En esta nota vamos a desarrollar el tema del servicio de payroll: ¿En qué consiste? ¿Cuál es su función? ¿Por qué es importante para las empresas contratar un servicio de payroll? En esta nota te respondemos estas preguntas y algunas más. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es el servicio de payroll?
A modo introductorio vamos a definir en qué consiste el servicio de payroll. Payroll es un término inglés que significa “nómina”, y se refiere a la remuneración o salarios que perciben los empleados de una empresa. El servicio de payroll hace referencia al proceso de gestión y registro de nóminas de una empresa.
Consiste en llevar el registro de los empleados de la empresa (altas, bajas, modificaciones), cálculo de los sueldos, comisiones, horas extras y feriados trabajados, viáticos, indemnizaciones en caso de corresponder, vacaciones, sueldo anual complementario, licencias, ausencias y demás consideraciones a tener en cuenta a la hora de la liquidación de las remuneraciones del personal.
Posteriormente a la liquidación de las remuneraciones, también gestiona la liquidación de cargas sociales a pagar y aportes sindicales y hace un seguimiento del cumplimiento de esas obligaciones laborales por parte del empleador.
Recordemos que otra de las obligaciones de los empleadores es la correcta registración de los empleados y las remuneraciones percibidas en el Libro de Sueldos. Además, es obligación del empleador tener en exhibición la Planilla Horaria del Personal según ley 11.544, y en determinadas actividades otra documentación también rubricada por el Ministerio de Trabajo, por ejemplo hojas de ruta o libretas especiales. En estos casos el servicio de payroll también gestiona el cumplimiento de estas obligaciones llevando en tiempo y forma estos registros.
¿Se puede tercerizar el servicio de payroll?
El servicio de payroll puede tercerizarse, es decir, contratar este servicio para que lo realice una empresa especializada, o bien, puede llevarse a cabo en la misma empresa, internamente, en el sector de recursos humanos.
La decisión de llevarlo a cabo por la misma empresa o tercerizarlo, dependerá de los costos (sueldos del personal de dependencia versus costo a abonar a la empresa tercerizada), el software que tiene la empresa para la gestión de sueldos y de la posibilidad o no de reclutamiento de personal que cumpla esta función en la empresa internamente en relación de dependencia.
Pero independientemente de la decisión de tercerizar o no el servicio de payroll, es indispensable para la empresa con personal en relación de dependencia, contar con este servicio.
Hay que tener en cuenta que en la actualidad la legislación laboral y la gestión de los recursos humanos se ha vuelto muy compleja, aunque exista un único empleado en la nómina. Ya no se trata solo de la cantidad de empleados en relación de dependencia registrados en la empresa, sino de la gran cantidad de normativa y requisitos legales que todo empleador debe cumplir. Sumado a ello, las inspecciones laborales que puedan existir y que siempre requieren contestación en tiempo y forma. Por lo tanto, aunque haya un único empleado, es necesario contar con un servicio de payroll.
En nuestro blog, encontrarán información de las obligaciones laborales que implica para el empleador, contar con empleados en relación de dependencia, lo cual no desarrollaremos en esta nota por su extensión, pero te recomendamos las notas «Trabajo en blanco AFIP: ¿qué debés saber si sos empleador?» y «Formulario 931: todo lo que debés saber»
Ventajas del servicio de payroll
Ahora que ya sabés qué es el servicio del payrroll y que es posible tercerizarlo, te vamos a contar cuáles son sus ventajas
- Ahorro de tiempo: el servicio de payrollle permitirá a la empresa llevar un proceso más organizado de la gestión de nóminas, lo cual le ahorrará tiempo.
- Ahorro de costos: El ahorro de tiempo implica también ahorro de costos, por el tiempo de jornadas laborales que los empleados de recursos humanos dedican al servicio de payroll.
- Disminución de los errores. El servicio de payroll permite automatizar procesos, lo cual permite reducir la posibilidad de errores en las liquidaciones de sueldos y cargas sociales.
- Mayor satisfacción de los empleados, debido a que sus remuneraciones se verán correctamente liquidadas, verán mayor transparencia y sus empleadores cumplirán con mayor eficiencia sus obligaciones laborales. Esto redunda posteriormente en un buen clima laboral en la empresa.
¿Por qué incorporar un sistema de liquidación de sueldos?
Como recomendación, al momento de decidir cómo llevar un servicio de payroll, sugerimos contar con un sistema de liquidación de sueldos como el de Xubio. Con este tipo de sistemas se pueden automatizar cálculos y simplificar procesos como la importación masiva de legajos. Estas son algunas de las funcionalidades que ofrece Xubio Sueldos:
Importación masiva de altas tempranas
Una vez que se registra el alta de un empleado, permite importar el alta desde AFIP, lo cual implica que queda registrado el legajo del empleado sin necesidad de cargarlo manualmente.
Fórmulas personalizadas
Las fórmulas se utilizan para el cálculo de los diferentes conceptos del recibo de sueldo. Algunas fórmulas ya se encuentran confeccionadas por el sistema y otras pueden agregarse de acuerdo a la necesidad.
Conceptos predeterminados
Al igual que las fórmulas, los conceptos que se utilizan para confeccionar los recibos de sueldos, aguinaldos y liquidaciones finales, ya vienen predeterminados por el sistema, pero además pueden agregarse los que se consideren necesarios.
Importación masiva de novedades
Ejemplo horas extras, horas trabajadas, feriados trabajados. Se cargan para todos los empleados en una planilla modelo, la cual se importa previamente a la liquidación de los sueldos. Al liquidar el sueldo de todos los empleados, el sistema ya tomará las novedades precargadas sin necesidad de ingresar a cada recibo a cargar manualmente cada uno, lo cual ahorra mucho tiempo.
Recibo de sueldo en PDF
La emisión del recibo en este formato permite imprimirlo o guardarlo y enviarlo a quien corresponda sin posibilidad de editarlo.
Duplicación de liquidaciones
Permite copiar y duplicar recibos de períodos anteriores, lo cual permite ahorrar tiempo, en los casos en que no hay modificaciones de escalas salariales ni novedades a considerar respecto de períodos anteriores.
TXT de Declaración en Línea
Permite obtener fácilmente el archivo txt que después se importa en la página de AFIP para la presentación de Libro de Sueldos Digital y formulario 931 de cargas sociales.
Libro Sueldos
Permite pasar al Libro de Sueldos rubricado por el Ministerio de Trabajo os sueldos liquidados.
Formularios F 1357
Los presenta anualmente ante AFIP el empleador para cada uno de sus empleados.
Asientos de sueldos automáticos
Pasa a contabilizar de manera automática los sueldos liquidados con el mismo sistema.
Reportes personalizados
La emisión de reportes con los datos que el empleador considere necesarios, que le brinde los datos que necesita a fin de obtener la información que requiera en cualquier momento para utilizarlos en la toma de decisiones.
Cuenta con convenios automatizados
Algunos de los convenios que posee son Comercio – UTHGRA – UOCRA – UECARA – SUTERH – UTEDYC – ASIMRA – UOM, Rurales. Esto permite que las actualizaciones de escalas salariales se carguen automáticamente al sistema a medida que se homologan, lo cual ahorra el tiempo de actualizar manualmente las actualizaciones de los importes de los salarios de cada empleado. Además, los conceptos de liquidaciones salariales contemplados en estos convenios se incorporan automáticamente en los recibos que se liquidan.
Conclusión
El servicio de payroll hace referencia al proceso de gestión y registro de nóminas de una empresa. Consiste en llevar el registro de los empleados de la empresa (altas, bajas, modificaciones), cálculo de las remuneraciones, licencias e indemnizaciones del personal y también gestiona la liquidación de cargas sociales a pagar y aportes sindicales y el cumplimiento de las demás obligaciones laborales por parte del empleador.
La recomendación que podemos hacer es que independientemente de la cantidad de empleados que tenga la empresa, cuenten con un servicio de payroll, no solo por las ventajas que ofrece (ahorro de costos, tiempo, reducción de posibilidad de errores, etc), sino también porque deviene en una cuestión estrictamente necesaria al momento de la gestión de los recursos humanos dada la complejidad del cumplimiento de la normativa laboral de nuestro país.
Por último, también mencionamos brevemente las características del módulo sueldos del sistema Xubio, que resulta una herramienta de gran utilidad en el servicio de payroll. Si querés conocer más sobre ella, te recomendamos ingresar a xubio.com y veas todo lo que tiene para ofrecerte.
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