La rotura de stock es uno de los inconvenientes más habituales que enfrentan las empresas en la gestión de la cadena de suministro.
En este artículo vamos a contarte de qué se trata, cuáles son sus principales causas, qué consecuencias genera y cómo evitarla. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es una rotura de stock?
En el mundo de los negocios, se conoce como rotura de stock a las situaciones en que una compañía no cuenta con el inventario suficiente para responder a las demandas de los clientes.
Esta ausencia puede deberse a que no hay en los almacenes o puestos de ventas las cantidades requeridas, o a que la mercadería disponible no se encuentra en las condiciones adecuadas para su comercialización.
Se denomina rotura de stock parcial cuando el faltante afecta a una parte de los artículos incluidos en una orden de compra. En cambio, es total cuando abarca a todo el pedido solicitado por un comprador.
Esta alteración en la cadena de suministro genera consecuencias muy negativas para la empresa, ya que provoca retrasos y pérdidas económicas que impactan tanto en la experiencia positiva del cliente como en la rentabilidad general del emprendimiento.
Por ese motivo, evitar la rotura de stock es clave para alcanzar las metas en ventas, mejorar la imagen de marca y garantizar el éxito empresarial.
¿Qué causa una rotura de stock?
Existen muchos motivos que pueden provocar una rotura de stock. Entre los más habituales se encuentran:
- Una mala previsión de la demanda ya sea por falta de planificación o por picos de ventas que generan una rotación del inventario más rápida de la esperada.
- Un manejo del stock inadecuado, con errores en el recuento que no permiten saber con exactitud la cantidad de existencias disponibles en los almacenes.
- La contratación de proveedores poco fiables, que causan retrasos en los envíos o no cumplen con los plazos establecidos y las cantidades prometidas.
- Una gestión de compras deficiente, que provoca que la compañía no disponga de los bienes y servicios necesarios para responder en tiempo y forma a las demandas de los clientes.
- Problemas de comunicación interna entre las distintas áreas, por ejemplo, entre el sector de ventas y el de logística.
- Una administración financiera imperfecta, que hace que la empresa no cuente con el capital necesario para adquirir las materias primas o hacer frente a los costos de almacenamiento derivados de mantener los productos en los depósitos.
- Fallas humanas de los trabajadores, que generan interrupciones en la cadena de suministro o datos mal cargados en los registros.
- Una mala gestión de los almacenes, que descuida la conservación de los productos y no optimiza el uso del espacio físico.
Además de estos factores operacionales, la rotura de stock también puede ocurrir por causas externas que van más allá de la propia empresa.
Por ejemplo, cuando es provocada por una huelga del gremio del transporte, cambios inesperados en el mercado, la economía o el contexto social; y otras situaciones extremas, como el cierre de las fronteras por una guerra o una pandemia.
Consecuencias de la rotura de stock
La rotura de stock provoca grandes problemas para una empresa. Los principales son la pérdida de ventas, debido a la falta de inventario disponible, y la caída en los índices de fidelidad de los clientes, que ven reducida su confianza en la organización.
En muchos casos también es necesario gastar dinero extra para compensar a los compradores, ya sea ofreciéndole descuentos especiales para reparar el daño, o adquiriendo productos y servicios por encima de su valor para cumplir con lo prometido lo antes posible.
Por otro lado, esta alteración de la cadena de suministro suele aumentar los costos generales, debido a que su solución requiere de mayores desembolsos operativos y de personal, y la implementación de acciones correctivas para recuperar la imagen perdida.
En definitiva, la rotura de stock genera pérdidas económicas en el presente y caídas potenciales de la rentabilidad en el futuro, por lo que debe tratarse con mucha responsabilidad.
¿Cómo evitar una rotura de stock?
Para no sufrir la rotura de stock es posible tomar medidas preventivas que faciliten su mantenimiento de una forma simple y ordenada. Algunas de estas acciones son:
Hacer una buena gestión del inventario
Para no quedarse sin mercaderías, es vital clasificar, monitorear y almacenar de manera adecuada todos los materiales que ingresan y egresan de los depósitos de la compañía.
De esta manera, será posible detectar faltantes o sobrantes con tiempo y tomar recaudos. Además, esto también permite hacer un uso más eficiente de los espacios disponibles y ayuda a prevenir el deterioro y el vencimiento de los productos.
Para facilitar este trabajo hay softwares de gestión corporativa que operan en la nube y permiten registrar y controlar todos los cambios en el inventario en tiempo real.
Los sistemas MRP (Material Requierement Planning), por ejemplo, están diseñados específicamente para esta tarea. Con ellos es posible saber la cantidad de unidades disponibles en los almacenes, su costo, ubicación, fecha de ingreso y de caducidad, entre otros datos.
Por otro lado, hay plataformas como Xubio que, además de actualizar el inventario con cada compra y venta, ofrecen servicios de contabilidad en línea, envío de presupuestos personalizados, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos y reportes de ventas.
Esto es ideal para los que buscan una solución integral para su negocio.
Diversificar los proveedores
Depender de un único proveedor aumenta las posibilidades de sufrir una rotura de stock. Por eso es importante contar con diferentes alternativas, para poder suplantarlo con rapidez en caso de que su producción se vea afectada.
Para facilitar esta tarea, te recomendamos crear una base de datos con distintos prestadores de bienes y servicios, y diseñar un proceso de selección veloz y eficaz que garantice un correcto abastecimiento.
Planificar la demanda
Tener una base concreta de cuántas unidades se van a vender en un período de tiempo determinado es clave para evitar una rotura de stock. Esto requiere de una planificación estratégica adecuada, que facilite la asignación de los recursos disponibles.
Para ello, es necesario analizar los datos históricos y los vaivenes del mercado con detenimiento, investigar a los competidores, determinar las acciones a implementar en el corto y mediano plazo y proyectar sus resultados.
Así será posible tomar acciones preventivas en cuanto a la cantidad de artículos disponibles en función de la demanda esperada.
Invertir en tecnología
La automatización de todos los procesos relacionados con la gestión del inventario, el manejo de los almacenes y las políticas de compras agiliza las operaciones y reduce los tiempos de provisión.
Esto, además de mejorar las operaciones, simplifica las tareas y minimiza los errores humanos, lo que disminuye las chances de sufrir una rotura de stock.
Por otro lado, con el uso de las nuevas tecnologías digitales es posible establecer alarmas y análisis predictivos para detectar posibles faltantes de mercadería. De esta manera se garantizan las reposiciones a tiempo.
Controlar el funcionamiento de los almacenes
En muchos casos la rotura de stock se da por una mala gestión de los depósitos. Los artículos pueden incluso estar disponibles para su venta, pero los funcionarios no son capaces de localizarlos dentro de las instalaciones por una clasificación o acomodamiento equivocado.
Por eso es importante definir una política que agilice la operatoria de los almacenes y disminuya las tareas internas de manipulación y transporte.
Además de facilitar la planificación, esto también evita el deterioro de los productos, su mala conservación y posibles robos y hurtos de mercadería.
Mejorar la comunicación interna
Otra de las claves para evitar la rotura de stock consiste en mejorar la comunicación interna de la compañía.
Pongamos el caso de que el área de marketing decide lanzar una promoción especial que va a disparar las ventas y no avisa a los departamentos de compras y logística. Es muy posible que la alta demanda termine superando al inventario disponible.
En cambio, si todos los sectores están alineados entre sí y comparten la información más relevante sobre sus operaciones, será más fácil fijar objetivos comunes y alcanzarlos.
Garantizar un stock de seguridad
Por más que se realice una buena gestión y planificación de las operaciones, siempre puede haber imprevistos. Por eso es necesario contar con pequeño stock de seguridad, que permita seguir respondiendo a la demanda de los clientes ante el surgimiento de situaciones inesperadas.
En conclusión
La rotura de stock genera consecuencias negativas para la compañía, al disminuir la cantidad de ventas e incrementar la insatisfacción de los clientes. Para evitarla, es necesario realizar una gestión adecuada del inventario, con sistemas que permitan un registro ordenado y actualizado de sus datos.
Si te gustó este artículo, te invitamos a calificarlo y a compartirlo en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión para tu emprendimiento, te recomendamos ingresar al sitio web de Xubio y conocer todo lo que tenemos para ofrecerte.
