La estandarización de procesos es un factor fundamental para garantizar la calidad de las operaciones y alcanzar los resultados esperados por una empresa.
En este artículo vamos a explicarte en qué consiste, para qué sirve, cuáles son los beneficios que aporta y cómo llevarla a cabo en tu emprendimiento. ¡Seguí leyendo!
Estandarización de procesos: ¿qué es?
La estandarización de procesos es un procedimiento que busca unificar y crear patrones de funcionamiento dentro de una organización.
El mismo consiste en fijar normas claras y precisas para ejecutar las tareas, las cuales de esta manera pueden replicarse sin importar el lugar, el equipo o el sector de la compañía que las lleve adelante.
Muchos emprendedores son reticentes a implementar este tipo de directrices por temor a que generen más burocracia interna y ralenticen las actividades.
Sin embargo, en la mayoría de los casos contar con pautas y métodos concretos de trabajo mejora la productividad y reduce los errores, al poder prever lo que va a suceder y contar con soluciones de antemano para cada posible problema.
¿Para qué sirve la estandarización de procesos?
La estandarización funciona como una guía y permite obtener resultados estables, lo que garantiza una calidad sin variaciones en las operaciones y los productos comercializados.
Para que sea efectivo el estándar fijado debe representar la mejor forma, la más fácil y segura de hacer una actividad determinada. Por ello antes de establecerlo es necesario comprobar su eficacia teniendo en cuenta las opiniones de todas las partes involucradas.
La importancia de la estandarización de procesos radica en que permite preservar el conocimiento y la experiencia previa de la organización. Por ello se trata de una ventaja competitiva vital para el negocio.
Además, posibilita medir el desempeño y suministra una base para el diagnóstico y la mejora continua de las operaciones. De esta manera, cada vez que se encuentra una forma más adecuada de hacer las cosas, la norma se modifica y se integra al patrón de funcionamiento de la compañía.
Beneficios de la estandarización de procesos
La estandarización de procesos de trabajo ofrece muchas ventajas para las empresas. Entre las principales se encentran:
Ahorran tiempo
Cuando los empleados saben qué deben hacer, cómo llevarlo a cabo y quién es el responsable de cada paso, se evitan las tareas duplicadas y la pérdida innecesaria de tiempo.
Además, la existencia de métodos de trabajo concretos y precisos acelera la curva de aprendizaje de los nuevos talentos que se van sumando a la compañía.
Minimizan los errores
Cuando los procesos están bien documentados y siguen un patrón determinado es más fácil encontrar averías y errores recurrentes.
De esta manera, estandarizar procesos ayuda a prevenir las fallas, evita los imprevistos y favorece la automatización de las operaciones. También reduce la cantidad de accidentes, lo que convierte al lugar del trabajo en un espacio más saludable y seguro para todos.
Disminuyen los costos
Cuando las operaciones siguen siempre los mismos parámetros, también se optimiza la utilización de los recursos y el control de los gastos de la compañía.
Tambien, la estandarización de procesos permite prever con antelación la necesidad de adquirir nuevos softwares, materias primas o maquinarias. Esto mejora la gestión de compras y facilita la negociación de precios más económicos.
Mejoran la productividad
Contar con procesos claros y un modelo a seguir elimina las actividades innecesarias y garantiza la utilización de las competencias adecuadas para cada tarea. Así se mejora la productividad y la obtención de resultados homogéneos y satisfactorios.
Por otro lado, disponer de una rutina de trabajo predecible también facilita el monitoreo de las operaciones, la planificación estratégica, el armado de los presupuestos y las proyecciones a futuro.
Optimizan los servicios
La estandarización de procesos permite implementar dentro de la organización un sistema de gestión de calidad que busque la mejora continua.
Esto redunda en productos y servicios cada vez más valorados, clientes satisfechos y una mayor competitividad.
¿Cómo llevar adelante la estandarización de procesos en tu negocio?
Cuando se mantienen las mismas condiciones de trabajo, en general se obtienen los mismos resultados. Por ello es importante la estandarización de procesos para garantizar la calidad de las operaciones.
Para implementar este tipo de normas y metodologías en tu emprendimiento, seguí los siguientes pasos:
Paso 1: identificá los procesos
Los procesos son vitales para el desarrollo de cualquier organización y de ellos dependen la rentabilidad y el éxito empresarial.
Dentro de estas actividades hay que englobar a todas las operaciones que se realizan dentro de la compañía para alcanzar un propósito determinado, ya sea de producción, de distribución, de logística, comercial o de gestión.
Para comenzar con la estandarización, hacé un mapeo de cada proceso y dividilo en tareas específicas y medibles.
Paso 2: definí el estándar
Una vez que tenés en claro cuáles son las operaciones desarrolladas por la empresa, establecé el método de trabajo más adecuado para realizar cada una de ellas.
En este punto es clave que todos los responsables y afectados por los procesos participen de la estandarización, aportando sus experiencias y puntos de vistas para elegir la forma más segura, eficiente y rentable de llevarlos a cabo. Aparte, la opinión de los proveedores y clientes también puede ser importante.
Cada actividad debe ser evaluada, buscando la secuencia de trabajo más lógica y eliminando todo lo que no sea necesario.
Paso 3: documentá la norma
Tras acordar el mejor patrón de trabajo, documentá la norma con el estándar a seguir. Te recomendamos ser lo más preciso y detallista posible para evitar errores y no dejar nada librado al azar.
Paso 4: capacitá a los empleados
Para que la estandarización de un proceso sea exitosa es vital la alineación de todo el equipo de trabajo. Por ello para poder aplicarla asegurate de que el personal involucrado reciba la capacitación necesaria.
Durante esta formación, la nueva norma debe ser explicada con un vocabulario sencillo y fácil de entender. El empleo de videos, gráficos e imágenes, así como el entrenamiento práctico, también pueden ayudar en esta tarea.
Paso 5: controlá los resultados
Una vez implementado el estándar, es importante hacer un monitoreo constante de los procesos para controlar su efectividad y su grado de aceptación.
Una forma fácil de hacerlo es a través de indicadores de rentabilidad que midan el desempeño y analicen si los resultados obtenidos son los previstos.
Paso 6: buscá la mejora continua
Por último, seguí analizando cada uno de los procesos en búsqueda de oportunidades de mejora continua.
Recordá que el mercado está en constante movimiento y todas las operaciones requieren de una adaptación periódica para obtener resultados más eficientes.
Herramientas para facilitar la estandarización de procesos
Una forma rápida y sencilla de estandarizar procesos es mediante la utilización de tecnologías digitales. Por ejemplo, los softwares basados en la nube permiten gestionar todo tipo de operaciones corporativas, automatizar tareas, almacenar datos y ejecutar aplicaciones sin la necesidad de grandes inversiones.
Por medio de estos programas es posible acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que agiliza las operaciones y facilita el trabajo en equipo y la gestión del control interno.
Hay algunos sistemas que integran dentro de sus actividades a todo el negocio, como el ERP (siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), mientras que otros son específicos para una determinada área de la empresa.
Xubio, por ejemplo, es una solución de gestión en la nube que ofrece servicios de contabilidad en línea, control del stock de mercaderías, emisión de facturas electrónicas, liquidación de sueldos, envió de presupuestos personalizados, manejo de las cuentas a cobrar, cálculo de los impuestos y reportes de ventas y resultados financieros.
Su utilización simplifica y estandariza los procesos y los hace mucho más eficientes. Además reduce los costos y la carga de trabajo de los empleados.
En conclusión
La estandarización de procesos ayuda a mejorar la productividad y la eficiencia de las empresas al eliminar las tareas innecesarias, ahorrar tiempo y corregir errores. Además permite garantizar la calidad homogénea de los productos y servicios y facilita la mejora continua de las operaciones.
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