Plataformas de gestión, ¿cómo elegir la mejor?

Hasta hace muy poco tiempo, las empresas llevaban su contabilidad de forma manual. Esto implicaba cargar datos a mano, para volcar al papel o en planillas Excel. Por suerte, esos días quedaron atrás.

De todas formas, seguramente todavía hay negocios que no dieron el salto al mundo digital. Esto, en otras palabras, quiere decir que todavía puede que existan emprendedores y pymes que desconocen la existencia de las plataformas de gestión en la nube.

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Volumenes de datos y cantidad de usuarios permitidos, son algunos de los datos claves al momento de elegir una plataforma de administración.

Plataformas de gestión online, lo que hay que saber.

¿Qué implica digitalizar un negocio? Entre otras cosas, tener en cuenta que ya no basta con tener un sitio web y presencia en las redes sociales. Las empresas también necesitan incorporar herramientas que les permitan gestionar sus negocios en el entorno online. Esto sería algo así como administrar una compañía con unos cuantos clics. En ese punto reside la clave para entender la utilidad de las plataformas de gestión online.

Las plataformas de gestión facilitan el día a día de cualquier tipo de negocio. Se trata de una solución integral pensada para la administración, control y contabilidad de las empresas.

Además de permitir el acceso a todas las herramientas de administración que una compañía necesita, las soluciones de gestión operan en la nube. Esto implica que sólo basta con tener conexión a internet para poder acceder a los recursos, en un único ecosistema digital.

¿Cómo funciona la nube?

La computación en la nube es un concepto que hace referencia a la extensa red de servidores distribuidos alrededor del mundo y conectados entre sí como un sistema único. Estos servidores son los que permiten almacenar y administrar datos, ejecutar aplicaciones y facilitar contenidos o servicios. Un ejemplo de herramientas en la nube son los servicios de almacenamiento y, en este caso también, las plataformas de gestión.

Pensémoslo de esta forma: si las plataformas no funcionaran en la nube, utilizarlas sería como emplear cualquier software de administración o contabilidad tradicional. Aquellos que había que instalar en el ordenador y emplear de forma manual. El problema con estos era que los datos sólo permanecían almacenados en esa computadora. Si, por ejemplo, ese dispositivo se extraviaba o se rompía, no había manera de acceder a la información.

En lugar de ello, la propuesta de una solución de gestión en la nube es permitir a los usuarios el acceso a los datos y herramientas desde cualquier dispositivo conectado a internet. Ya no hace falta administrar los archivos con ningún tipo de software específico y tampoco es necesario almacenar los datos en el equipo local.

Una plataforma de gestión en la nube, además, permite integrar en un único ecosistema digital todos los documentos, carpetas e incluso herramientas que antes se gestionaban por separado. En resumen, las soluciones de gestión en la nube representan la posibilidad de administrar e integrar todos los procesos de una empresa en el entorno online.

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Opciones freemium para un primer acercamiento, las elegidas por los usuarios.

¿Cómo elegir la mejor plataforma de gestión?

Una plataforma de gestión está pensada para simplificar procesos y agilizar tareas. Es una herramienta que potencia la productividad en las compañías. Por ello es importante que al momento de elegir una opción para nuestro emprendimiento, nos aseguremos de que la solución escogida realmente puede ayudarnos a cumplir nuestros objetivos. Además, claro, de adaptarse a las necesidades específicas de nuestra empresa.

Algunos factores a considerar para elegir una plataforma de gestión en la nube:

  • Tipos de planes

Podríamos pensar que un sistema de gestión es una inversión. Como dijimos antes, invertimos en productividad, en agilidad, en mejorar, básicamente, nuestro negocio. Por eso es importante que al optar por una de las distintas soluciones que hay en el mercado, tengamos en cuenta el presupuesto con el que contamos y las facilidades que nos brinda la plataforma.

En este sentido, entre las mejores opciones están aquellos sistemas que ofrecen distintos tipos de planes adaptados a las necesidades de diferentes audiencias. Esto permite que si un emprendedor está dando sus primeros pasos, pueda comenzar con un plan inicial, mucho más accesible. A medida que su negocio vaya creciendo, tendrá la posibilidad de  incorporar más prestaciones a su plan para mejorarlo.

De alguna manera, buscar planes a la medida es un factor clave al momento de elegir una plataforma de gestión en la nube. En este punto hay que considerar también los sistemas que no cobran costos adicionales de licencias, actualizaciones o mantenimiento.

  • Cantidad de usuarios.

La mayoría de sistemas de gestión ofrecen un número determinado de usuarios dependiendo el plan que se contrate. Sin embargo, hay algunas soluciones que no permiten incluir a más de un usuario, si no que se ofrece la prestación de forma individual, sin importar el tipo de plan contratado.

En este sentido, la recomendación es evaluar cuántas personas del equipo de la empresa necesitarán acceder a las herramientas que la plataforma ofrece. En función de ese número buscar un sistema que nos permita garantizar el acceso a los recursos a los colaboradores indicados.

  • Volumen de datos a procesar.

Otro factor a considerar al momento de elegir plataforma de gestión en la nube es el volumen de datos a procesar. Cuanta mayor capacidad tenga la solución contratada, menos limitaciones encontraremos para operar con el servicio. Lo ideal es contar con una herramienta que no acote nuestras posibilidades, sino que las expanda.

Imaginemos que queremos gestionar el inventario de mercaderías, el reporte de ventas, el reporte financiero y el reporte de resultados, todo en un mismo lugar. Por su puesto que la plataforma que elijamos tendrá que tener la capacidad suficiente para garantizar la gestión de este volumen de datos sin problemas.  A eso nos referimos con tener en cuenta el volumen de datos que permite procesar una plataforma de gestión online.

  • Accesibilidad.

En este punto recomendamos hacer foco en el acceso a herramientas gratuitas. Es cierto que podemos contratar un plan y que la idea es invertir en ello sabiendo que habrá un retorno de la inversión en el mediano e incluso corto plazo.

Pero también es cierto que las opciones más accesibles son aquellas que, de alguna manera, nos ofrecen una tarifa en función de la utilización que hacemos de la herramienta. Esto hace que la experiencia de uso sea personalizada.

Por otra parte, los planes que incluyen herramientas gratuitas permiten probar la plataforma para conocerla y determinar si realmente es lo que necesitamos para nuestro negocio.

Si estás pensando en digitalizar la gestión de tu emprendimiento, descubre cómo hacerlo a través de nuestra plataforma de gestión en la nube y no olvides compartir este artículo en tus redes sociales.

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