¿Qué es un SaaS y porqué lo necesitas en tu empresa?

En este artículo te vamos a contar qué es un SaaS, para qué sirve, qué tipos hay, cómo se usa, qué beneficios tiene y por qué es buena idea utilizar el Saas de Xubio. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un SaaS?

Imaginemos un mundo en el que las empresas deben gastar fortunas todos los años en adquirir licencias y programas para administrar sus negocios. Además de la inversión económica, deben destinar muchas horas a la instalación, configuración e implementación de esos programas. Y, por si fuera poco, se encuentran con muchas dificultades para operar a nivel global porque estos productos informáticos solo funcionan en los ordenadores de la empresa.

¿Qué sería lo opuesto a todo ello? El software en la nube o lo que también se conoce como Software as a Service (SaaS). Pero, ¿qué es un Saas?

Hay muchas formas de decir qué es un SaaS. Por empezar, su definición especifica es software como servicio. Esto quiere decir que es aquel programa que podemos utilizar como prestación, sin necesidad de instalar nada en nuestros dispositivos. De este modo, el SaaS brinda soluciones de tecnología a través de Internet. De ahí que sea considerado un servicio.

En lo técnico, el SaaS es una forma de Cloud Computing. Es decir, ofrece a los usuarios una aplicación en la nube junto con toda la infraestructura y prestaciones vinculadas a ella.

Por lo general, el proveedor de servicios en la nube gestiona todo el entorno en el que se aloja el software. Mientras que los usuarios, en este caso las empresas, pueden interactuar con este a través de un navegador web en sus dispositivos.

En otras palabras:

• El SaaS es software basado en la nube.
• Tanto el software como los datos están centralizados y hospedados en un único servidor que pertenece al proveedor de la aplicación.
• Cualquier usuario con conexión a Internet puede utilizarlo.
• No se necesita instalar en ningún dispositivo.
• Por lo general, al funcionar como servicio, la mayoría de los SaaS utilizan el modelo de suscripción. Esta puede ser mensual o anual.

¿Qué qué tipos de SaaS hay?

Si hay algo que caracteriza al mercado de soluciones SaaS es la diversidad, ya que hay múltiples opciones de software como servicio. Además, en los últimos años, este segmento ha crecido exponencialmente y se ha extendido más allá de las grandes empresas. Para las PyMES, un SaaS representa la posibilidad de acceder a funcionalidades de alto nivel, pero a costos muchos más asequibles.

Los principales tipos de SaaS son:

Software de gestión

Esta clase de software en la nube está pensada para simplificar procesos y agilizar tareas. Es una herramienta que ayuda a potenciar la productividad en cualquier negocio ya que su principal función es la de analizar los rendimientos y los riesgos de las empresas con el objetivo de brindar un ambiente laboral más eficiente y sostenible.

En los sistemas de gestión se incluyen todas las herramientas de administración que una compañía necesita. Por lo tanto, pueden controlar, planificar, organizar y automatizar todas las tareas administrativas de una organización.

Software de contabilidad

Esta puede ser una funcionalidad dentro del software de gestión o bien, funcionar de manera independiente, como un software de contabilidad en sí mismo. En cualquier caso, se trata de una herramienta imprescindible para llevar los números de cualquier negocio. Además, permite mantener toda la información actualizada en la nube, esa es probablemente una de las características más importantes.

Algunas de las funciones que realiza un sistema de contabilidad son: tramitación de facturas, cuantas por pagar, trámites de banca y generación de reportes.

CRM

El Customer Relarionship Managemente (CRM) es un tipo de SaaS que está orientado a la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa. Es muy útil porque les permite a las empresas mantenerse al día con sus clientes y gestionar de manera eficaz los perfiles de estos y brindándoles una experiencia más personalizada.

. Asimismo, es un software que proporciona datos demostrables ya que dispone de una gestión comercial estructurada y potencia la productividad en las ventas.

ERP

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es la solución de planificación de recursos empresariales más conocida. Integra las operaciones internas de una empresa, desde la producción y distribución, hasta los recursos humanos.

Su principal beneficio es su capacidad para unificar una gran cantidad de procesos y permitir el flujo entre ellos. Gracias a esta función, los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y proporcionan su integridad con una sola fuente.

Software de RR.HH

Los softwares en la nube enfocados en recursos humanos permiten centralizar y gestionar toda la información vinculada al talento de la empresa. En otras palabras, optimizan todos los aspectos relacionados con el personal que trabaja en la organización. Se encargan de automatizar todo lo referente a los salarios o el control del horario.

¿Para qué sirve el software en la nube?

Ahora que ya definimos qué es un SaaS, te vamos a mostrar algunas de sus principales utilidades:

Acceder a la última tecnología

Para acceder a la última tecnología no es necesario comprar, instalar, actualizar o mantener ningún tipo de hardware, equipamiento o infraestructura. Tan solo basta con encontrar el SaaS adecuado para el negocio y contratarlo como prestación.

Es una realidad que, para muchas empresas, sobre todo las más pequeñas, acceder a la última tecnología implica asumir costos y tiempos de implementación elevadísimos. Por otra parte, también puede resultar casi imposible, dado que no cuentan con el equipo humano y la infraestructura técnica adecuada para poder hacerlo.

El Software as a Service garantiza acceso a la última tecnología sin necesidad de invertir grandes sumas de dinero, personal o tiempo.

Reducir costos

Los costos son el gran obstáculo para muchas PyMES que buscan innovar en sus procesos, pero no cuentan con las herramientas adecuadas para hacerlo. Los SaaS precisamente sirven para incorporar nuevos e innovadores recursos sin necesidad de gastar de más.

De hecho, en los modelos de suscripción hay opciones freemium o gratuitas para probar la prestación antes de contratarla.

Digitalizar empresas

La crisis del Covid-19 ocasionó que muchas compañías tuvieran que comenzar a implementar el home office de manera forzosa. Para esto fue fundamental contar con un ecosistema de trabajo en la nube. De lo contrario, hubiera sido imposible que los empleados pudieran cumplir con todas sus tareas desde sus hogares. Un SaaS ayuda a digitalizar empresas, gracias a que las soluciones que brinda están disponibles a través de Internet.

Implementar en poco tiempo

Para aquellos que busquen digitalizar una PyME, el software basado en la nube es esencial. Porque una vez contratado el servicio, será cuestión de ingresar con las credenciales adecuadas para encontrar todas las funcionalidades disponibles para usarlas. No se necesitan grandes configuraciones, ni tiempos elevados de implementación.

Actualizar automáticamente

Para actualizar estas herramientas, las empresas no tendrán que hacer absolutamente nada, ya que esto corre por cuenta del proveedor del servicio en la nube. Esto permite que los equipos de trabajo estén centrados en el crecimiento del negocio, dejando el aspecto técnico en manos del propio software.

¿Cómo se usa un SaaS en contabilidad?

Como hemos visto hasta aquí el software en la nube tiene numerosas utilidades y usos. Entre ellos, este puede aplicarse para llevar la contabilidad online de la empresa.

En este sentido, algunos usos del software de contabilidad en la nube son:

• Automatización. El SaaS es fundamental para simplificar las tareas contables. Esta clase de aplicación permite que el software pueda sumar totales, agrupar extractos y calcular gastos e ingresos, por ejemplo. Al automatizar estas gestiones, se ahorra mucho tiempo, pero, además, se evitan los errores humanos asociados al cálculo manual de estos datos.
• Factura electrónica. Podríamos decir que la factura electrónica ha llegado para quedarse. En este sentido, resulta esencial incorporarla dentro de los departamentos contables de toda PyME. Un SaaS permite realizar facturas online e incluso, hacerlo de forma automática todos los meses, por ejemplo.
• Liquidación de sueldos. Todas las empresas deben pagar el salario de sus empleados, a eso se le conoce como la liquidación de sueldos. Para gestionarlo de manera rápida y desde cualquier lugar, el software de contabilidad en la nube es la herramienta perfecta.
• Catálogo de cuentas. Esta es una herramienta contable que permite registrar y ordenar las operaciones de una empresa. De esta manera, el principal beneficio del catálogo de cuentas es que permite a las compañías ver plasmados todos los activos, pasivos, ingresos, egresos y capital en un solo lugar.

Beneficios de usar un Software as a Service

Si bien a lo largo de este artículo hemos mencionado algunas de las ventajas que tiene incorporar a tu organización un SaaS, a continuación te vamos a contar cuáles son sus beneficios.

1-     Reduce tiempos

En primer lugar, se elimina el tiempo de instalación del software ya que se trabaja en la nube. En segundo lugar, se reducen los tiempos de los empleados ya que se comienzan a automatizar muchas de las tareas administrativas que llevan varias horas de trabajo.

2- Reduce costes

Como mencionamos anteriormente, hay una ausencia de inversión de dinero inicial ya que muchos sistemas de gestión permiten comenzar con una cuenta freemium. Además, existe una importante reducción de costos de mantenimiento ya que de esto se ocupa la empresa que ofrece el SaaS.

3.- Es compatible con la mayoría de los dispositivos

Por lo general, a este tipo de software puede accederse desde cualquier dispositivo: una computadora, un teléfono o una Tablet. Lo único que se necesita es tener acceso a Internet.

4- Es adaptable y personalizable

La mayoría de los SaaS son fáciles de utilizar y personalizables. Es decir, que se puede configurar todo de acuerdo con las necesidades de cada organización y colocar el logo de la compañía en los diferentes documentos.

5- Escalabilidad

Este tipo de softwares ofrecen la posibilidad de tener más espacio de almacenamiento o servicios adicionales sin la necesidad de instalar otro. De esta manera se ahorra tiempo y dinero.

6- Sencilla integración de nuevos trabajadores

Si ingresan nuevos empleados a la compañía, no hace falta asignar nuevas licencias o instalar el software en sus computadoras. Por lo general, solo es necesario realizar un nuevo registro en el sistema. Esto sin dudas facilita que los recién llegados puedan comenzar a desempeñar sus tareas lo antes posible.

7- Información segura

Gracias al almacenamiento descentralizado de los datos en un servidor en la nube, los datos son menos propensos a perderse. Además, existen cifrados que ayudan a que nadie no autorizado pueda acceder a la información de la empresa.

Consejos para elegir un SaaS

En principio, es importante que al elegir un SaaS para nuestra empresa optemos por herramientas que sean fáciles de usar. Hay muchas opciones en el mercado, pero indudablemente, la curva de aprendizaje es un factor a considerar.

Cuanto más compleja sea la plataforma en diseño e interfaz, probablemente mayores dificultades de implementación tendremos. Por ello, es fundamental buscar opciones simples e intuitivas.

Teniendo en cuenta que uno de los principales beneficios del software en la nube es que se trata de una opción menos costosa, es clave buscar un SaaS all inclusive. Esto es, plataformas en la nube que nos ofrezcan en un único pago todas las funcionalidades. Si tenemos que pagar aparte licencias, actualizaciones o mantenimiento, la prestación nos forzará a realizar una inversión mayor que, como PyMES, tal vez no podamos asumir.

Por otra parte, de seguro que con ese software administraremos mucha información de carácter sensible, desde datos financieros, hasta datos personales de trabajadores y clientes. Por ello, es fundamental que toda esta información esté a resguardo. Al elegir un SaaS debemos priorizar la seguridad. El proveedor debe garantizarnos que sus servidores son totalmente seguros y que utiliza la más alta tecnología para proteger nuestros datos.

En cuanto a las funcionalidades, cuanto más completo mucho mejor. Pero también debemos tener en cuenta que el SaaS debe responder a las necesidades de nuestro negocio. Es decir que, si ofrece opciones de integración con otras herramientas y además nos permite personalizarlo, es la prestación que buscamos.

En conclusión

Como vimos a lo largo de este artículo, un SaaS puede simplificar mucho tu trabajo, reducir tiempo y dinero y generar una mayor organización para que puedas dejar de enforcarte en cosas más administrativas y pasar a crear mejores estrategias para potenciar tu negocio. Si querés saber más sobre este tipo de software o querés empezar a usar uno, te recomendamos que igreses a xubio.com.