¿Qué es la recepción electrónica?

recepción electrónica

En este artículo te contaremos qué es el factoring, qué es la recepción electrónica y por qué es necesaria, quiénes están obligados a utilizarla, cuáles son los eventos que se deben informar a la DIAN y sus beneficios. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el factoring?

Antes de contarte qué es la recepción de facturas electrónicas, es necesario que puedas entender qué es el factoring ya que la recepción de facturas electrónicas juega un papel muy importante en este proceso.

El factoring es la posibilidad de las empresas de venderle a un tercero las facturas de sus ventas a plazo. El objetivo de esta venta es obtener una financiación inmediata.

Vamos a poner un ejemplo: Supongamos que la empresa A es una fábrica de calzado. Y la empresa B es una distribuidora de calzado. La empresa B le compra un lote de mercancía la empresa A por 3 millones de pesos, pero a pagar en tres meses.

Ahora bien, supongamos que a la empresa A se le rompió una de las máquinas más importantes que utiliza para confeccionar el calzado y no tiene el dinero suficiente para la reparación. Entonces, lo que hace para obtener ese dinero de inmediato es venderle la factura de la empresa B a una empresa C por 2 millones 700 mil pesos colombianos.

Esta venta sin dudas es beneficioso para ambos a pesar de que la empresa A debe sacrificar 300 mil pesos colombianos. ¿Por qué? Porque la empresa A puede obtener la suma que necesita para pagar el arreglo de la máquina y la empresa C va a ganar 300 mil pesos más de lo que pagó para comprar esa factura.

Para llevar a cabo este proceso, la DIAN exige que se informe las distintas etapas que se van llevando a cabo en la venta de las facturas a través de la RADIAN.

Para cargar las facturas en RADIAN, la DIAN exige que las facturas se conviertan en título valor. ¿Cómo se convierten en título valor? A través de la recepción electrónica.

¿Qué es la recepción electrónica y quiénes deben realizarla?

Ahora que ya sabes qué es el factoring, te explicaremos qué es la recepción de facturas electrónicas.

La recepción electrónica es la notificación a la DIAN por parte de los receptores de las facturas a crédito o a plazo. ¿Qué notifican? Principalmente que recibieron la factura y la mercadería correctamente. Continuemos con nuestro ejemplo para entenderlo mejor.

Vimos que la empresa A le vendió un lote de mercadería a la empresa B. A partir de esta compra-venta, la empresa A le emitió una factura a la empresa B. Entonces la empresa B no solo recibió mercadería, sino que además recibió una factura.

 Por lo tanto, la empresa B, que es la receptora de la factura, va a ser la encargada de informarle esto a la DIAN, a través de diferentes eventos.

Es importante mencionar que la empresa B debe realizar estos eventos para poder constituir la factura en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

¿Cuáles son los pasos para que una factura electrónica se constituya en un Título Valor?

A continuación, te contamos qué eventos se deben generar para que una factura se convierta en título valor.

  1. Para que una factura se convierta en un título valor, en primer lugar, la empresa A debe emitir una factura electrónica y enviarla a la DIAN para que sea validada. Este paso se puede realizar desde la página de la DIAN o desde soluciones de gestión como Xubio.
  • Una vez que la DIAN valida la factura, la empresa A debe enviársela a la empresa B por correo electrónico.
  • Cuando la empresa B recibe el ZIP de su compra, debe descargarlo y comenzar a realizar sus eventos.
  • El primero es de carácter obligatorio. La empresa B debe decirle a la DIAN que recibió su factura correctamente, es decir, tiene que hacer el acuse de recibo.
  • El segundo también es obligatorio. En este evento debe mostrar conformidad por por el producto o la prestación del servicio recibido.
  • Una vez realizados estos dos eventos, la empresa B tiene la posibilidad de realizar una aceptación expresa, es decir, que acepta expresamente la factura que se le emitió.
  • Por último, como la aceptación expresa no es obligatoria, existe la aceptación tácita. Este evento se da cuando, luego de tres días hábiles, la empresa B no realizó la aceptación expresa. Cabe aclarar que los días se cuentan a partir de la generación del segundo evento.

Una vez realizados estos eventos, la factura se convierte en título valor y puede comenzar a circular por el territorio nacional.

¿Cuáles son los beneficios de la recepción electrónica?

Como mencionamos anteriormente, con la recepción electrónica todas las partes salen beneficiadas.

La empresa A, que emite y luego vende la factura, tendrá el beneficio de cobrar de forma inmediata el dinero por el lote de mercancía que le vendió a la empresa B, aunque obtenga menos dinero por él.

La empresa B, gracias a la recepción de facturas electrónicas, tendrá la posibilidad de deducir impuestos y soportar costos y gastos.

La empresa C, por su parte, al comprar la factura de la empresa A obtendrá, dentro de algunos meses, más dinero del que invirtió.

recepción de las facturas electrónicas

¿Cómo realizar la recepción electrónica en Xubio?

Realizar la recepción de facturas electrónicas es muy fácil y rápido si se hace el proceso a través de Xubio. Para comenzar, es importante que tengas cargada “Identificación” y firmado el Contrato de Mandato en Configuración > Mi empresa / Mi estudio. Además, debes encontrarte habilitado para emitir Facturas Electrónicas con Xubio.

Si ya cumpliste con estos requisitos, deberás seguir con los siguientes pasos:

  1. Dirígete hacia «Compras > Recepción Electrónica».
  2. Haz clic en «Importar».
  3. Selecciona el archivo ZIP del Comprobante y haz clic en «Importar».
  4. Espera por la validación de la DIAN
  5. Haz clic en el recuadro de la grilla correspondiente al comprobante.
  6. Selecciona «Generar Evento»
  7. Carga los datos solicitados y haz clic en «Enviar»
  8. Repite el paso 6. y 7. hasta que se concluyan con los eventos generados

En conclusión

La recepción electrónica es el proceso mediante el cual una factura electrónica se convierte en título de valor y puede comenzar a circular por el territorio nacional. Durante este proceso, todas las partes involucradas salen beneficiadas por uno u otro motivo.

Si quieres comenzar a realizar tus eventos de recepción de facturas electrónicas de forma fácil y rápida, te recomendamos que ingreses a xubio.com.

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