Establecer un plan de mejora continua dentro de la empresa es vital para solucionar errores, optimizar los servicios y ser más eficientes en un mercado cada vez más competitivo.
En este artículo vamos a explicarte en qué consiste, cuáles son sus principales beneficios y cómo implementarlo en tu emprendimiento. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un plan de mejora continua?
Un plan de mejora continua es una metodología que analiza y evalúa los procesos en forma permanente, con el objetivo de perfeccionarlos y obtener resultados más convenientes.
Su puesta en funcionamiento apunta a alcanzar la calidad total y la excelencia empresarial, con el fin de dejar a los clientes, a los proveedores y a los propios empleados más satisfechos.
Para ello investiga oportunidades de corrección y ajuste, tanto en las operaciones como en los propios productos y servicios comercializados, para luego poner en práctica acciones de mejora.
Se trata de una estrategia que comenzó a popularizarse a mediados del siglo XX, cuando las compañías de origen japonés implementaron un sistema de trabajo más eficiente para aumentar su competitividad de cara al mundo.
Los planes de mejora continua se sustentan sobre 3 pilares:
- Su duración a largo plazo, ya se trata de una metodología que se lleva adelante de manera constante y no se detiene cuando acaba el ciclo.
- Su incorporación a la cultura corporativa, pues pasa a formar parte de la misión de la empresa y la rutina de trabajo de los empleados.
- Su universalidad, debido a que participan y se ven beneficios todas las áreas y todos los integrantes de la organización.
¿Qué ventajas ofrece un plan de mejora continua?
La puesta en marcha de un plan de mejora continua ofrece muchos beneficios para una compañía. Entre los principales se destacan:
- Aumenta la productividad al disminuir las fallas y la pérdida innecesaria de tiempo.
- Mejora la calidad de los productos y servicios.
- Favorece la automatización de los procesos y elimina las tareas duplicadas.
- Incrementa la competitividad, la satisfacción y la fidelización de los clientes.
- Optimiza el uso de los recursos y la capacidad de adaptación a los cambios.
- Promueve la creatividad, la comunicación interna y el trabajo en equipo.
- Reduce los costos de las operaciones y los gastos por errores y productos fallados.
De esta manera, durante la implementación de un plan de mejora continua se simplifican los flujos de trabajo, al estandarizar los procesos y eliminar los pasos innecesarios.
También se optimiza la rentabilidad y se favorece la innovación, al sumar soluciones basadas en las tecnologías digitales y otras aplicaciones de última generación.
¿Cómo hacer un plan de mejora continua?
Para desarrollar un plan de mejora continua o implementar un sistema de gestión de calidad en tu emprendimiento, seguí los siguientes pasos:
1: Identificá los procesos
Lo primero que tenés que hacer es un diagnóstico de situación que incluya un mapeo de todas las operaciones que se realizan dentro de la empresa, tanto de producción, de comercialización, de atención al cliente, de logística y de gestión.
Estas tareas deben ser específicas, continuas y medibles en el tiempo.
2: Analizá su rendimiento
A continuación realizá una evaluación integral de cada uno de estas actividades paso a paso, en busca de errores y oportunidades de mejora. Durante esta etapa es importante medir diferentes parámetros para más adelante poder compararlos y examinar su evolución.
3: Creá un equipo de trabajo
El siguiente paso consiste en establecer un grupo de trabajo, formado por integrantes de todas las áreas involucradas en el proceso a mejorar. Este será responsable de cuantificar su situación actual e identificar las variables sobre las cuales es posible actuar para generar cambios.
4: Definí las acciones de mejora
Tras evaluar la tarea en su totalidad y las causas de los inconvenientes, el equipo de trabajo determina las posibles soluciones y la manera de implementarlas. También mide los riesgos, define el presupuesto necesario y realiza pruebas de campo para garantizar su efectividad.
5: Iniciá las tareas de mejora
Las soluciones se ponen en marca y se establece un plan de supervisión y control de los avances, con fechas específicas para cada etapa. Además se documentan los procesos seleccionados para facilitar su adopción por todas las áreas involucradas y su posterior estandarización.
6: Evaluá los resultados
Una vez cumplidas las diferentes etapas de implementación, se analizan los resultados obtenidos para garantizar que los procesos de mejora sean efectivos y se sostengan en el tiempo.
7: Realizá ajustes
En base a la evaluación anterior se llevan a cabo los últimos ajustes para simplificar las tareas y sacarles el máximo provecho a los cambios realizados. También se capacita al personal involucrado sobre los nuevos procesos definidos y se verifica su utilización.
8: Repetí el ciclo
Terminado el ciclo, todas las etapas vuelven a repetirse en busca de nuevas oportunidades de mejora.
Plan de mejora continua: ejemplos
Existen varios ejemplos de planes de mejora continua. Entre los más reconocidos se encuentran:
El método Kaizen
Es una filosofía japonesa que tiene como lema “hoy mejor que ayer y mañana mejor que hoy”. Apunta a conseguir pequeñas mejoras, pero constantes, con el objetivo de que su sumatoria a largo plazo genere grandes cambios y beneficios. Para ello compromete a toda la organización en pos de este camino.
El método de las 5S
También de origen japonés, basa su filosofía en 5 palabras de esta lengua, que definen cada etapa del plan de mejora continua:
- Seiri (selección), en el que se clasifican los materiales en necesarios e innecesarios y se descartan los últimos.
- Seiton (organización), en el que se ordenan los recursos para que sea más fácil utilizarlos.
- Seiso (limpieza), donde se elimina la suciedad.
- Seiketsu (estandarización), que facilita la distinción de las situaciones normales de las anormales a través de reglas sencillas y visibles.
- Shitsuke (disciplina), que apunta a mantener estas medidas de forma permanente.
Seis Sigma (Six Sigma)
Es un plan de mejora continua creado en la década del 80 por el ingeniero Bill Smith para Motorola y luego popularizado y ampliado por General Electric.
El mismo apunta a reducir los defectos a un máximo de 3,4 por millón de oportunidades, para lo cual busca optimizar cada parte del proceso eliminando las variabilidades. Su puesta en funcionamiento se divide en 5 etapas, conocidas como DMAIC por sus siglas en inglés, que significan definir, medir, analizar, mejorar y controlar.
El ciclo PDCA
Este plan de mejora continua fue popularizado en la década del 50 por el experto en gestión de calidad William Edwards Deming, por lo que también se lo conoce como rueda de Deming.
PDCA deriva de las iniciales de 4 palabras en inglés que explican su metodología: Plan (planear), Do (hacer), Check (chequear) y Adjust (ajustar). Tras la implementación de las soluciones y su posterior evaluación el ciclo se reinicia.
BPM (Business Process Management)
Es un plan de mejora continua que basa la gestión de los procesos en 5 etapas, con el fin de orientarlos a metas específicas. Ellas son:
- Diseño: en el que se analiza la operatoria ya existente y se definen los objetivos y sus responsables.
- Modelo: donde se establecen los nuevos procesos.
- Ejecución: en el que se ponen en marcha y se realizan pruebas para ver si son eficientes.
- Control: en el que se monitorizan y evalúan los resultados.
- Optimización: donde se efectúan los ajustes necesarios.
Herramientas que facilitan la implementación de un plan de mejora continua
Los softwares de gestión empresarial son muy útiles para poner en marcha planes de mejora continua, al tener un impacto directo en los procesos internos de la compañía.
Estos sistemas facilitan el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, y garantizan el uso de datos confiables que se actualizan al instante con cada movimiento.
Esto es clave tanto para analizar las distintas tareas que se llevan a cabo en la organización como para realizar predicciones y evaluaciones de resultados de manera rápida y sencilla.
De esta manera, estas herramientas corporativas son indispensables para conocer la evolución de los procesos a lo largo del tiempo y verificar si las acciones de mejora implementadas alcanzaron las metas esperadas.
Xubio, por ejemplo, es una plataforma en la nube que ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos, control del stock de mercaderías y reportes de ventas y datos financieros.
Su uso no solo facilita el control de las operaciones sino que automatiza todas aquellas tareas que no son propias del negocio y demandan mucho tiempo.
En conclusión
Un plan de mejora continua es una metodología de trabajo que busca disminuir los errores y alcanzar la excelencia empresarial. Su implementación es fundamental para adaptarse a los nuevos entornos cada vez más competitivos.
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