Sistema ERP, qué es y cómo elegir el más adecuado

En este artículo te vamos a contar qué es un sistema ERP, para qué sirve, qué características tiene, qué funciones ofrece, cuáles son sus beneficios, cómo elegir uno, ¡y más! ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales, es un conjunto de sistemas de información de gestión que integra las operaciones internas de una empresa, desde la producción y distribución, o incluso recursos humanos.

Su función es la de centralizar toda la información en un mismo lugar con el objetivo de agilizar y automatizar las tareas más operativas y administrativas, así como integrar a los diferentes equipos de una organización. De

¿Qué características tiene un ERP?

A continuación te vamos a contar las características que tiene un sistema de gestión ERP:

Modulares:

Los sistemas ERP funcionan como un sistema integrado, es decir, aunque puedan tener menús modulares es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Abarca la producción, logística, distribución, inventario, facturación, contabilidad de una empresa.

Los módulos que pueden ser, por ejemplo, Ventas, Almacén, Finanzas, Recursos Humanos, etc., se suelen instalar de acuerdo a los requerimientos del cliente. La información que generan y comparten los distintos departamentos se interrelacionan entre sí.  Por ejemplo, al ingresar un pedido se inicia de forma automática la verificación de crédito, consulta de disponibilidad del stock y actualización del programa de distribución. Una vez remitido el pedido se envía la factura.

Configurables:

Mediante desarrollos de códigos de software se deben poder configurar para satisfacer las necesidades puntuales del usuario. Por ejemplo, en el control de inventario hay empresas que requieren llevar un control por partidas, por lotes o vencimientos y otras no.

Especializados:

Los ERP deben poder brindar soluciones a los problemas específicos de una organización según sus áreas de complejidad y previendo una estructura en evolución.

¿Qué ventajas ofrece implementar un sistema ERP?

Los sistemas ERP pueden mejorar la efectividad y la eficiencia en una organización en poco tiempo. A continuación, te contamos todos los beneficios de implementar este tipo de softwares.

Integrar la información

Si el sector de ventas, contabilidad, almacén, finanzas usaran softwares independientes, es muy probable que los ingresos y gastos no coincidan en sus reportes y deban destinar largas horas a conciliar dichas diferencias. Lo mismo ocurre con el área de pedidos, fabricación, inventario, contabilidad y distribución.

Por lo tanto, implementar un sistema ERP puede hacer que todas las áreas manejen los mismos datos y, de esta forma, pueda haber una mejor integración de la información y se reduzca notablemente el margen de error a la hora de realizar las diferentes tareas.

Obtener perspectivas a partir de la información de los clientes

Las herramientas de CRM, que la mayoría de los ERP incluyen, permiten realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes. De esta forma, se obtiene información sobre el comportamiento y las necesidades del mismo, conociendo las interacciones con información sobre pedidos, entregas, devoluciones, etc.

Mayor control

Los ERP permiten tener mayor control de todas las operaciones. Por lo tanto, es mucho más fácil entender el dinero que entra y que sale y, en consecuencia, se puede accionar. Por ejemplo, realizando un análisis y seguimiento de compras es posible negociar con los proveedores un descuento por volumen de compra, que de realizarse por unidades de negocio separadas y sin comunicación es difícil detectar.

Portabilidad

Muchos de los sistemas de gestión ERP se encuentran en la nube. Esto significa que los usuarios pueden ingresar a ver la información en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Esto sin dudas, no solo genera mucha comodidad para el usuario, sino la oportunidad de revisar la información cuando lo necesita sin tener que acudir a la oficina o estudio.

Mejora la gestión de la organización y ahorra tiempo y dinero

Como ya mencionamos, los sistemas ERP ayudan a automatizar y simplificar tareas diarias y engorrosas. Esto hace que tanto los colaboradores como los directivos tengan más tiempo para poder analizar y crear estrategias para hacer crecer al negocio.

¿Qué se debe tener en cuenta al momento de elegir un ERP?

Un sistema ERP es adecuado y necesario para todo tipo de organizaciones, desde multinacionales hasta Pymes. Cualquier empresa podrá personalizar su ERP según sus necesidades. Por lo general, los proveedores suelen especializarse en la implementación de determinados ERP, según un sector o producto, brindando mejores resultados. Pero para pequeñas empresas o medianas, los costos y la complejidad en el uso pueden convertirlo en un error. Existen algunos factores que debemos considerar al momento de evaluar alternativas:

Tipo de Sistema

Podemos distinguir entre un ERP Horizontal y uno Vertical. El horizontal o conocido también como generalista, se puede adaptar para cualquier tipo de negocio, es decir que permite su personalización.

El vertical, por su parte, se diseña para el cumplimiento de tareas específicas de un sector, sus funciones no se encuentran disponibles en otros y gestionan con más eficacia los procedimientos del negocio.

El costo los suele diferenciar, resultando mayor para los ERP Verticales por su grado de especialización.

Tipo de portabilidad

En los últimos años han tomado fuerza los ERP en la nube que permiten al trabajo remoto, son más económicos y flexibles. Además, ofrecen el uso por el pago de una suscripción mensual, back ups periódicos y encriptación de la información.

A diferencia de los tradicionales, que requieren la compra y mantenimiento en servidores propios, lo que aporta mayor confidencialidad y seguridad, pero solo permiten el acceso desde el dispositivo en que está instalado el software. También se ofrecen propuestas híbridas, es decir, donde una capa está en la nube y la otra almacena las operaciones a nivel local.

Costo

A mayor nivel de personalización, mayor será el precio. Además de los costos relacionados con su instalación y adquisición, suelen aparecer costos ocultos vinculados a las renovaciones de licencias, mantenimiento.

Tiempo de implementación

Otro punto a tener en cuenta en la implementación es el tiempo de instalación y la preparación de su infraestructura. Las demoras pueden generar pérdidas durante ese período de retraso. Por eso, los sistemas ERP en la nube suelen más recomendables ya que no requieren ningún tipo de instalación. Solo la creación de un usuario y contraseña.

Experiencia de usuario

Este punto es muy importante ya que, si el sistema de gestión ERP que contratemos no es intuitivo, será muy difícil que se pueda utilizar fácilmente. Es necesario que tenga una interfaz amigable para que puedas usarla de forma rápida y fácil.

Soporte técnico

Este es otro factor indispensable a la hora de elegir un sistema ERP. No importa el tamaño de tu negocio o estudio, un buen sistema de gestión ERP debe poder otorgarte un soporte técnico que pueda ayudarte ante cualquier dificultad o problema que tengas. Por ejemplo, en Xubio, no solo tenemos un equipo de Customer Success dispuesto a ayudarte sino también un centro de ayuda y un canal de Youtube donde podes ver varios instructivos.

En conclusión

Implementar un ERP puede significar un gran impulso económico para una empresa, ya que permite conocer su verdadera capacidad y estructurarla en torno a ello.  De esta forma, se puede aumentar la productividad al optimizar los procesos empresariales, el acceso a la información y la eliminación de datos y operaciones innecesarias. Además, permiten atender las demandas impositivas, los controles contables, de stock, etc.

Para ciertas infraestructuras de empresa, los sistemas de gestión, o en particular las soluciones en la nube, pueden ser una gran alternativa. Previenen algunos de los inconvenientes indicados al ofrecer mejores costos, no presentan gastos adicionales y al no ser implementados físicamente en la empresa los tiempos para la puesta en marcha también se reducen.

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