Según un informe de Xerox, el 46% de los empleados de las pymes pierde tiempo en procesos ineficientes por el uso de papel. La tecnología OCR, al digitalizar documentos, ayuda a evitar estas pérdidas de productividad. Descubrí qué es OCR y cómo implementarlo para mejorar la eficiencia en tu empresa. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es OCR?
OCR, del inglés Optical Character Recognition, o lo que en castellano conocemos como Reconocimiento Óptico de Caracteres, es una tecnología que “lee” texto impreso o manuscrito y lo convierte en datos digitales que pueden ser editados, almacenados o procesados por software.
Esto significa que, a partir de un documento impreso, como una factura, un contrato o incluso una imagen con texto, podés obtener un archivo digital gracias al uso del sistema OCR.
Esta tecnología es ideal para empresas que manejan un gran volumen de documentos físicos y buscan digitalizarlos de forma sencilla y rápida y, de esta forma, simplificar su gestión documental.
La herramienta se convierte así en la posibilidad de tener todas tus facturas, contratos y otros documentos comerciales clave de tu negocio almacenados en los sistemas digitales de la empresa, listos para ser consultados o enviados en cualquier momento.
Por eso OCR es una tecnología ampliamente utilizada en áreas como:
- Contabilidad y finanzas. Para procesar facturas, recibos, comprobantes de venta y de compra, remitos de venta y otros documentos comerciales.
- Recursos Humanos. En la digitalización de legajos laborales, recibos y liquidaciones de sueldo, entre otros.
- Legal. Para la conversión y archivo de contratos y documentos oficiales.
¿Qué formatos de archivo se pueden leer con un software OCR?
Un software OCR está diseñado para procesar distintos formatos de imagen y documentos, convirtiéndolos en texto editable, lo que los hace sumamente versátiles y aplicables en diferentes tipos de archivos. Los formatos más comunes incluyen:
- PDF. Este es uno de los formatos más utilizados en el ámbito empresarial y, gracias a OCR, estos documentos se vuelven editables.
- Imágenes. Los software OCR también pueden procesar archivos de imagen en formatos comunes como JPEG, PNG y TIFF. Esto es especialmente útil cuando la información se encuentra en fotos de documentos, recibos o notas manuscritas. OCR reconoce el texto en estas imágenes y lo convierte en datos digitales, listos para editar o archivar en una base de datos.
- Documentos escaneados. El OCR puede procesar la mayoría de los escaneos que contienen texto. Estos archivos pueden generarse en formatos TIFF o PDF escaneados, y el sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres identifica y extrae el texto sin problemas, convirtiendo documentos impresos en archivos digitales accesibles.
¿Cómo funciona un OCR?
Como dijimos antes, el OCR lee y captura una imagen digital de cualquier tipo de archivo impreso. Funciona mediante el reconocimiento de patrones, es decir, analiza cada símbolo, como letras y números, comparándolos con una base de datos y formando palabras y oraciones coherentes a partir de ello.
Además, el software OCR garantiza que el texto de los documentos sea reconocible por los dispositivos digitales, como una computadora y gracias a ello, este archivo pueda editarse. Esto es clave para modificar o corregir datos en una factura impresa, un recibo o un contrato, por ejemplo.
A continuación te explicamos cómo funciona el sistema OCR paso a paso en su versión más básica, ya que el funcionamiento puede variar según el tipo de OCR del que se trate:
1. Captura del documento
El primer paso es obtener la imagen digital del documento para que el OCR pueda procesarla. Esto se consigue mediante un escáner o una cámara que opera del mismo modo. Esta imagen se convierte así en un archivo que el sistema OCR puede procesar.
2. Preprocesamiento de la imagen
Para obtener mejores resultados, el OCR ajusta el contraste y la resolución de la imagen, eliminando cualquier imperfección o ruido que pueda interferir con el reconocimiento de caracteres. Este paso también incluye la corrección de rotaciones o distorsiones.
3. Segmentación de caracteres y análisis de zonas
En esta fase, el software OCR divide la imagen en secciones, identificando cada línea y palabra. Posteriormente, utiliza algoritmos para reconocer caracteres individuales en base a patrones y formas.
4. Reconocimiento de caracteres
Una vez que los caracteres fueron segmentados, el OCR compara cada uno con una base de datos para poder identificar el texto y reconstruirlo en un formato digital.
5. Verificación y corrección
Cuando se reconoce el texto el sistema verifica la coherencia y corrige posibles errores, lo que permite obtener un archivo digital lo más fiel posible al documento original.
6. Exportación y almacenamiento del documento digital
El documento ya digitalizado puede exportarse a diversos formatos como Word, Excel o PDF, permitiendo su edición y almacenamiento en los sistemas en la nube y en los dispositivos digitales que usa la empresa.
Claro que este proceso ocurre casi de forma instantánea. Así, por ejemplo, una factura puede ser procesada en segundos, convirtiendo todos sus datos en un formato digital listo para integrarse a tu sistema contable.
¿Para qué sirve la tecnología OCR?
La tecnología OCR ofrece una amplia gama de aplicaciones que pueden transformar la manera en que las empresas gestionan la información y documentación. Algunos de sus usos más comunes pueden ser:
Digitalización de archivos históricos
Cuando una empresa comienza la digitalización de operaciones, el proceso va más allá de elegir herramientas y sistemas para las tareas diarias. Entre los pasos fundamentales está convertir los archivos físicos históricos en documentos digitales.
Gracias a esto, las compañías pueden acceder rápidamente a información pasada, mejorar la organización interna de sus datos y optimizar el espacio físico, ya que se reduce o elimina la necesidad de almacenar documentos en papel.
Además, al implementar un software OCR las empresas pueden preservar documentos antiguos y valiosos, facilitando su consulta y sobre todo, la seguridad y disponibilidad de esta información.
Automatización de flujos de trabajo
Un sistema OCR puede transformar los flujos de trabajo de una empresa al automatizar la captura y el procesamiento de documentos y eliminar la necesidad de ingresar de forma manual los datos.
Al digitalizar archivos físicos, el OCR permite que la información, ya sea facturas, contratos, recibos, entre otros, se conviertan en documentos editables y automáticamente integrables en los sistemas de gestión, contabilidad, Recursos Humanos o cualquier otro software con el que cuente la empresa.
Esto significa que los procesos que antes requerían múltiples pasos como ingresar información y completar campos de forma manual, cargar de forma individual en los sistemas o equipos de la empresa, ahora se pueden realizar en un solo flujo de trabajo automatizado.
Gestión de inventario
Uno de los usos no tan conocidos del OCR es su capacidad para mejorar la gestión de inventario. La herramienta automatiza la lectura de códigos de barras y números de serie, lo que ayuda a agilizar las tareas de control de stock y le aporta mayor precisión y eficiencia al trabajo en los centros de almacenamiento.
Creación de bases de datos
Debido a que la tecnología OCR permite extraer información de grandes volúmenes de documentos, también puede servir para crear y alimentar bases de datos.
Por ejemplo, al digitalizar registros de clientes antiguos, el OCR puede extraer automáticamente detalles como nombres, direcciones, números de contacto y fechas de compra. Toda esta información puede organizarse en una base de datos para realizar acciones comerciales específicas en relación a estos antiguos compradores.
Traducción automática
¿Tu negocio tiene clientes, proveedores o socios en el extranjero? El sistema OCR al combinarse con herramientas de traducción permite realizar traducciones precisas de documentos en diferentes idiomas. Así, podrás enviar contratos, facturas, recibos, remitos, órdenes de compra y venta a cualquier parte del mundo.
Ventajas de la tecnología OCR
Más allá de los usos que se le puede dar a la tecnología OCR en una empresa, hay una serie de ventajas que cualquier negocio puede conseguir al implementar este tipo de software. Algunas de las más destacadas son:
- Ahorro de tiempo. La digitalización instantánea permite a los equipos eliminar tareas rutinarias de su día a día como la transcripción de datos de forma manual.
- Reducción de errores. De lo anterior se desprende que al eliminar la entrada de datos manual, se reducen las posibilidades de cometer errores humanos, mejorando la precisión de la información que se ingresa en los sistemas de la empresa.
- Facilidad de acceso y consulta. Los documentos digitalizados son accesibles desde cualquier dispositivo y se pueden buscar fácilmente mediante palabras clave o etiquetas. Esto permite a los empleados encontrar rápidamente la información que necesitan, sin tener que revisar innumerables archivos en papel.
- Mejor integración. Otra de las ventajas del sistema OCR es que al promover la digitalización de documentos mejora la integración de datos. Ya que los documentos digitalizados se pueden integrar sin problemas con otras herramientas y sistemas, como software ERP, CRM o plataformas de gestión. Esta integración permite un flujo de datos más fluido entre sistemas.
- Más colaboración. Sin duda, los documentos digitales facilitan la colaboración entre los distintos miembros del equipo, ya que estos archivos se pueden compartir, editar y comentar fácilmente e incluso en tiempo real.
- Mayor seguridad de los datos. Los documentos digitales son más seguros, en tanto, se pueden proteger con diversas medidas como cifrado, protección con contraseña o controles de acceso de usuarios. Esto garantiza que la información sensible se mantenga resguardada y confidencial, reduciendo el riesgo de filtración de datos o accesos no autorizados.
En conclusión
OCR es una herramienta versátil que ofrece numerosas aplicaciones y ventajas a empresas de todos los tamaños. Al automatizar la captura y extracción de datos, el sistema OCR puede ayudarte a liberar tiempo y recursos para que puedas centrarte en lo que realmente importa: el crecimiento de tu negocio.
En una plataforma de gestión como Xubio, OCR puede integrarse para digitalizar facturas, y cargarlos automáticamente al sistema sin necesidad de completar campos de forma manual.
Esto simplifica la gestión documental y la facturación de tu empresa, reduce la carga administrativa y permite que los empleados dediquen su tiempo a tareas de mayor valor.
Es hora de simplificar tus procesos administrativos, visitá Xubio y conocé la solución de gestión perfecta para tu negocio.
