¿Qué es una orden de compra?

La orden de compra es un documento financiero básico en toda empresa. No solo sirve para darle seguimiento a los gastos y la elaboración de presupuestos en el negocio, sino también para mantener al día la gestión de proveedores. Descubrí todas las características de esta documentación en esta nota. ¡Seguí leyendo!  

¿Qué es una órden de compra?

Comencemos con la definición básica de qué es una orden de compra. Se trata, como dijimos antes, de un documento legal que envía el comprador a un proveedor o vendedor con el fin de autorizar una compra. 

Estas órdenes contienen la descripción de los productos que el comprador quiere obtener de parte de una determinada empresa proveedora. Además de reunir los detalles sobre qué artículos quiere adquirir el comprador, también refleja la cantidad de estos que le gustaría recibir y el precio a pagar por ellos. 

De manera tal que una orden de compra es un instrumento clave para documentar las transacciones entre compradores y vendedores. Así, funcionan también como un respaldo legal y administrativo para los negocios y son la base de una buena gestión de compras. 

¿Para qué sirve una orden de compra?

Supongamos que dentro de tu pequeña y mediana empresa se necesita un producto o servicio específico. Por ello, uno de tus empleados se comunica con el proveedor que suele brindarles ese artículo y le dice lo que necesita. Días más tarde el vendedor envía el producto en cuestión con su correspondiente factura y pagás. Fin de la historia.

Parece una transacción muy simple ¿verdad? Y de hecho puede serlo, pero también se puede complicar. Si querés que sea así de sencilla o aprender a resolverla fácilmente en caso de que se complique, la orden de compra es esencial. Veamos en concreto ¿para qué sirve una orden de compra?

Acreditar las transacciones comerciales

La principal utilidad de una orden de compra es facilitar el registro y acreditación de las transacciones comerciales que llevan a cabo las empresas. De esta manera, el documento asegura que comprador y proveedor manejan la misma información y que esos datos están respaldados en los sistemas de gestión y administración de cada uno. 

Además, para los compradores, la orden de compra también sirve como comprobante de la operación. Es decir, es una constancia de que se realizó el pago y, por tanto, se debe hacer seguimiento a la llegada del producto. 

Mejorar la comunicación entre compradores y proveedores

Si comprador y proveedor manejan la misma información, esto quiere decir que el vínculo entre estos se basa en la transparencia. Así, otra forma de responder para qué sirve una orden de compra es: para mantener la comunicación clara entre los negocios y sus respectivos vendedores.

Así, este documento comercial evita cualquier tipo de confusión en los procesos comerciales, los hace más transparentes y, con ello, más efectivos. Por lo tanto, es un aspecto central en la adecuada gestión de proveedores. 

Mantener organizadas las operaciones del negocio 

Las órdenes de compra también sirven para mantener organizadas las operaciones del negocio. En el caso de los compradores, pueden ser útiles para llevar un registro de estos documentos y ayudar a agilizar el proceso de control de la contabilidad del negocio. 

Por su parte, para los proveedores estas órdenes de compra son fundamentales para visualizar los pedidos que reciben y comprobar si pueden cumplir con ello, antes de comprometerse a hacerlo.  

Agilizar la facturación 

Otra de las utilidades y características de una orden de compra es que permite agilizar la facturación. Esto es especialmente útil para los proveedores. Ya que les ayuda a facturar, más rápido y con menos errores, la venta de los productos o servicios solicitados por sus compradores. 

Características de una orden de compra

Además de saber qué es y para qué sirve, es importante entender cuáles son las características de una orden de compra. En ese sentido, las más destacadas son:

• Toda orden de compra es un documento oficial y legal.
• Su función principal es constatar y acreditar una operación comercial.
• Actúa como respaldo o garantía comercial para los negocios. 
• Los elementos de una orden de compra sirven para detallar los componentes de la transacción. 
• Es un proceso comercial y administrativo dentro de las empresas. 
• Permite que compradores y proveedores se comuniquen mediante un canal oficial con respaldo legal. 

Elementos de una orden de compra

Para poder entender cómo hacer una orden de compra, primero es importante conocer qué elementos la integran. Aunque esto depende de cada negocio, ya que no hay un estándar obligatorio a seguir, lo cierto es que los apartados que no pueden faltar son:

1. Datos del comprador y del proveedor 

En este punto se debe completar la información relativa a las dos partes que intervienen en la operación. Es decir, el nombre o razón social del comprador y del proveedor, según el tipo de sociedad de la que se trate. 

Asimismo, en este punto se pueden incluir otros datos identificatorios tales como:

• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Ciudad y código postal. 

2. Datos de entrega y facturación

Al momento de elaborar una orden de compra es fundamental incluir los datos de entrega y facturación, ya que gracias a ello el producto llegará adonde debe y se podrá emitir la factura que corresponda.

3. Fecha y código de seguimiento

Como dijimos al inicio de esta nota, la orden de compra sirve para acreditar las operaciones comerciales. Pero, para que sirva como tal, en este documento deben figurar sí o sí determinados datos. Entre ellos, la fecha en la que se emite la orden de compra, junto con su código o número de seguimiento. 

Este es un elemento fundamental para que el proveedor pueda identificar cada pedido y darle un orden y prioridad dentro de su sistema interno. 

4. Descripción del producto

Sin duda, este es otro de los elementos principales de una orden de compra, ya que permite identificar con claridad qué producto es el que se solicita y qué detalles u observaciones se deben tener en cuenta sobre el mismo. 

5. Precio, cantidad, IVA aplicable y descuentos 

En este punto se debe indicar la información que corresponda a los valores de cada producto, la cantidad que se solicita, el IVA aplicable para considerar los impuestos asociados a este pedido y los descuentos que ofrece el proveedor, si procede. Con todos estos datos se puede también dejar constancia del precio total a pagar. 

6. Fecha de entrega

No es lo mismo la fecha en la que se crea la orden de compra, que el plazo para la entrega del producto. Por ello, otro de los elementos de este documento es la fecha en la que el comprador espera recibir el pedido. 

7. Dirección de entrega

Además de conocer cuándo debe entregarse el pedido es clave establecer en la orden de compra adónde debe realizarse el envío. Esta es lo que se considera información de última milla y es clave para que el producto llegue a destino de manera adecuada. 

8. Firma o autorización

¿Quién hace las compras en tu negocio? Esta será la persona que firme la orden de compra. Básicamente, se trata del responsable de autorizar que se emita dicho documento y, por tanto, que se realice el pedido en cuestión. 

¿Cómo hacer una orden de compra?

Ahora que tenés los elementos, es mucho más sencillo saber cómo hacer una orden de compra. De todas formas, te compartimos los 5 pasos esenciales para crear este tipo de documento:

1- Identificar una necesidad y enviar solicitud

Antes de empezar a redactar esta clase de documento el comprador debe identificar una necesidad existente. Durante este proceso, se debe encontrar no solo el producto o servicio que puede resolver la necesidad, sino además, la cantidad que se requiere y  cuándo debería estar disponible.  

Una vez que se identifica todo esto, se puede enviar la solicitud al área o responsable de compras de la empresa, para obtener la autorización y poder elaborar a partir de allí la orden. Esto puede ser algo tan simple como explicar qué se necesita comprar y cuál es el propósito de esa compra.

2- Elegir al proveedor correspondiente 

Una vez que el área o responsable de compras haya aprobado el pedido, hay que elegir al proveedor al que se le enviará la orden en cuestión. Por lo general, todos los negocios cuentan con su listado de vendedores a los que recurren regularmente para obtener distintos artículos.

Una vez que detectes de cuál se trata, tenés que conseguir los datos para poder empezar a redactar la orden de compra. 

3- Redactar la orden de compra 

No hace falta explayarse demasiado en este punto, ya te contamos antes cuáles son los elementos a incluir en tu orden de compra. Solo debés completar los datos en cada apartado. 

Al ser un documento que vas a utilizar con frecuencia es conveniente que tengas alguna forma de automatizarlo. Para ello, tené en cuenta que hay plataformas de gestión que te permiten crear órdenes de compra casi en automático. El software de Xubio es un claro ejemplo de esto.

Con nuestro sistema de gestión podés crear órdenes de compra en unos pocos clics, enviarlas de forma inmediata a tus proveedores e incluso facturarlas, todo en una misma plataforma.

Vas a poder ahorrar mucho tiempo y mantener toda esta información siempre disponible y segura en la nube. 

4- Enviar orden y esperar la revisión del proveedor 

Una vez que hayas redactado el documento debés enviárselo al proveedor correspondiente en tiempo y forma. Luego de ello, vas a tener que esperar que este revise el pedido y confirme que puede tenerlo para la fecha indicada. 

5- Pagar la factura 

Cuando el proveedor acepta la orden de compra lo único que resta por hacer es esperar a recibir la factura para poder pagarla y luego, la llegada de los productos solicitados. Recordá verificar siempre que la cantidad recibida coincida con los datos en la orden de compra. 

En conclusión:

Una orden de compra es un documento que se crea con bastante frecuencia en los negocios de todo tamaño. Es un comprobante y también una forma de registro de la relación comercial que tenés con tus proveedores.

Si buscás una forma eficiente de gestionar tus ordenes de compra ahora sabes que nuestro sistema de gestión puede ser de gran ayuda. Visitá a Xubio.com y descubrí cómo empezar a disfrutar las ventajas de la herramienta. 

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