La gestión eficiente de un negocio es esencial para su crecimiento y éxito continuo. Un componente fundamental en este proceso es la implementación de un sistema de gestión. En este artículo, exploraremos en profundidad qué es un sistema de gestión, para qué sirve, cuáles son sus características y beneficios y cómo implementarlo en tu empresa. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un Sistema de Gestión y para qué sirve?
Un sistema de gestión es una herramienta que ayuda a las empresas y despachos contables a controlar, planificar, automatizar y organizar procesos y tareas administrativas.
Su objetivo es:
- Facilitar la organización de tareas, procesos y recursos dentro de la empresa o despacho
- Mejorar la eficiencia operativa y reducir la carga de tareas administrativas
- Facilitar la toma de decisiones informadas basada en datos y análisis
- Ayudar a cumplir con las regulaciones y estándares pertinentes
¿Qué Características Tiene un Sistema de Gestión?
Ahora que ya sabes qué es un sistema de gestión y para qué sirve, te vamos a contar cuáles son sus características.
1. Centralización de Datos
Una de las características que tienen los sistemas de gestión contable es que almacenan todos los datos relevantes en un solo lugar. Esto sin dudas facilita el acceso a la información y la colaboración entre áreas.
2.Automatización de Procesos
Hay muchas tareas que son muy engorrosas de hacer ya que son repetitivas y quitan muchas horas del horario laboral. Los softwares de gestión permiten simplificar y automatizar estas tareas para ahorrar tiempo y disponerlo en hacer foco en las estrategias.
3. Seguridad de Datos
Una de las grandes preocupaciones de las empresas son los datos confidenciales que manejan. Los sistemas de gestión garantizan la seguridad y confidencialidad de la información crítica, sobre todo aquellos que se encuentran en la nube.
4. Escalabilidad
Otra característica de los sistemas contables es que pueden adaptarse al crecimiento de la empresa y sus necesidades. Es decir que, si una empresa o despacho contable incrementa su cantidad de clientes, tendrá la posibilidad de seguir usando el sistema adaptado a sus necesidades.
5. Portabilidad
Hoy en día, muchos softwares contables trabajan en la nube. Esto significa que no necesitan instalarse en un ordenador, sino que con una conexión a Internet basta para poder acceder a la información, lo cual lo hace mucho más útil.
6- Facilidad de uso
Los sistemas de información contable están diseñados para que puedan utilizarse fácilmente. Esto permite que cualquier persona, aunque no tenga experiencia, pueda acceder a esta herramienta.
7- Precisión
Otra de las características que se puede encontrar en un sistema de gestión es que, gracias a la automatización de ciertos procesos, se minimiza el error humano, por ejemplo, en la realización de cálculos.
¿Qué funcionalidades puede tener un sistema de información contable?
Las funcionalidades varían dependiendo cada sistema, pero lo básico que deberían tener es lo siguiente:
CFDI 4.0
Un sistema de gestión debe facilitarte la emisión de CFDI 4.0. Además, debe permitirte exportar los archivos XML de los comprobantes que timbres y obtener la representación impresa de tus CFDI en formato PDF.
Inventario de mercaderías
Si el sistema de gestión que elijas tiene esta funcionalidad, podrás centralizar toda la información de tu inventario en un solo lugar. Además, se actualizará automáticamente con cada compra y venta que realices.
Descarga masiva
Con esta funcionalidad podrás solicitar la descarga masiva de tus comprobantes e importarlos al sistema para que se registren en tu contabilidad. Además, deberías poder descargar la representación impresa en PDF y el archivo XML de tus ventas y compras importadas.
Reportes de gestión
No todos los negocios necesitan obtener los mismos datos. Por eso, un software de gestión debería tener la funcionalidad para crear reportes personalizados de forma automática.
Contabilidad
Si el sistema tiene un módulo de contabilidad, los profesionales contables dispondrán de todas las herramientas esenciales para llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y ágil.
Beneficios de un Sistema de Gestión
La implementación de un sistema de gestión conlleva numerosos beneficios para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o industria. A continuación te contamos algunos de ellos.
1. Mayor Eficiencia
Como mencionamos anteriormente, los sistemas de información contable optimizan los procesos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.
2. Toma de Decisiones Informadas
Otro de los beneficios de los sistemas de gestión es que permiten generar reportes personalizados con información en tiempo real. Esto es ideal para poder tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
3. Reducción de Errores
Los sistemas contables generan cálculos de forma automática y también simplifican otro tipo de procesos. Esto permite que se reduzcan los errores humanos.
4. Cumplimiento Normativo
Dentro de los beneficios de un sistema de gestión también podemos encontrar que ayuda a cumplir con las regulaciones y estándares, evitando sanciones y problemas legales.
5. Ahorro de Tiempo y Recursos
La automatización de tareas ahorra tiempo y recursos valiosos. Esto permite que los miembros del equipo puedan destinar más tiempo en crear estrategias para hacer crecer el negocio. Además, mantiene a los colaboradores más motivados ya que no tienen que pasar horas realizando tareas aburridas y repetitivas.
6- Acceso remoto
En el caso de que decidas incorporar un sistema de gestión en la nube, también tendrás el beneficio de acceder a la información de la empresa o despacho desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
7- Reducción de papel
Los sistemas contables guardan toda la información de manera digital, esto hace que se reduzca notablemente el uso del papel y, en consecuencia, se contribuya a la reducción del impacto ambiental.
¿Cómo elegir el sistema de gestión adecuado para tu negocio?
Para poder elegir el software de gestión que mejor se adecúe a las necesidades de tu negocio o despacho contable, es necesario revisar los siguientes puntos:
1-Evalúa de Necesidades
¿Qué necesidades tiene tu empresa o despacho contable? ¿Qué objetivos te gustaría alcanzar? ¿Qué procesos te gustaría simplificar o automatizar? Estas son alguna de las preguntas que puedes hacerte a la hora de elegir un sistema de gestión.
2- Define tu presupuesto
Una vez que tienes en claro cuáles son tus necesidades, es importante que revises cuál es tu presupuesto ya que, de esta forma, podrás limitar tus opciones.
3-Investiga opciones
El tercer paso para elegir un sistema de información contable es ver las opciones que tienes en base a tus necesidades y presupuesto. Puedes considerar sistemas que deban instalarse en tu ordenador o sistemas en la nube. Como hemos visto, la ventaja de este último es que puedes ingresar desde cualquier lugar que tenga acceso a Internet.
4-Busca reseñas
Todos los sistemas buscarán venderse de la mejor manera. Es por eso que te recomendamos que ingreses a redes sociales o foros y busques opiniones de otras personas. Las referencias de usuarios que ya usaron el sistema serán de gran ayuda a la hora de elegir el sistema de gestión ideal para tu negocio.
5- Busca que crezca contigo
A la hora de elegir un software de gestión, es importante que busques uno que tenga la posibilidad de acompañarte en tu crecimiento. Con esto queremos decir que, si tú te expandes, el sistema debe poder brindarte las funcionalidades adecuadas para continuar trabajando a otra escala.
6- Elige una interfaz amigable
Otro punto a tener en cuenta es que el uso del sistema te resulte amigable. Es importante que sea intuitivo y puedas aprender rápido a utilizarlo. En algunos casos tienes la posibilidad de realizar una prueba gratuita del sistema por un determinado tiempo. Aprovecha ese período para ver si te resulta fácil manejarlo.
7-Asegúrate de que le realicen actualizaciones
Como hemos visto, los sistemas contables te ayudan a cumplir con diferentes cuestiones normativas. Por eso, es necesario que siempre se encuentren realizando actualizaciones.
8- Asegúrate de que tenga un buen soporte técnico
Por último, a la hora de elegir un software de gestión es imprescindible que cuente con un buen soporte técnico que pueda sacarte todas las dudas que te vayan surgiendo. Por ejemplo, Xubio, no solo tiene un equipo de soporte técnico especializado sino también puedes acceder al Centro de ayuda y al canal de Youtube donde puedes encontrar un gran cantidad de instructivos sobre el uso de la plataforma.
En conclusión
Un sistema de gestión es la piedra angular de la eficiencia empresarial. Ayuda a las organizaciones a mantenerse organizadas, controlar sus operaciones y aprovechar los datos para tomar decisiones informadas. Al adoptar estas prácticas, las empresas pueden impulsar su crecimiento y asegurar su lugar en un mercado competitivo.
Si te interesa incorporar un sistema de gestión a tu día a día, te recomendamos que ingreses a xubio.com y conozcas todo lo que tiene para ofrecerte.
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