El forecast de ventas es una herramienta ideal para planificar las campañas de marketing con mayor precisión, optimizar las operaciones y evitar los imprevistos en la demanda.
A continuación vamos contarte qué es, para qué sirve, los tipos que hay y cómo hacer uno paso a paso. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es el forecast de ventas?
El forecast de ventas es una proyección de los ingresos futuros que una empresa estima conseguir en un periodo de tiempo determinado, por ejemplo un mes, un semestre o un año.
Se elabora a partir del análisis de datos históricos, las tendencias actuales del mercado, las actividades de la competencia, las estrategias de marketing a implementar y las opiniones de especialistas, entre otros factores importantes.
También conocida como pronóstico de ventas, esta herramienta es vital para planificar el presupuesto, organizar las finanzas y tomar mejores decisiones relacionadas con el manejo del inventario, la contratación de personal y la gestión de compras.
Además, es muy útil para preparar al negocio para situaciones puntuales donde aumenta o disminuye la demanda en forma abrupta, como el mes del Black Friday, las vacaciones de verano e invierno y las fiestas de fin de año.
El principal objetivo del forecast de ventas es optimizar el uso del tiempo y los recursos disponibles, para alcanzar un crecimiento predecible e impedir la rotura de stock y la aparición de situaciones de crisis. Para garantizar su efectividad, debe realizarse en base a informaciones concretas y evitando el optimismo excesivo.
Tipos de forecast de ventas
Los pronósticos de ventas se dividen en 3 grandes grupos: los cuantitativos, los cualitativos y los híbridos.
Forecast de ventas cuantitativos
Son aquellos que utilizan modelos matemáticos, datos históricos y análisis estadísticos para proyectar los ingresos futuros de una empresa. Entre estos métodos se destacan la tasa de crecimiento medio, la regresión lineal simple, las series de tiempo y el “run rate”.
Este tipo de pronóstico es ideal para negocios que operan en mercados estables y cuentan con información disponible sobre patrones de comercialización pasados, estacionalidad e indicadores económicos. Al basar sus predicciones en datos reales y concretos, su margen de error suele ser menor.
Forecast de ventas cualitativos
Son aquellos que basan sus proyecciones en juicios y valoraciones del equipo de ventas y personalidades sobresalientes de la industria. Entre ellos se destacan los estudios de mercado, las encuestas de opinión y el método Delphi, que busca alcanzar el consenso de un panel de expertos por medio de cuestionarios anónimos.
Este tipo de pronóstico es ideal para productos nuevos o negocios muy volátiles, en los que existe poca o nula información histórica sobre la demanda. Al basar sus predicciones en opiniones subjetivas, su margen de error suele ser mayor.
Forecast de ventas híbridos
Son aquellos pronósticos de ventas que combinan características de los dos enfoques anteriores e incluso suman estimaciones realizadas con inteligencia artificial para mejorar sus proyecciones.
Como ventaja ofrecen previsiones más completas y precisas, aunque su elaboración requiere de más tiempo y recursos.
¿Qué beneficios tiene el forecast de ventas?
Contar con un forecast de ventas ofrece muchos beneficios para las compañías. Entre los principales se destacan:
Optimiza la gestión del stock
Tener una previsión de la demanda permite organizar mejor el inventario y evita la pérdida de ventas por falta de mercadería. También ayuda a definir los métodos de abastecimiento interno y facilita la relación con los proveedores, al poder gestionar los pedidos de servicios y materias primas con más tiempo.
Por otro lado, al optimizar el manejo del stock se reducen los costos de almacenamiento, se evita el deterioro de los productos y se mejora la satisfacción de los clientes, como consecuencia de la disminución de las quejas por demoras en las entregas.
Mejora la planificación de las campañas de marketing
El forecast de ventas optimiza las estrategias de comercialización y genera planes de acción más adecuados para campañas de publicidad, lanzamientos de productos, ofertas y promociones. También ayuda a definir mejor el marketing estacional, en función de los eventos y las festividades que se celebran en los diferentes meses del año, para aumentar la visibilidad de la marca.
Facilita la asignación de los recursos
El pronóstico de ventas también optimiza la planificación presupuestaria, al dar una idea del dinero que va a ingresar a la empresa en un período de tiempo determinado. Esto permite administrar mejor el flujo de caja y asignar límites de gastos por área, minimizando así los riesgos operacionales. Además ayuda a establecer metas financieras realistas y proyectar las inversiones que se llevarán a cabo con más eficiencia.
Favorece la toma de decisiones
La información provista por esta herramienta permite a los líderes y a los equipos de ventas tomar mejores decisiones comerciales y alinearlas con los objetivos de la compañía. Por ejemplo, su uso ajusta la estrategia de precios para que tenga una mayor influencia en el proceso de decisión de compra de los clientes y maximizar así las ganancias.
Otra importancia del forecast de ventas radica en que ayuda a identificar oportunidades de crecimiento y facilita una adaptación más veloz a las nuevas tendencias del mercado.
¿Cómo hacer un forecast de ventas?
El éxito de un pronóstico de ventas depende en gran medida de la información utilizada y el método de análisis elegido. Para elaborarlo seguí los siguientes pasos:
Buscá datos históricos
Los registros de comercialización pasados son la base principal del forecast de ventas. Estos permiten el estudio de patrones, estadísticas y comportamientos anteriores, que en general tienen una gran influencia en las proyecciones futuras.
Para optimizar la recolección de estos datos lo ideal es contar con un software de gestión empresarial, los cuales se actualizan al instante con cada movimiento y permiten su consulta en cualquier momento y desde cualquier lugar. Estos sistemas facilitan el procesamiento rápido de grandes cantidades de información, su carga, segmentación y control, y generan previsiones automáticas para un análisis más certero.
Estudiá el entorno
El segundo paso consiste en observar las tendencias actuales del mercado y las variables económicas generales, para recabar información importante sobre todo lo que rodea al negocio y puede impactar de forma directa en sus resultados. Como parte de esta tarea, también es clave investigar los movimientos de la competencia y estar alerta a las nuevas demandas de los consumidores.
Para obtener esta información podés realizar estudios de mercado y encuestas de opinión, fomentar los contactos con potenciales clientes a través de redes sociales, participar de ferias del sector y organizar webinars relacionados con tus productos. Esto te permitirá conocer de primera mano las proyecciones del entorno y saber hacia dónde se dirige la industria.
Consultá a los expertos
El equipo de comercialización, que está en contacto diario con los clientes y los potenciales compradores, es en muchos casos el que más sabe sobre todo el proceso de venta. Por ello su opinión, y la de los expertos en la industria, es importante para conocer la situación del mercado y realizar predicciones a futuro. Su consulta aportará una perspectiva valiosa a tu evaluación
Tené en cuentas las próximas campañas
El lanzamiento de nuevos productos, ofertas, promociones, acciones de marketing y campañas de comunicación tiene un efecto directo en la demanda. A la hora de elaborar tu forecast de ventas, tené en cuenta las próximas iniciativas que llevará adelante la organización y su posible impacto.
Aplicá un modelo de análisis
Por último, estudiá toda la información obtenida y realizá la proyección de los ingresos. Si se trata de tu primer pronóstico de ventas, lo recomendable es comenzar con un modelo de análisis simple, ya que cuantas menos variables intervengan, más fácil será controlar los resultados.
Por ejemplo, un forecast basado en series de tiempos usa datos históricos recopilados a intervalos regulares –diarios, mensuales o anuales– para identificar tendencias, patrones y ciclos estacionales.
En tanto, uno de regresión lineal evalúa la relación entre la demanda y una o más variables independientes, como el tiempo, los precios de los productos o los gastos en estrategias de marketing, para proyectar posibles comportamientos.
Por otro lado, en caso de contar con pocos datos históricos, podés utilizar un pronóstico de ventas “run rate”, que toma el rendimiento de un corto período de tiempo –por ejemplo los últimos 3 meses– y extrapola sus resultados a todo un año.
En definitiva, a medida que vayas recopilando más y más información sobre tu empresa, el forecast de ventas irá creciendo y afianzándose para mejorar sus proyecciones.
En conclusión
La importancia del forecast de ventas se sustenta en la información valiosa que aporta para optimizar la gestión del inventario, facilitar la asignación de los recursos disponibles y garantizar el éxito de las estrategias de marketing implementadas por la empresa.
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