siempre un stock de seguridad que permita satisfacer a los clientes sin retrasos y evitar quedar desabastecido por un posible incremento inesperado de las ventas.

Para esto recordá que los faltantes de mercadería implican no tener el producto disponible en tiempo y forma para el cliente.

 

Planificar la gestión de compras de forma eficiente

 

Conocer la capacidad de almacenamiento, los costos de logística y de almacenamiento permite reducir costos.

 

Reducir robos internos y externos

 

Lamentablemente, el descontrol del stock facilita al robo hormiga, de empleados o de clientes. Esto puede tener un impacto importante sobre las utilidades finales. Crear un ambiente de control es un mecanismo disuasivo de este tipo de conductas.

 

Mejorar la relación con los proveedores

 

Al conocer la frecuencia de compra y los volúmenes es posible negociar con los proveedores bonificaciones o compromisos de compra a futuro.

 

Conocer los productos con mayor rendimiento

 

Algunos productos pueden presentar una demanda mayor en ciertos períodos, por ejemplo, en ciertas fechas festivas, o épocas del año. Por lo tanto, conocer el inventario te da la posibilidad de planificar todo con más tiempo para esas fechas.

Aunque muchas empresas practican un control de stock una vez al año junto al cierre contable, dicha frecuencia hace perder muchas de las ventajas mencionadas. Los conteos cíclicos, programados o no, son recomendables.

 

La era del papel llegó a su fin y las tecnologías 3.0 lograron desterrar a las computadoras y que reinen los smartphones.

Métodos de valuación de Inventario

 

Hay diversos métodos de valuación de inventario. Cada uno de ellos tiene la finalidad de controlar y evaluar el costo y el flujo de toda la mercadería. Es importante destacar, que la información que estos métodos brindan, son de vital importancia para la toma de decisiones contables y administrativas dentro de la empresa. Dependiendo del tipo de mercaderías o actividad, las fluctuaciones de los precios, u otros factores podremos elegir uno u otro.

Los métodos más conocidos son:

 

PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas)

 

En este procedimiento, los primeros artículos en venderse son aquellos que se fabricaron o se compraron primero. Es decir, los artículos “más antiguos” son los que se venden primero. Este método suele usarse con gran frecuencia, ya que de esta manera la empresa tiene un mejor flujo de los productos que entran y salen de sus almacenes.

La ventaja de este método es que, al ser un método objetivo, se apega más a los costos adquisitivos que los otros métodos. El punto negativo de este tipo de valuación es que, conservar en stock las últimas adquisiciones en un entorno inflacionista significa que son las más caras, por lo que conlleva una mayor carga tributaria.

 

UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas)

 

Con este método de valuación de inventarios, lo último en fabricarse o ser adquirido por la empresa es lo primero que debe ser vendido. Cuando los precios de los bienes aumentan, el costo de los bienes vendidos en este método es más alto y el saldo del inventario final es relativamente más bajo.

La ventaja de este método es que, al vender el precio más reciente de compra, el margen de pérdida está disminuido. Esto se debe a que por lo general la tendencia de los costos es en alza.

Como desventaja, esta valuación de inventario puede ser más laboriosa ya que existe un control más minucioso de cada línea de producto. Además, según las Normas Internacionales de Información Financiera, el uso de UEPS no permite realizar una correcta vinculación de los costos e ingresos dejando un inventario final valorado o incluso obsoleto.

 

PPP (Precio Promedio Ponderado)

 

Este método consiste en sumar el costo total de las unidades en existencia y dividirlo entre el número de unidades para obtener un precio promedio. Su objetivo es poder estabilizar las probables fluctuaciones de los precios. Se recomienda utilizar este método cuando la empresa no tiene muchas variaciones en su inventario.

Este método tiene a favor que su aplicación es muy fácil y presenta una utilidad razonable al promediar los costos antiguos y actuales.

Como punto negativo, encontramos que no permite llevar un control detallado del costo de las mercancías entrantes y salientes.

 

control de stock

¿Cómo llevar el control de stock de forma eficiente?

Ahora que ya sabés qué es un control de stock, para qué sirve y cuáles son su beneficios, te vamos a contar cuál es la mejor manera de realizarlo de forma eficiente.

Conocé tus productos

Saber qué productos vendés y poder identificarlos es una parte muy importante en la gestión del stock. Esto se debe a que localizar un artículo de forma rápida, puede hacer que ahorres mucho tiempo. Para esto realizá un etiquetado eficiente y preciso para ubicar cada mercancía sin ningún tipo de errores.

Anticipate

A lo largo del año hay muchas fechas importantes para los comercios como, por ejemplo, el día del padre, el día de la madre, el día del niño, Navidad, entre otros. Anticiparte a la necesidad que tendrán los clientes en estas temporadas, hará que aumentes tus ventas de forma significativa ya que tendrás stocks suficientes para responder a tu demanda de mercado.

Generá un equilibrio

Es importante que puedas lograr un buen equilibrio entre tus ventas y tus gastos. De esta forma podrás conseguir una mayor liquidez y mejorar el flujo de caja.

Sé una persona atenta

Si bien puede ser algo difícil al comienzo, es importante que tengas conocimiento de cualquier momento del inventario porque de esta manera te será más fácil detectar las inconsistencias en el inventario.

Clasificá las existencias

Es necesario realizar una clasificación de las existencias para entender qué lugar ocupan en el almacen y qué importancia tiene cada una de ellas.

Las existencias se pueden clasificar en:

  • Materias primas: son aquellas utilizadas para fabricar el producto.
  • Envases y embalajes:  son necesarios para el transporte de los productos de manera eficiente.
  • Materiales obsoletos: aquellos que ya no pueden venderse ni reutilizarse para realizar un producto nuevo.
  • Producto terminado: es aquel que ya se encuentra listo para ser entregado a los clientes.

Todos estos tipos de productos ocupan un lugar en el almacén. Por eso es muy necesario saber cuál de ellos tenemos ya que no solo ocupan lugar, sino que pueden hacernos perder dinero.

tipos de valuación de inventario

Elegí un sistema de clasificación

Una vez que hayas clasificado tus existencias según el tipo de producto que es, te toca elegir un sistema de clasificación. Este puede ser:

  • Sistema ABC: a través de este sistema se clasifican las existencias según la relevancia que tienen dentro del almacén. Por ejemplo, las existencias del tipo A son las más importantes y también las menos abundantes. Las del tipo B y C son las que poseen un valor menos, pero hay una mayor cantidad de stock. Con este tipo de clasificación vas a poder definir las existencias por su valor de menor a mayor.
  • Sistema PMP: con este tipio de sistema se intenta saber cuánta cantidad de un producto se debe fabricar en función de los pedidos medios que hay en una empresa. Es decir, se trata de prever a futuro cuál será la necesidad de producción de la empresa para intentar optimizar al máximo el proceso de producción.
  • Sistema Just in time: con este sistema lo que se busca es optimizar al máximo la producción para que se fabrique únicamente el producto necesario para cada pedido. Como es un sistema arriesgado, solo suele funcionar con determinados productos como, por ejemplo, la fabricación de vehículos.

Definir los momentos claves en el stock de la empresa

Hay tres momentos clave en el stock de una empresa:

  • Stock máximo: es la mayor cantidad de existencia que una empresa puede tener. Es importante que una empresa nunca llegue a este punto ya que los pueden dispararse y esto puede crear un problema.
  • Stock mínimo o de seguridad: acá la empresa tiene las materias primas y el producto terminado justo para no romper el punto de stock. Tener este tipo de stock también es arriesgado ya que hay un riesgo de no poder hacer frente a pedidos inesperados. Por eso, aunque haya un ahorro de costes de almacenaje, puede generar un gasto a futuro.
  • Punto de pedido: cuando nos encontramos en esta situación es necesario reaprovisionar el almacén, pero teniendo en cuenta los tiempos que puede tardar la llegada de materias primas y el proceso de fabricación. Es importante controlar este punto porque sino es posible que no se llegue a cumplir a tiempo con los pedidos.

 

Elegí un software de gestión

Un software de gestión facilita la gestión y control de stock. Solo hay que realizar un inventario físico para luego pasarlo a la herramienta digital. Luego, las entradas y salidas que se realicen se contabilizarán de forma automática e incluso te avisará cuando quede poca disponibilidad de algún artículo concreto.

Poseer un sistema de gestión reduce los errores en la gestión de pedidos ya que mantendrá toda actualizada la información en tiempo real.

cómo hacer un control de stock

¿Cuáles son las ventajas de realizar un control stock sin Excel?

En el último ítem del apartado anterior mencionamos que para tener un buen control del stock hace falta obtener un software de gestión. ¿El Excel no me sirve? Seguramente se estén preguntando. La respuesta es sí, pero a continuación te vamos a contar por qué es más conveniente hacerlo fuera de este tipo de programas.

Es indispensable que la información que se obtenga al realizar el control de inventario esté al alcance de forma rápida, organizada y por sobre todo actualizada. Cuando utilizamos el Excel o algún programa similar, la información solo queda almacenada en la PC, donde está instalado este programa. Esto sin dudas es un punto en contra porque, además, si el documento se duplica para abrirse en diferentes computadoras, tendremos distintas versiones de un mismo archivo y nunca sabremos cuál es el que está actualizado.

Las soluciones de gestión en la nube, por su parte, nos permiten contar con toda la información de forma centralizada en un solo lugar. Pero éste no es el único beneficio. La otra gran ventaja es que podremos abrirlo desde cualquier dispositivo, sea una tablet, celular o PC y con información actualizada. Y si de forma simultánea se están ingresando operaciones, se podrá ver dichos ingresos en tiempo real.

 

¿Por qué realizar el control de stock con Xubio?

Xubio te permite realizar la gestión y control de stock en la nube. Esto implica que podrás ver actualizado tu inventario en tiempo real cuando quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo.

Por otro lado, en Xubio utilizamos el método de últimas entradas / primeras salidas para la valuación del stock. Como vimos anteriormente, este método permite que el margen de la pérdida que se da por la inflación, se vea disminuido.

Por otro lado, el control de stock de Xubio permite actualizar tu inventario muy fácilmente.

En conclusión

Ahorrar costos y vender más, son los dos objetivos principales de un control de inventario. Para una buena gestión y control de stock será recomendable aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología. Así podrás contar con información actualizada, sin margen de error y eficiente que contribuya a la toma de decisiones. Si te quedó alguna duda sobre este tema o querés comenzar a gestionar tu inventario en la nube, te recomendamos que ingreses a Xubio.com.

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