¿Qué es la gestión de almacenes?

Una buena gestión de almacenes es clave para mejorar la productividad de las operaciones y reducir costos.

A continuación vamos a explicarte en qué consiste, cuáles son sus objetivos, qué beneficios ofrece y cómo mejorarla. ¡Seguí leyendo para saber más!

¿Qué es la gestión de almacenes de una empresa?

La gestión de almacenes engloba a todas las actividades relacionadas con la recepción, el acomodamiento, la clasificación, el registro y el movimiento de todos los materiales que ingresan y egresan de los depósitos de una compañía. 

Esto incluye no solo la distribución física de las mercaderías en el espacio disponible, sino también la planificación de la posible demanda, el manejo del inventario y su adecuada conservación.

Como parte de sus tareas, la gestión de almacenes se encarga del trato con los proveedores, la devolución de los elementos defectuosos, el embalaje y la coordinación del envío de los productos finales a los clientes.

Además, se ocupa de hacer un seguimiento de cada uno de los materiales y del análisis de los procesos vinculados, para mejorar la operatoria y evitar el desperdicio.

De esta manera, se trata de una actividad logística clave dentro de la cadena de suministro, ya que tiene un impacto directo en la productividad, la competitividad y la rentabilidad del negocio.  

¿Cuál es el objetivo de la gestión de almacenes?

Los principales objetivos de la gestión de almacenes son conservar los productos en buen estado y garantizar que la compañía cuente con los recursos a tiempo para responder a las demandas de los clientes y a sus propias necesidades operativas.

Su ámbito de responsabilidad comienza con la recepción de las unidades físicas en los depósitos y se extiende hasta su uso interno o su posterior salida para entrega.

Dentro de las metas de la gestión de almacenes se incluyen:

• Minimizar los costos de almacenamiento.
• Evitar los faltantes o sobrantes en el inventario.
• Prevenir el deterioro y el vencimiento de las mercaderías.
• Optimizar el espacio físico de los establecimientos.
• Disminuir las tareas de manipulación y transporte dentro de las instalaciones.
• Registrar de manera exhaustiva los movimientos en el stock.
• Mejorar la operatoria y reducir los plazos de entrega de los productos.

 Beneficios de una gestión de almacenes adecuada

Una buena gestión de almacenes ofrece muchas ventajas para la compañía. Entre las principales se encuentran:

Reduce los gastos

Una gestión de almacenes exitosa optimiza el control del stock, lo que disminuye los tiempos de aprovisionamiento. Esto ayuda a bajar los costos, al hacer un uso más eficiente de los espacios y las instalaciones de la empresa.

Además, esto evita el uso de mano de obra innecesaria y que los productos se dañen o queden obsoletos por falta de rotación.

Mejora la atención de los clientes y proveedores

Una buena gestión de almacenes facilita la relación con los proveedores, al planificar las operaciones y las entregas de materiales de manera más eficiente.

También garantiza un abastecimiento adecuado y evita las demoras en la distribución, lo que redunda en una mayor satisfacción y fidelización de los clientes, al mejorar los procesos de ventas.

Aumenta la rentabilidad

Una gestión de almacenes adecuada evita la pérdida de ventas por escasez de stock y permite ofrecer respuestas más rápidas ante mudanzas en los requerimientos o la aparición de situaciones inesperadas.

Además, es clave como mecanismo de control, al detectar posibles robos y desapariciones de mercaderías. Todo esto redunda en un aumento en la rentabilidad de la empresa.

Facilita la gestión de compras

Dentro de los beneficios de una gestión de almacenes exitosa también se encuentra la mejora en los procesos de compras.

Esto es así ya que, al contar con información actualizada sobre las materias primas y otros suministros disponibles en los depósitos, es posible planificar con tiempo las nuevas adquisiciones y obtener precios más competitivos.

¿Cómo se hace una buena gestión de almacenes?

La gestión de almacenes se divide en 6 etapas principales. Ellas son:

La recepción de los materiales

En donde las unidades llegan al depósito y se controla que se hayan enviado las cantidades solicitadas y que estas se encuentren en perfecto estado. De lo contrario, no son aceptadas y se devuelven al proveedor.

La clasificación

El segundo paso de la gestión de almacenes consiste en registrar cada uno de los productos recibidos y, en función de ello, asignarles el espacio correspondiente en el depósito.

Este lugar ya debe estar reservado de antemano, desde el momento en que se planificó y realizó el pedido de los materiales. Para ello, es necesario tomar en cuenta las dimensiones de los artículos, el peso y su potencial velocidad de rotación, con el fin de minimizar los desplazamientos internos.

El almacenamiento

Las unidades se trasladan al sitio estipulado, garantizando su conservación adecuada, de acuerdo a las normas vigentes de seguridad e higiene. De ser necesario, se colocan etiquetas para facilitar su posterior rastreo e identificación.

En caso de tratarse de productos perecederos, también es recomendable colocar alertas en el sistema de gestión de almacenes para que notifique con tiempo cuando la fecha de vencimiento esté próxima.

Además, es importante realizar controles periódicos y ajustes de inventario, para garantizar que las mercaderías registradas en el sistema coincidan con las unidades físicas y que estas se encuentren en perfecto estado.

La recolección

En caso de venta o de necesidad de utilización, la unidad se retira de su espacio de almacenamiento. Este proceso, conocido como picking, es clave para garantizar una buena gestión de almacenes, ya que en general es el que requiere de mayor cantidad de recursos y mano de obra.

El embalaje

Las unidades recogidas se condicionan para su posterior envío.  Como parte de este proceso, se seleccionan la cubierta y el envoltorio para evitar posibles daños durante el traslado y se genera la documentación que acompaña al pedido. 

La entrega

Se registra en el sistema la salida del artículo del depósito y este se envía al cliente por un medio de transporte adecuado, finalizando así con todas las etapas de la gestión de almacenes.

¿Cómo mejorar la gestión de almacenes?

Para mejorar la gestión de almacenes seguí los siguientes consejos:

Analizá las instalaciones

Dentro de este proceso, es clave evaluar el espacio disponible en el depósito, conocer sus dimensiones exactas y los materiales y maquinarias con los que se cuenta para transportar las mercaderías. 

También es importante analizar la demanda, los tamaños de los productos y los niveles de rotación de stock, para ubicarlos según su relevancia o velocidad de reposición y evitar los desplazamientos constantes.

Uno de los métodos más utilizados es el sistema ABC, donde las existencias de tipo A son las de mayor rotación y se colocan en un espacio de fácil acceso. En tanto, las de tipo B y C, que tienen menos valor o salida, se sitúan en lugares menos privilegiados.

Planificá la operatoria

El funcionamiento del almacén debe contar con reglas claras y concisas. Por ejemplo, la entrada a las instalaciones debe estar restringida solo al personal autorizado y es necesario establecer medidas de seguridad –cámaras, alarmas, personal de vigilancia, etc.- para cuidar las mercaderías.

A su vez, tanto el ingreso como el egreso de las unidades debe estar bien documentado y contar con procesos de autorización, identificación y códigos de control eficientes.

Por otro lado, el depósito debe diseñarse de manera que facilite los traslados de los productos y elimine las congestiones y los posibles obstáculos en los caminos. Además, hay que adquirir herramientas adecuadas para manipular las cargas, tanto a nivel del suelo como en altura.

Dividí los sectores y las tareas

Para garantizar una correcta gestión de almacenes, cada empleado debe contar con tareas específicas asignadas y estar capacitado para realizarlas de forma adecuada.

También es necesario definir los tiempos de abastecimiento de cada producto y la cantidad máxima de existencias que la compañía puede mantener a la vez en el depósito.

Por otro lado, es importante establecer un área determinada dentro del almacén para cada proceso: uno para el ingreso de las mercaderías y otros para su control, almacenamiento, descarga y preparación de los pedidos.

Automatizá los procesos

La automatización de procesos ayuda a simplificar la gestión de almacenes, al mejorar las operaciones y minimizar los errores. Por ejemplo, la implementación de un sistema de gestión en la nube permite llevar un registro ordenado de todos los ingresos y egresos de materiales en tiempo real y consultar la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Estos softwares también facilitan el control de las operaciones y la toma de decisiones basadas en resultados concretos. Entre ellos, Xubio es una solución de gestión para pequeñas y medianas empresas que simplifica el manejo del inventario, el cual se actualiza con cada compra y venta de forma muy sencilla.

Esta plataforma también ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos, envío de presupuestos personalizados y reportes de ventas y resultados.

En conclusión

La correcta gestión de almacenes ayuda a planificar y organizar el inventario, ahorrar costos y mejorar la logística. Esto redunda en clientes más satisfechos y en un aumento de la competitividad y la rentabilidad del negocio.  

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