La clasificación de cuentas contables dentro de una empresa es fundamental para ordenar la información, conocer al instante el estado de las finanzas y tomar mejores decisiones basadas en datos reales.
En este artículo vamos a contarte qué es una cuenta contable, cómo se clasifican, cuáles son las más utilizadas y por qué son tan importantes para tu negocio.
¿Qué es una cuenta contable?
Se denomina cuentas contables al conjunto de los registros de los movimientos financieros y económicos de una compañía. Estos se realizan de forma cronológica y detallan el origen y el destino de todos los recursos y transacciones llevadas a cabo por la organización.
Se trata de la subdivisión básica de la contabilidad, a través de la cual es posible dividir los activos, los pasivos y el capital de un emprendimiento y examinar su aumento o disminución en un período de tiempo determinado.
La misma se utiliza para almacenar datos sobre hechos económicos de características similares y exhibir la información de manera más ordenada. Esto facilita la clasificación y el registro de las operaciones.
El análisis de las cuentas contables es vital para conocer la situación real en la que se encuentra una empresa y poder diseñar las estrategias necesarias para alcanzar un mejor rendimiento económico a futuro.
¿Cómo es la clasificación de las cuentas contables?
De acuerdo a las operaciones que registran, la clasificación de cuentas contables puede ser: activo, pasivo, patrimonio neto, resultado positivo y resultado negativo.
El activo
En ese rubro se encuentran todos los bienes y derechos con valor monetario de una compañía, ya sean tangibles o no como, por ejemplo, una patente o una marca. Estos tienen el potencial de generar dinero mediante su uso, venta o intercambio.
En el libro diario, las cuentas de activo se debitan (aumentan) cuando ingresan en la columna del “Debe” y se acreditan (disminuyen) cuando egresan en la del “Haber”.
Las más utilizas son:
- Caja: el dinero en efectivo.
- Banco: el dinero depositado en una cuenta bancaria, ya sea caja de ahorro o cuenta corriente.
- Valores a depositar: los cheques recibidos de terceros.
- Mercaderías: los bienes destinados a la venta.
- Materias primas: los insumos destinados a la fabricación.
- Inmuebles: las oficinas, depósitos, locales, terrenos y galpones.
- Maquinarias: los equipos que son propiedad de la compañía.
- Instalaciones: las estufas, aires acondicionados, ventiladores, heladeras, etc. que se colocan y no se mueven más.
- Rodados: los automóviles, camiones y motos.
- Tarjetas de crédito: que incluye los cupones recibidos.
- Documentos a cobrar: pagarés firmados por clientes.
El pasivo
Dentro de la clasificación de cuentas contables también podemos encontrar «El pasivo». Muestra las deudas y los compromisos económicos que tiene una empresa frente a terceros, como bancos o acreedores. Comprende a los préstamos, los sueldos adeudados y las cuentas por pagar.
Las cuentas de pasivo se acreditan (aumentan) cuando ingresan en la columna del “Haber” y se debitan (disminuyen) cuando egresan en la del “Debe”.
Las más habituales son:
- Proveedores: deudas a pagar por la compra de mercaderías y bienes relacionados con la actividad del negocio.
- Acreedores varios: deudas por otras compras o servicios no vinculados a las actividades habituales de la compañía.
- Documentos a pagar: deudas documentadas en pagarés firmados por la empresa a favor de terceros.
- Cheques a pagar.
- Obligaciones a pagar bancarias.
El patrimonio neto
Indica el capital o los recursos financieros que tiene una organización. Se calcula restando los pasivos de los activos y también incluye el dinero aportado por los socios, los accionistas y los inversores, las reservas y las ganancias de años anteriores.
Las cuentas de patrimonio neto se acreditan (aumentan) cuando ingresan en la columna del “Haber” y se debitan (disminuyen) cuando egresan en la del “Debe”.
Las más empleadas son:
- Capital: aporte inicial de los socios de la compañía.
- Resultados del ejercicio: beneficios o pérdidas del período.
Resultado positivo
Este es otro item que podemos encontrar dentro de la clasificación de cuentas contables. También recibe el nombre de “Ganancias” y registra las operaciones en las cuales el negocio está obteniendo dinero. Esto incluye los lucros por venta de mercaderías, el pago de intereses y otros beneficios obtenidos.
Las cuentas de resultado positivo se acreditan (aumentan) cuando ingresan en la columna del “Haber” y se debitan (disminuyen) cuando egresan en la del “Debe”.
Las más utilizadas son:
- Ventas.
- Comisiones cobradas.
- Intereses cobrados.
- Alquileres cobrados.
- Descuentos obtenidos.
Resultado negativo
También recibe el nombre de “Pérdidas” y registra las operaciones en las cuales el negocio está perdiendo dinero. Esto incluye los costos por pagar sueldos, tasas, publicidad, mantenimiento, amortizaciones, créditos incobrables y gastos bancarios.
Las cuentas de resultado negativo se debitan (aumentan) cuando ingresan en la columna del “Debe” y se acreditan (disminuyen) cuando egresan en la del “Haber”.
Las más habituales son:
- Costo de mercadería vendida.
- Gastos generales.
- Descuento cedidos: rebajas que realizamos por ventas.
- Comisiones pagadas.
- Alquileres pagados.
- Servicios pagados: luz, internet, gas, etc.
- Intereses pagados.
- Impuestos pagados.
- Sueldos y jornales.
- Viáticos.
- Deudores incobrables.
¿Por qué es importante clasificar las cuentas contables?
Realizar una adecuada clasificación por tipos de cuentas contables permite llevar de forma ordenada todos los datos financieros de la empresa y saber al instante los números de los activos, los pasivos, los ingresos, los costos y el capital.
Esto es de vital importancia para obtener información clara y precisa sobre el negocio, entender su situación actualy su evolución económica y patrimonial a corto y mediano plazo.
Por otro lado, mediante el análisis de las cuentas contables es posible conocer los recursos con los que cuenta la compañía para el desarrollo de sus actividades y asignarlos de manera conveniente para minimizar los riesgos.
Además de facilitar el control de las operaciones, su registro también ayuda a evaluar el grado de endeudamiento del emprendimiento y planificar el cobro de los débitos y el pago de las obligaciones contraídas con acreedores, proveedores e inversionistas.
Para que un plan de cuentas contables sea eficiente es necesario que esté actualizado y tenga la flexibilidad para agregar nuevas entradas en función de los cambios en las operaciones de la compañía.
¿Cómo hacer una clasificación de cuentas contables rápida y sencilla?
Si tu emprendimiento aún no cuenta con una herramienta para llevar las cuentas contables, existen softwares de gestión que permiten planificar, desarrollar y controlar las operaciones corporativas de una manera segura y eficiente.
Algunos son específicos para almacenar la información financiera y realizan toda clase de análisis y reportes de resultados evitando errores. Para ello operan en la nube, lo que facilita el acceso a los datos a través de cualquier dispositivo conectado a internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Con este tipo de sistemas es posible:
- Llevar la contabilidad en línea.
- Hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos.
- Controlar el stock de mercaderías.
- Emitir facturas electrónicas.
- Manejar las cuentas a cobrar.
- Calcular los impuestos y cumplir con los requerimientos legales y tributarios.
- Realizar ajustes por inflación.
- Liquidar sueldos.
- Conocer en tiempo real los resultados y los balances contables.
- Elaborar análisis y reportes de gestión.
- Trabajar de forma colaborativa.
Xubio, por ejemplo, es una solución de gestión en la nube utilizada por más de 50.000 empresas y estudios de América Latina. La misma ofrece un plan de cuentas contables por default y cada cliente puede agregar más en función de sus operaciones y elegir su propio sistema de clasificación.
Entre otras ventajas esta plataforma permite acceder a la información contable y financiera desde cualquier dispositivo electrónico, y la adaptación y actualización automática a las normativas vigentes. Además no requiere de ningún tipo de instalación, ofrece una mayor seguridad al evitar la pérdida de datos en los servidores locales y se integra con otros servicios como Mercado Pago, Mercado Libre, Mercado Shops y Tienda Nube.
También ofrece un espacio para que los que lo necesiten puedan encontrar un contador con experiencia y diversos canales para que los usuarios aprendan a utilizar todas sus funciones de forma fácil y rápida.
En conclusión
Una adecuada clasificación de cuentas contables es fundamental para llevar de manera ordenada todos los datos financieros de la empresa y conocer al instante los números de los activos, los pasivos, los ingresos, los costos y el patrimonio neto. Con esta información es posible entender mejor la situación actual del negocio y planificar las operaciones en base a datos reales. Si este articulo te resultó útil, no olvides compartirlo en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si estás pensando en incorporar un sistema de contabilidad en línea para tu empresa, en Xubio contamos con las mejores soluciones de gestión para emprendimientos, con acceso ilimitado a la información y una inversión mínima.
