La crisis del Covid-19, con sus consecuencias sociales, políticas y económicas, ha sido un catalizador de muchas transformaciones a nivel empresarial. El confinamiento social obligatorio impulsó la adopción del teletrabajo y por tanto, la necesidad de administrar las operaciones de forma remota.
Este nuevo paradigma de gestión implica optar por soluciones para gestionar todos los procesos, incluyendo la Contabilidad, de forma segura, eficiente y colaborativa.
La Contabilidad antes y después del Covid-19
La Contabilidad digital, un aspecto clave en la gestión empresarial remota, ya estaba pisando fuerte en los últimos años. Un antecedente importante fue la introducción de la factura electrónica – ahora popularizada – a mediados de la década del ‘90. La facturación digital colaboró para mejorar la eficiencia recaudatoria y promover una mayor transparencia tributaria, reduciendo la evasión fiscal. La implementación de la rúbrica de documentación laboral en forma digital fue otro paso importante hacia los procesos contables digitales. En la ciudad de Buenos Aires, por ejemplo, a partir del 2018, el Libro de Sueldos pasó a ser algo del pasado. Progresivamente, las empresas medianas y pequeñas empezaron a sopesar los beneficios de la Contabilidad digital.
Con la pandemia del Covid-19 y la extensión del confinamiento obligatorio, la demanda de asesoramiento contable creció exponencialmente. Las empresas buscan un acompañamiento constante de los profesionales para lidiar con sus obligaciones tributarias en un escenario de endeudamiento e incertidumbre.
El rol del E-commerce en la digitalización
Otro factor que impulsa la digitalización de la Contabilidad es el cambio radical en los patrones de consumo. Con la prolongación de las medidas de confinamiento obligatorio, se produjo una dramática caída de la circulación en los espacios de comercio habitual . Según un informe de CEPAL, al inicio de la cuarentena, la concurrencia a locales y comercios de productos no-esenciales cayó un 75%; en el caso de farmacias y locales de venta de alimentos, la caída fue del 51%.
Sin embargo, esta parálisis en los espacios de comercio físico fue compensada por una intensa actividad en el mundo virtual. Entre el primer y segundo trimestre del 2020, el uso de las soluciones de teletrabajo se incrementó un 324% y la educación online creció más del 60%. Por otro lado, la oportunidad de mantenerse a flote y crecer a través del E-commerce forzó a las empresas a transformar sus operaciones y digitalizarse en tiempo récord.
CEPAL acaba de publicar un interesante informe, Universalizar el acceso a tecnologías digitales para enfrentar los efectos del Covid-19, con datos contundentes. Si se compara el número de nuevos sitios web empresariales del primer cuatrimestre del 2020 versus el mismo período del 2018 y del 2019, los porcentajes de crecimiento mensual son exorbitantes: Brasil lidera la tendencia con un salto cercano al 1000%; le sigue México, con un +700%; Colombia, +300% y Chile, +70%.
Desde los gobiernos y asociaciones civiles han surgido muchas iniciativas para acompañar y asesorar a las PyMES en este proceso de digitalización. Por ejemplo, en la Argentina, la Red de Asistencia digital para PyMES recientemente publicó un Catálogo de Servicios para la digitalización, con un extenso abanico de opciones para todos los rubros y áreas de negocio. Migrar hacia un entorno digital requiere de una sinergia entre los distintos sectores de una empresa. Y la Contabilidad es clave, para seguir el pulso del estado financiero de una organización.
Beneficios de la Contabilidad digital
La migración de la Contabilidad a un entorno 100% digital ofrece muchos beneficios, que se han potenciado con la pandemia del Covid-19. Estos se pueden sintetizar en cuatro palabras: disponibilidad, integración, colaboración, agilidad.
- Disponibilidad de datos: los estados financieros y contables están disponibles desde cualquier dispositivo y lugar, con una simple conexión a Internet.
- Integración de procesos empresariales: ventas, inventarios, entregas, cobranzas, estado de deuda de clientes, facturación, carga de impuestos, entre otros, pueden integrarse y monitorearse. Esto permite un seguimiento de todas las operaciones en tiempo real.
- Colaboración: las soluciones de Contabilidad en línea permiten un trabajo colaborativo de todos los sectores de una organización. Por ejemplo, un administrativo puede cargar la facturación y luego el contador controla o carga los impuestos. El analista financiero puede hacer un seguimiento de todas las variables e indicadores del negocio. Las presentaciones y declaraciones juradas se realizan de una forma rápida y efectiva: con un click se accede al estado actual de los pasivos y activos de una empresa, con información certera.
- Agilidad: se ahorra tiempo, al evitar la carga manual de datos y liberar al personal de ciertas tareas repetitivas. Además, la disponibilidad de información en tiempo real permite tomar decisiones estratégicas de una forma más rápida.
Opciones para sumarse a la Contabilidad digital
Hay muchas soluciones contables digitales en el mercado y su viabilidad y costo dependen del tamaño y tipo de empresa. Un ERP (Enterprise Resource Planning) integra todo el flujo empresarial pero requiere de infraestructura, mantenimiento y de la compra de licencias, dependiendo de los módulos que uno quiera utilizar. Por otro lado, para operar un ERP los usuarios deben pasar por un arduo proceso de capacitación, que resulta complejo de llevar adelante en la era Covid-19.
Esto explica por qué la pandemia del Covid-19 ha desatado un boom de las soluciones de Contabilidad en línea bajo el modelo conocido como SaaS (Software as a Service, software como servicio). Se trata de softwares alojados en la Nube, a los que se puede acceder con una simple conexión de Internet, mediante el pago de una suscripción. No requieren de infraestructura ni licencias. Evitan asumir costos de mantenimiento, pues estos gastos corren por cuenta del proveedor del servicio.
En general son plataformas con interfaces muy intuitivas, que requieren de una mínima capacitación para comenzar a utilizarlas. Cuentan con tutoriales, para que los usuarios puedan aprender a manejar el sistema de forma autónoma. De todos modos, siempre hay un equipo de soporte para resolver cualquier eventualidad.
Con la pandemia de Covid-19, la digitalización empresarial de la Contabilidad dejó de ser una opción, para convertirse en una necesidad. Además de acompañar el cambio hacia un modelo de trabajo remoto y colaborativo, permite explorar nuevas oportunidades de negocio. Una condición necesaria para mantenerse a flote y crecer, mientras la economía se reacomoda de un modo que todavía no podemos vislumbrar.
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