En este artículo no solo te vamos a dar diez consejos para reducir costos en empresas y emprendimientos sino que también te vamos a contar por qué es importante hacerlo y qué debemos evitar durante el proceso. ¡Seguí leyendo!
Al momento de incrementar la rentabilidad de un negocio, las empresas tienen dos caminos: aumentar ingresos y reducir costos. Se trata de tareas complementarias, es decir que podemos enfocarnos en ambas para crecer. Sin embargo, con frecuencia ocurre que las pequeñas y medianas empresas se centran en solo una de estas. Por lo general, suele ser aumentar las ventas.
Pero ¿qué ocurre si pese a aumentar las ventas nuestros costos son superiores a lo que ingresa a nuestro negocio? Seguiríamos estando en problemas. El perfecto equilibrio entre ingresos y gastos es la clave. Entonces, si entendemos la importancia de la reducción de costos, hay una serie de medidas que podemos comenzar a implementar en nuestras empresas y PyMES.
¿Por qué reducir costos en emprendimientos y empresas?
Decidir en qué gastar y dónde ahorrar es una decisión difícil para cualquier empresa. Sin embargo, estas decisiones son especialmente importantes para las PyMES. De acuerdo con Bloomberg, el 75% de las pequeñas empresas fracasan en los primeros 3 años de vida. Aunque las causas pueden ser diversas, uno de los factores que influye en este resultado es la gestión deficiente de los recursos. Sumado a la falta de planificación.
Precisamente, dirigir los esfuerzos para reducir costos se trata, sobre todo, de mejorar la gestión de los recursos. Y para ello es fundamental la adecuada planificación. De alguna manera, cuando una empresa toma la decisión de reducir gastos de manera eficiente, emprende un camino de aprendizaje que puede traer enormes beneficios para el crecimiento de la compañía.
De esta forma, la gestión enfocada en reducir costos debe formar parte del día a día del negocio. Además, debe involucrar a todas las áreas que lo componen.
Lo que hay que evitar al reducir gastos en empresas
Uno de los errores más comunes al intentar reducir costos es hacer ajustes en el número de empleados o en los sueldos. Esta clase de práctica puede ocasionar efectos muy negativos para la empresa. Tenemos que considerar que la calidad de un producto o servicio está ligada principalmente al desempeño del equipo. Cuando el personal teme perder su puesto de trabajo o sufrir quitas en su salario, su nivel de productividad, irremediablemente, baja.
Esto, al mismo tiempo, puede provocar más errores en la ejecución de tareas, procesos de trabajo más deficientes y, como consecuencia, menor calidad en la entrega de productos o servicios.
En un contexto tan competitivo como el actual, la calidad es imprescindible. Es lo que hace que las personas elijan nuestro producto o servicio en lugar del de otras empresas. Por eso es importante reducir costos de forma inteligente. Y eso implica pensar en formas creativas de optimizar los recursos de la compañía.
¿Cómo reducir costos? 10 formas de hacerlo
Existe una enorme variedad de alternativas para reducir costos en empresas. Hoy vamos a compartir 10 de las mejores formas de hacerlo.
1- Medir los gastos
¿Cómo saber dónde hacer ajustes si no conocemos en detalle en qué se gasta y cómo dentro de nuestro negocio? Como se dice comúnmente “no se puede mejorar lo que no puede medir”.
Para reducir costos en una empresa de forma inteligente necesitamos partir de datos concretos. Para ello, la clave está en medir los costos de la empresa, haciendo una evaluación detallada de los mismos. En función de esta información, podremos jerarquizar los gastos, definir cuáles son imprescindibles y cuáles podemos reducir o eliminar.
2- Elaborar un presupuesto
Una vez que podemos afirmar qué gastos genera mes a mes nuestra empresa, podemos elaborar y planificar el presupuesto.
Esta clase de recurso brinda una visión integral de las operaciones y resultados del negocio, permitiendo tomar decisiones informadas y precisas.
Además, especificar los recursos disponibles, así como los ingresos y tareas requeridas para alcanzar objetivos, permite aumentar la eficiencia de la empresa. Y esto, indudablemente, redunda en menos costos operativos para el negocio.
3- Mejorar los procesos
Identificar posibles cuellos de botella es fundamental cuando intentamos reducir gastos. Muchas veces, estos inconvenientes se encuentran en los procesos de producción, distribución y logística, comerciales o de gestión.
Al revisar estos procesos podríamos encontrar tareas o actividades que se repiten o que no funcionan como deberían. Esto representa un costo para la empresa. Por ello, es importante hacer evaluaciones periódicas para identificar las posibles fallas. El objetivo es resolverlas para que dejen de representar un gasto que no aporta valor al negocio.
4- Automatizar tareas
Algunos de los costos que se pueden evitar en las empresas son aquellos que están asociados a la realización de tareas que se tornan repetitivas y consumen gran parte del tiempo de trabajo de los empleados.
Muchas de estas tareas se pueden automatizar con algún tipo de software especifico para el área. Por ejemplo, un software de gestión como Xubio permite precisamente automatizar muchas de las acciones que se realizan en los departamentos contables de las empresas.
Al aumentar el tiempo disponible de los empleados, se incrementa la productividad del equipo y esto se traduce como un ahorro de costos significativo para el negocio.
5- Invertir en tecnología a demanda
La inversión en tecnología a demanda permite a las empresas pagar por aquellas funcionalidades que realmente necesitan en su día a día. De ahí el auge de las soluciones SaaS.
El software como servicio es una interesante alternativa para las PyMES que buscan invertir en tecnología avanzada, pero sin necesidad de comprar licencias costosas. Además, esto evita también los costos por mantenimiento y actualizaciones, ya que queda en manos del proveedor del servicio.
6- Entrenar al equipo
Otra forma de reducir costos en una empresa es entrenar al equipo. Puede que a simple vista esto parezca un gasto más dentro de la empresa. Pero, a mediano y largo plazo, formar y entrenar al personal de una PyME supone una mejora en la competitividad y productividad del equipo.
Si tenemos el mejor talento en nuestras filas, este será más eficiente al realizar sus tareas y al participar de los procesos. Por supuesto, lo más probable es que pueda cumplir con los objetivos del negocio. Y todo ello, nos permitirá sin lugar a dudas reducir costos en diversas áreas de la empresa.
7- Optimizar el control de stock
El control de stock siempre puede hacerse mejor. Por ejemplo, el uso de un software como Xubio nos va a permitir tener toda la información vinculada al inventario de la empresa actualizada en tiempo real.
De esta manera, evitaremos tener faltantes o bien, inventario inmovilizado que ocupa espacio de almacenamiento y que podría deteriorarse si no tomamos alguna medida al respecto.
Contar con información precisa y en tiempo real es clave para optimizar la gestión de inventario y así reducir costos.
8- Pagar a término
Muchas veces, las empresas pierden dinero por el pago atrasado de préstamos y los intereses que de esto se deriva. En la mayoría de los casos, solo se requiere pagar a término las cuentas adeudadas. Esto es, antes de su vencimiento.
Para muchos negocios esto puede ser complicado. Por ello, la recomendación es automatizar algunos procesos financieros, implementando sistemas de pago electrónico. También se pueden configurar alertas especiales antes del vencimiento de las facturas.
9- Actualizar los métodos de marketing
Hacer publicidad puede ser muy costoso para una PyME, sobre todo si pensamos en hacer publicidad en medios tradicionales.
Afortunadamente, hay opciones mucho más accesibles para las pequeñas y medianas empresas. Entre ellas, las que ofrecen las redes sociales, por ejemplo.
No solo son más económicos los anuncios en TikTok, Instagram o Facebook, sino que, además, muchas veces ni siquiera es necesario pagar por ello. Con una adecuada estrategia de marketing y contenidos, muchas marcas generan y mantienen audiencias masivas en estas plataformas. Y esto sin la necesidad de invertir grandes sumas de dinero.
10- Externalizar servicios
Para muchas pequeñas y medianas empresas, resulta muy costoso asumir los costos fijos de un determinado departamento. El área de recursos humanos, de contabilidad o de servicios informáticos suelen ser algunos de los más externalizados.
¿Por qué ocurre esto? Porque las PyMES necesitan centrar sus recursos en aquellas actividades que le generan mayor rentabilidad. Por eso, la externalización de servicios como los que mencionamos puede ayudar a cumplir este objetivo. Por supuesto que las áreas a externalizar estarán relacionadas al nicho específico de la compañía.
En conclusión
Al reducir costos en una empresa es fundamental priorizar la adecuada gestión de los recursos disponibles. El enfoque siempre debe estar en mantener la competitividad y por eso muchas veces es recomendable incluir herramientas como los sistemas de gestión que permiten simplificar y automatizar determinadas tareas.
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