Muchas compañías no tienen en cuenta los costos de ventas generados durante la fabricación y comercialización de sus productos y servicios. Sin embargo, su gestión es clave para reducir los gastos, optimizar la productividad y tomar mejores decisiones operativas.
En este artículo vamos a explicarte en qué consisten, cómo calcularlos, los tipos que hay y cuál es la mejor forma de reducirlos. ¡Seguí leyendo!
¿Qué son los costos de ventas?
Los costos de ventas son una métrica financiera que contempla a todos los desembolsos generados durante la producción, la distribución y la comercialización de un bien o servicio.
De esta manera, incluyen a todos los gastos realizados por la compañía para que el cliente final reciba un producto. Esto va desde la compra de los materiales de fabricación y la mano de obra, hasta las erogaciones generadas por las tareas de divulgación, almacenamiento y logística.
Se trata de un indicador clave para mejorar la rentabilidad y maximizar las ganancias, ya que permite saber con precisión la inversión real que necesita una empresa para comercializar un artículo determinado.
En general, los costos de ventas aumentan o disminuyen en función de los niveles de producción, aunque hay algunos ítems que no dependen de ellos.
¿Por qué es necesario conocer los costos de ventas?
Analizar estos desembolsos ayuda a calcular con exactitud el precio de venta unitario de cada uno de los productos y servicios, de modo que quede un saldo económico favorable tras su comercialización.
También es útil para planificar las inversiones, elaborar presupuestos más ajustados y tomar mejores decisiones estratégicas. En especial en todo lo relacionado a la optimización de los procesos, las políticas de compras y la gestión de los proveedores y los inventarios.
Por otro lado, conocer los costos de ventas facilita la asignación de los recursos disponibles y ofrece una mayor flexibilidad para responder a situaciones imprevistas. Además, permite un mayor control de los gastos y determinar cuáles son los artículos más rentables y aquellos que no dan ganancia.
Por último, su evaluación es vital para fijar metas de comercialización apropiadas, que posibiliten cubrir los egresos de dinero y garantizar una supervivencia a largo plazo del negocio.
Tipos de costos de ventas
A la hora de analizar esta métrica financiera, es importante tener en cuenta que existen diferentes tipos de costos de ventas. Estos se dividen en:
- Costos de ventas fijos: son aquellos que se mantienen constantes en el tiempo y no varían en función de las operaciones. Por ejemplo, los gastos en el alquiler de oficinas, talleres o depósitos, los salarios de los empleados o la cuota mensual de la plataforma de ecommerce.
- Costos de ventas variables: son aquellos que cambian de acuerdo a la cantidad de unidades producidas y los artículos comercializados. Por ejemplo, la compra de materias primas, los desembolsos en almacenamiento y en estrategias de marketing, las comisiones otorgadas a los vendedores y los gastos relacionados con el transporte y la distribución de las mercaderías.
- Costos de ventas únicos: son los que se dan solo una vez, como los que provienen de la adquisición de un vehículo o de una maquinaria determinada.
- Costos de ventas indirectos: son aquellos que no están relacionados específicamente con los procesos de fabricación y comercialización, pero que son necesarios para el correcto funcionamiento de las operaciones. Por ejemplo, las erogaciones derivadas de la capacitación del personal y el pago de seguros, permisos o licencias.
¿Cómo se calculan los costos de ventas?
Existen diferentes maneras de calcular los costos de ventas, las cuales varían en función del tipo de emprendimiento. Por ejemplo, en el caso de comercios y compañías de servicios, se usa la siguiente fórmula:
Costos de ventas = inventario inicial + inventario adquirido – inventario final.
El inventario inicial incluye a todos los bienes y productos con los que cuenta la empresa al iniciar el período contable analizado. Es decir, a los activos del negocio.
En tanto, el adquirido contempla aquellos bienes que fueron comprados durante el ciclo, mientras que el final hace referencia a los artículos que quedaron sin vender una vez terminado el mismo.
De esta manera, supongamos que una compañía dispone de un inventario inicial de $1.000 en mercadería, adquiere más por un valor de $300 durante el período y cierra con un stock final de $600. En este caso el costo de ventas es de $700 (1.000 + 300 – 600 = 700).
Por otro lado, para los negocios que se dedican a la fabricación de productos, la fórmula utilizada es la siguiente:
Costos de ventas = inventario inicial + gastos totales de fabricación – inventario final.
Dentro de los gastos totales de fabricación se incluyen las compras de materias primas, los desembolsos en mano de obra –los sueldos del personal– y los costos operacionales, como el valor de las maquinarias, el pago de los servicios, el almacenaje y el transporte de las mercaderías.
¿Cómo reducir los costos de ventas?
Hay muchas acciones que se pueden implementar para disminuir los costos de ventas. Entre las principales se encuentran:
Mejorar la eficiencia operativa
Mediante la puesta en funcionamiento de políticas de mejora continua y la estandarización de procesos es posible optimizar los parámetros de producción y las tareas de distribución y logística.
Esto permite fijar patrones de funcionamiento y evitar las tareas duplicadas y la burocracia interna, entre otros inconvenientes que generan gastos innecesarios.
Por otro lado, la realización de un mapa de flujo de valor o VSM ayuda a tener una visión más clara de los procesos y facilita la eliminación de todos aquellos que no generan una contribución concreta al negocio.
Controlar la administración financiera
Una buena administración financiera permite planificar el presupuesto de forma más adecuada y hacer un seguimiento de las principales variables económicas de una compañía, incluidos sus gastos.
De esta manera, mediante una contabilidad de costos eficiente, es posible contar con información confiable sobre todas las erogaciones realizadas, mejorar las operaciones y ahorrar dinero.
Esta tarea incluye un análisis profundo de la gestión de compras y la política de contratación de proveedores, entre otros rubros importantes.
Incorporar nueva tecnología
La automatización y la digitalización de procesos disminuyen las fallas de funcionamiento, los errores humanos y el uso indebido de tiempo y recursos.
Así, la incorporación de nuevas tecnologías simplifica los flujos de trabajo y mejora la productividad, al eliminar las tareas manuales y repetitivas. Todo esto redunda en un ahorro de costos de ventas, sin sacrificar la calidad de los productos.
Planificar las acciones
Trazar un plan de negocios ayuda a conocer la situación real de un emprendimiento y determinar los pasos seguir para alcanzar las metas fijadas.
Entre otras ventajas, su diseño permite definir prioridades, asignar recursos de manera más eficiente y anticiparse a los posibles escenarios adversos.
Por ejemplo, un análisis de costo beneficio facilita la toma de decisiones y evita el despilfarro de dinero, al establecer si un proyecto es viable o no desde el punto de vista económico. De esta manera, se minimizan los riesgos y se aprovechan al máximo las inversiones.
Optimizar la gestión del inventario
Un adecuado control del stock también ayuda a bajar los costos de ventas, al reducir los gastos de almacenamiento y evitar la superpoblación del inventario y el deterioro de la mercadería.
Esto permite un uso más eficiente de las instalaciones y planificar la compra de materias primas y otros bienes con antelación, lo que ayuda a obtener mejores precios.
Además, una correcta gestión de los almacenes disminuye las tareas de manipulación y transporte dentro de los depósitos, y reduce el uso de mano de obra y los plazos de entrega de los productos.
Sumar un software de gestión empresarial
Los sistemas de gestión empresarial ofrecen el acceso a información confiable y actualizada al instante sobre las operaciones de la compañía. Además, permiten realizar simulaciones, predicciones, proyecciones y cálculos de resultados de una forma rápida y sencilla.
Xubio, por ejemplo, es una solución que envía presupuestos personalizados y ofrece reportes de ventas por cliente y por producto. Sus servicios incluyen contabilidad en línea, facturación electrónica, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos y control del inventario en la nube, el cual se actualiza con cada compra.
Su uso no solo agiliza las operaciones y simplifica los procesos, sino que permite que los empleados se dediquen full time a tareas propias del negocio. Esto genera un ahorro de costos importante que mejora la rentabilidad.
En conclusión
Conocer los costos de ventas es vital para optimizar los procesos de comercialización y organizar las finanzas. Además, su análisis ayuda a tomar mejores decisiones estratégicas y reducir los gastos innecesarios.
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