Hay una gran cantidad de procesos que se pueden automatizar para generar una empresa más competitiva y eficiente. Pero, ¿por dónde empezar?, ¿en qué operaciones poner el foco?, ¿qué papel juegan las nuevas tecnologías? y ¿cuáles son sus principales beneficios?
En este artículo vamos a responder a todas estas preguntas, para que puedas poner manos a la obra y convertir a tu negocio en un verdadero emprendimiento digital. ¡Seguí leyendo!
¿Qué implica la automatización de procesos?
Hablar de automatización de procesos en el mundo empresarial significa sumar nueva tecnología para ejecutar determinadas operaciones recurrentes, con el fin de aumentar la productividad y ahorrar tiempo y recursos.
El principal objetivo de esta implementación es agilizar tareas complejas, burocráticas y repetitivas, ya sea simplificándolas o aportándoles un valor agregado.
En la mayoría de los casos, tras su actualización, están dejan de realizarse manualmente y pasan a hacerse en forma mecánica o digital.
De esta manera, la automatización de procesos implica el ingreso de una innovación y la creación de estándares de trabajo, que llegan para facilitar las cosas e integrar sistemas y datos.
Tipos de automatización de procesos
En la actualidad la transformación digital, la robótica y el uso de las tecnologías disruptivas, como la inteligencia artificial (IA), el internet de las cosas (IoT) y el big data, son las herramientas que están liderando este camino.
Por eso motivo, dentro de los tipos de automatización de procesos podemos destacar:
–La automatización de procesos IT: es aquella que busca reducir las actividades rutinarias y repetitivas mediante las llamadas tecnologías de la información y la comunicación (IT). Esto implica el uso de internet, softwares, computadoras y equipos para manipular, almacenar, monitorear y transmitir datos de una forma rápida, simple y segura.
-La automatización de procesos RPA: en este caso se emplean máquinas y/o soluciones robóticas para facilitar tareas administrativas y productivas. Por ejemplo, los softwares y bots programados para emular el comportamiento humano y realizar toda clase de operaciones basadas en reglas.
-La automatización de procesos IA: es similar a la anterior pero se diferencia en que sus comandos no son repetitivos, sino que van aprendiendo de sí mismos. Así, la inteligencia artificial permite que los sistemas puedan interpretar los datos, tanto estructurados como no estructurados, y procesarlos de forma más eficiente para encontrar una solución específica para cada caso.
Principales procesos que se pueden automatizar
Hay muchos procesos que se pueden automatizar, pero los que requieren de una mayor urgencia son aquellos repetitivos, que consumen mucho tiempo y demandan de una gran atención por parte de los usuarios.
A continuación vamos a enumerar 10 ejemplos sencillos por dónde comenzar:
La contabilidad
Tanto la contabilidad administrativa como la financiera de una empresa cuentan con procesos que se pueden automatizar para facilitar el registro y el control de los datos.
Hay softwares de contabilidad que se actualizan con cada movimiento y permiten hacer un seguimiento de los resultados económicos y otras informaciones relevantes en tiempo real a través de una interfaz online.
Esto evita la necesidad de utilizar planillas de cálculos o cargar la información a mano en libros contables de papel. De esta manera se disminuyen los posibles errores humanos y se elimina un trabajo engorroso.
Los contactos con el cliente
La automatización de procesos relacionados con la atención ayuda a generar una experiencia positiva del cliente y aumentar su satisfacción.
Por ejemplo, los chatbots impulsados por inteligencia artificial ofrecen respuestas más rápidas y precisas, mejoran la calidad de las interacciones y disminuyen los tiempos de espera.
Por otro lado, con un sistema CRM (Customer Relationship Management) es posible llevar un registro detallado de todas las actividades comerciales, las campañas de promoción y los contactos con los clientes actuales y potenciales.
Esto facilita el seguimiento del historial de comunicaciones y ofrecer un trato más personalizado.
La liquidación de sueldos
Muchos procesos vinculados con la gestión de los Recursos Humanos también se pueden automatizar. Uno de los principales es la liquidación de sueldos de los empleados.
Mediante un software de gestión que opera en la nube, hoy es posible realizar cálculos masivos automáticos, aplicar fórmulas personalizadas y generar el TXT para el libro digital de la AFIP.
Esto facilita la carga de los datos, el control interno y el cumplimiento de los requerimientos fiscales.
El manejo del inventario
otro de los procesos que se pueden automatizar es el control del stock y los procedimientos de recepción y guardado de los materiales en los depósitos.
Los sistemas MRP (Material Requierement Planning), por ejemplo, permiten saber la cantidad de unidades disponibles en los almacenes, su costo, ubicación, fecha de ingreso y de caducidad.
Además, los inventarios se actualizan al instante con cada compra y venta y es posible programar alarmas para mejorar la gestión de compras y evitar la rotura de stock.
Los procesos de ventas
La automatización de los procesos de ventas ayuda a generar más transacciones y permite las segmentaciones por cliente, vendedor y producto.
También facilita la creación de presupuestos personalizados, un mejor análisis de los resultados, realizar previsiones de ingresos y elaborar reportes de gestión.
La facturación
Otro de los procesos que se puede automatizar es el de la facturación electrónica. Soluciones como Xubio permiten generar presupuestos y comprobantes con solo un clic y mandarlos directamente a los clientes desde la plataforma.
Esto evita la necesidad de contar con un controlador fiscal homologado por la AFIP y facilita el registro y almacenado de los datos en un solo lugar.
Por otro lado, esta solución guarda la información en el sistema para agilizar la carga y el envío de las facturas, reduce el margen de error, evita la duplicación de tareas y mejora su control.
Las cuentas por cobrar
Los sistemas automatizados también permiten gestionar las cuentas a cobrar de una manera más eficiente, ver cuánto debe cada cliente y las fechas de vencimiento de cada crédito.
Esto facilita un mejor seguimiento de los pagos y contar con informes y estadísticas en tiempo real, para optimizar la toma de decisiones.
El ajuste por inflación
En contextos económicos como los que se dan habitualmente en Argentina, es clave contar con ajustes por inflación automáticos, que reflejen de manera fiel la situación de la empresa en los estados contables.
Esta tarea también se puede automatizar, por medio de plataformas de contabilidad en línea, que actualizan los datos con un simple clic y ofrecen reportes en moneda nominal y homogénea.
Estas soluciones ahorran mucho trabajo administrativo y mejoran la eficacia de los análisis, al reflejar de forma clara la pérdida del poder adquisitivo de la compañía.
La selección del personal
Otro proceso que se puede automatizar es el de la contratación de los nuevos empleados. Por ejemplo, hay herramientas digitales que permiten buscar candidatos específicos, analizar currículums y evaluar cuestionarios de manera instantánea.
Estas también generan documentos con las vacantes deseadas, definen perfiles para los puestos a cubrir, elaboran ofertas de trabajo y programan las entrevistas seleccionadas.
Las capacitaciones
Por último, las nuevas tecnologías también posibilitan que la formación del personal sea completamente automatizada.
De esta manera, a través de diferentes plataformas, es posible reemplazar los viejos manuales de procedimiento y las capacitaciones presenciales por programas de desarrollo online, que se adaptan a los tiempos y necesidades de cada empleado.
Beneficios de automatizar procesos
La automatización de procesos ofrece muchas ventajas para una compañía. Entre las principales se encuentran:
Reduce los errores: al eliminar la intervención humana y aumentar los mecanismos de control, hay una mayor precisión en las operaciones y menos equivocaciones en la carga de la información.
Ahorra tiempo: con su implementación se disminuyen las tareas manuales y repetitivas, que demandan de muchas horas.
Mejora el clima laboral: al haber menos actividades rutinarias y pesadas, los empleados están más felices y sufren menos del síndrome del burnout.
Aumenta la productividad: la automatización de procesos optimiza los resultados al acortar los ciclos de trabajo, lo que redunda en una mayor competitividad y productividad general.
Clientes más satisfechos: al mejorar las operaciones, la calidad de los productos y la velocidad de respuesta de la empresa, se incrementan los índices de retención y fidelización de clientes.
Optimiza el uso de los recursos: liberados de las tareas más engorrosas y burocráticas, los colaboradores puede dedicarse de lleno a otras actividades que generan valor real al negocio.
En definitiva, la automatización de procesos favorece la mejora continua de las operaciones y reduce sus costos, al detectar gastos innecesarios y solucionar posibles problemas.
En conclusión
Dentro de los procesos que se pueden automatizar se destacan los relacionados con la facturación y la contabilidad, el control y gestión del stock, el manejo de los Recursos Humanos y la atención al cliente. Su implementación es clave para que una empresa se mantenga competitiva y eficiente.
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