¿Cómo mejorar la productividad con la técnica Pomodoro?

¿Cómo mejorar la productividad con la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro es una herramienta muy valiosa para administrar el tiempo de manera más eficiente, obtener mejores resultados y reducir el cansancio.

En este artículo vamos explicarte en qué consiste, cuáles son sus principales ventajas y desventajas, y cómo implementarla en tus actividades diarias.

¿Qué es la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro es una metodología utilizada para gestionar el tiempo, que consiste en dividir las sesiones de trabajo en períodos de 25 minutos, que son seguidas por descansos de 5 minutos.

Partir las fases activas en ciclos cortos ayuda a mejorar la productividad al realizar una tarea por vez sin perder la concentración. Además facilita la organización y evita la ansiedad y el estrés laboral.

Este sistema fue creado por el ingeniero informático Francesco Cirillo a fines de la década del 80, cuando era estudiante universitario y buscaba la manera de hacer más cosas lo largo del día con menos esfuerzo.

En una ocasión se estaba preparando para rendir un examen importante pero no conseguía mantener su mente enfocada en el libro de texto. Por ello decidió agarrar un cronómetro y se comprometió a leer sin distracciones por 10 minutos seguidos.

Al lograr su objetivo fue ampliando las sesiones de trabajo en forma gradual, hasta que se dio cuenta que había convertido al tiempo en un aliado en vez de en un enemigo.

Como el reloj de cocina que empleaba de temporizador era rojo y tenía la forma de un tomate, bautizó a esta metodología como técnica Pomodoro (que significa “tomate” en italiano), la cual hoy es utilizada por millones de personas en todo el mundo para ser más productivos.

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¿Cómo funciona la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro busca alcanzar períodos de un nivel alto de concentración sin cansarse ni estresarse. Para ello utiliza un temporizador o cronómetro con el que administra y gestiona de manera sucesiva las sesiones de trabajo y de relax.

Para implementarla seguí los siguientes pasos:

  1. Dividí tus tareas diarias en diferentes actividades o temáticas y ordenalas según su grado de prioridad.
  2. Agarrá la primera y trabajá en ella durante 25 minutos ininterrumpidos. Cada uno de estos períodos productivos recibe el nombre de “pomodoro”.
  3. A continuación tomate 5 minutos de descanso. Durante este lapso podés levantarte de la silla, estirar las piernas, caminar, comer algo, prepararte un café o un té, escuchar una canción o conversar con un amigo para refrescar la mente.
  4. Seguí con la siguiente actividad por otros 25 minutos.
  5. Tras ello volvé a hacer una pausa de 5 minutos para recargar energías.
  6. Cuando completés 4 sesiones “pomodoro” tomate un tiempo de descanso mayor, de entre 20 y 30 minutos.
  7. Retomá el ciclo de trabajo y continuá con la próxima sesión.

Para mejores resultados las tareas más complejas se pueden dividir en diferentes bloques, mientras que las más pequeñas y simples se pueden agrupar en uno solo.

Por otro lado, llevar un registro de las sesiones facilita el control y la planificación futura del cronograma de actividades. Además, para que el funcionamiento de la técnica Pomodoro sea exitoso es importante enfocarse en las tareas y, durante el período productivo, evitar las interrupciones.

Para ello antes de comenzar la jornada es clave informar a los colegas que estás en el medio de una actividad importante y que solo podrás atenderlos o devolverles las llamadas cuando el proceso termine. También es recomendable colocar el teléfono en “modo avión” y desactivar las notificaciones de redes sociales, chats e emails que puedan distraerte.

¿Cuál es la clave de la técnica Pomodoro?

El éxito de la técnica Pomodoro se basa en que la mente de la mayoría de las personas solo consigue mantener una concentración máxima de entre 20 y 25 minutos en una tarea sin distraerse. Y que es posible recuperar el foco tras un breve momento de descanso.

Por eso la división de las actividades en ciclos cortos de trabajo y su combinación con períodos de desconexión es muy efectiva para mejorar la productividad.

Además esta metodología se destaca por su sencillez ya que para su aplicación solo se requiere de un cronómetro y una hoja para anotar la lista de tareas que se encararán durante cada bloque. Así cualquiera puede implementarla, ya sea dentro de una rutina de estudios como de trabajo.

Por otro lado, está comprobado que esta técnica mejora con la práctica continua, por lo que la mayoría de las personas aumentan su concentración durante los períodos activos tras un tiempo de uso.

ventajas de la tecnica pomodoro

Técnica Pomodoro: ventajas y desventajas

Ventajas

La implementación de la técnica Pomodoro ofrece muchos beneficios, tanto para tu emprendimiento como para tu vida personal. Entre los principales se destacan:

  • Permite una gestión más eficiente del tiempo y facilita la organización de las diferentes tareas.
  • Mejora el rendimiento al evitar las desconcentraciones y los descansos hacen que las actividades sean mucho más llevaderas. 
  • Es aplicable a todo tipo de proyectos, no solo los laborales, y ayuda a mantener la motivación al ir cumpliendo los objetivos previstos.
  • Evita la procrastinación y la ansiedad durante el trabajo, en especial cuando se tiene una fecha límite de entrega o se trata de un proyecto de gran envergadura. 
  • Pone el foco en una sola actividad por vez y es compatible con otros métodos de estudio.
  • Reduce las distracciones al saber que el momento de relajación llegará pronto.
  • Disminuye el desgaste profesional y el síndrome del burnout en los trabajadores.
  • Simplifica los flujos de trabajo y ayuda a estandarizar los procesos.
  • Facilita el control de los proyectos y permite saber cuánto tiempo demanda cada uno de ellos.

Por estos beneficios la técnica Pomodoro es ideal para personas que se distraen con facilidad o que tienen muchas tareas pendientes y no saben por dónde empezar.  

Deventajas

Sin embargo, su empleo también posee algunas desventajas. La principal es que se trata de una metodología de aplicación individual, por lo que no fomenta el trabajo en equipo.

Además es poco flexible y no es compatible con actividades creativas o procesos que requieren de la atención al público, el trato con clientes o la realización de varias tareas a la vez.

Por otro lado, en muchos casos los 5 minutos de descanso no son suficientes para recuperar las energías y la concentración, aunque eso varía de persona a persona.

Para limitar los efectos negativos de la técnica Pomodoro se pueden coordinar las sesiones de todo el grupo de trabajo para que comiencen al mismo tiempo. Así se disminuirán las interrupciones y se estimulará la camaradería y la comunicación interna durante los momentos de descanso compartidos.

Herramientas para implementar la técnica Pomodoro

Además de los cronómetros tradicionales existen herramientas digitales que posibilitan controlar la duración de cada una de las sesiones de la técnica Pomodoro de una manera rápida y sencilla.

Entre ellas se destacan las páginas webs y las apps para teléfonos móviles basadas en esta metodología, que están disponibles tanto para sistemas IOS como Android.

Entre ellas se destacan:

Por otro lado, los softwares de gestión empresarial también son muy útiles, no para medir el tiempo, sino para reducir carga horaria de tareas repetitivas y engorrosas.

De esta manera, esos 25 minutos de concentración pueden utilizarse para tareas que realmente la necesitan.

Estas soluciones además permiten automatizar muchos de los procesos y acceder a toda la información corporativa a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Xubio, por ejemplo, es una plataforma que ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos, control del stock de mercaderías y reportes de ventas y datos financieros.

Su uso no solo facilita el control de las operaciones sino que, al igual que la técnica Pomodoro, ayuda a mejorar la productividad y la gestión del tiempo

En conclusión

La técnica Pomodoro es una metodología que mejora la organización de las actividades y permite un uso más eficiente de la jornada laboral. Su implementación no solo optimiza los resultados sino que también reduce el cansancio y el estrés de los trabajadores.

Si esta información te resultó útil, compartila en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión en línea para tu emprendimiento, visitá el sitio web de Xubio para saber más sobre sus beneficios.

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