En la nota de hoy vamos a hablar sobre la nómina de empleados. ¿A qué llamamos nómina de empleados? ¿Qué datos contiene? ¿Dónde se encuentra? ¿Cómo obtenerla y descargarla? Seguí leyendo y enterate todas las respuestas.
¿Qué es la nómina de empleados?
La nómina de empleados es uno de los documentos más importantes dentro de la administración laboral de cualquier organización en Argentina. Consiste en el listado de los empleados de una empresa con sus datos e información laboral, contractual y remunerativa. Esto deriva de la obligatoriedad de todo empleador de registrar a sus empleados. Sin una nómina bien organizada, actualizada y correctamente declarada, resulta prácticamente imposible cumplir con las obligaciones legales, liquidar sueldos con precisión o mantener un control adecuado de los costos laborales.
Es un documento obligatorio, que funciona como la base para, para la liquidación mensual de sueldos, cargas sociales, y cumplimiento ante obligaciones con organismos de control como ARCA, ANSES, ART y sindicatos.
Importancia de la nómina de empleados para cualquier organización
Administrar bien la nómina de empleados es clave por varias razones:
Cumplimiento legal
La normativa laboral argentina exige que el empleador registre adecuadamente a todos sus trabajadores. Esto incluye:
- Su correcta inscripción ante ARCA
- El pago de aportes y contribuciones
- La presentación del formulario 931
- La generación de recibos de sueldo ajustados a la ley de contrato de trabajo.
Una nómina bien gestionada evita multas, sanciones y reclamos judiciales.
Liquidación precisa de sueldos
Los diferentes convenios colectivos de trabajo tienen escalas, adicionales, feriados, horas extra, licencias y condiciones particulares.
Sin una nómina exacta es fácil cometer errores, lo que genera conflictos laborales y diferencias salariales.
Control de costos laborales
A través de la nómina se puede conocer:
- cuánto se gasta por sector
- cómo evolucionan los salarios
- cuáles son los costos asociados (ART, obra social, cargas sociales)
- qué impacto generan las paritarias
¿Qué datos debe tener la nómina de un empleado?
En la actualidad, la nómina de empleados no se encuentra regulada por ninguna norma. Por lo tanto, los datos que integran la nómina son enunciativos, pero no obligatorios. Estos son los datos que puede contener:
- Nombre y apellido
- CUIL
- Convenio
- Puesto
- Categoría
- Fecha de ingreso
- Obra social
- Remuneración
- Situación de Revista
¿Cómo obtener la nómina de empleados de ARCA?
Recordemos que los empleados se dan de alta a través de la página de ARCA, ingresando con CUIT y clave fiscal del empleador. En la relación “Simplificación Registral – Empleadores”. Allí se cargan todos los datos correspondientes al trabajador que se registra. Una vez que se encuentra dado de alta el empleado, ya figurará en nómina.
Otra posibilidad de descargar, desde la web de ARCA, la nómina actualizada de todos los empleados registrados. Para ello, es requisito contar con CUIT y Clave Fiscal. Se obtiene de la siguiente manera:
- Ingresá con tu CUIT y tu clave
- Desde el menú inicial, accedé al servicio “Declaración en Línea”.
- Desplegá la pestaña de “Consultas” e ingresá a “Declaraciones juradas generadas”.
- El sistema mostrará el detalle de los Formularios 931 presentados en cada período.
- Para obtener la nómina de empleados actualizada, deberás desplegar la opción “Seleccionar” en el último 931 presentado.
- Hacé click en “todos los CUILes”. El sistema te dará la opción de consultar la nómina por cada sindicato. Para descargar el listado completo, seleccioná “Descargar en Excel”.
- Obtendrás el archivo con la información de cada uno de los empleados.
Con las ultimas actualizaciones de la presentación de sueldos en la página de ARCA, se puede centralizar la descarga de la nómina de empleados mediante el servicio Libro de Sueldos Digital.
Desde ARCA podés acceder a tu nómina completa, ver cada empleado activo o dado de baja, revisar datos personales y laboralesy verificar si tu empresa está correctamente configurada para el Libro de Sueldos Digital (LSD).
¿Para qué sirve obtener la nómina de empleados?
La obtención de la Nómina de empleados es útil para diferentes motivos, por ejemplo, para hacer las liquidaciones de las cuotas sindicales, para la confección del Libro de Sueldos Digital, o para presentar ante organismos competentes ante una eventual inspección.
También es importante que empleador cuente siempre con el dato del domicilio actualizado de sus empleados, aunque no figure entre los datos de la nómina de empleados que arroja AFIP. Esto es sumamente importante por las notificaciones que deba cursar el empleador y también por las aseguradoras de riesgo de trabajo, en los casos de accidentes laborales in itínere.
Por último, como siempre destacamos la necesidad y la importancia de contar con un sistema de liquidación de sueldos como Xubio que nos permita registrar la totalidad de los datos de los empleados, confeccionar los recibos de sueldos minimizando los errores y en menor tiempo.
Este tipo de sistema, también nos permite obtener el listado de empleados o Nómina de empleados con todos sus datos: apellido y nombre, CUIL, fecha de ingreso, datos personales (domicilio, teléfono, fecha de nacimiento), categoría, puesto, convenio de trabajo, situación de revista, obra social, remuneración, y todos los datos que consideremos conveniente de acuerdo con la necesidad de la empresa. Esto sin dudas, facilita mucho las cosas a la hora de realizar las liquidaciones de sueldos.
¿Cuál es la diferencia entre salario y nómina?
Un error común es confundir el salario con la nómina de empleados, pero son conceptos totalmente distintos.
Salario
El salario es un concepto individual, propio de cada trabajador. Es el monto que recibe el trabajador por sus servicios. Puede incluir:
- Sueldo básico
- Adicionales
- Horas extra
- Comisiones
- Bonos
- Descuentos
- Retenciones
Nómina
Es el registro completo del conjunto de trabajadores y de su información laboral. Incluye datos personales, categoría, remuneraciones, obra social, antigüedad, cargas sociales, entre otros.
Mientras el salario representa lo que cobra cada empleado, la nómina es un documento administrativo que agrupa toda la información laboral y contractual de la empresa.
En resumen:
- Salario = lo que cobra una persona.
- Nómina = el listado que administra a todas las personas.
Conclusión
Si bien la Nómina de Empleados no se encuentra regulada en ninguna norma, podemos decir que consiste en el listado de los empleados registrados en relación de dependencia en una empresa con sus datos, laborales y/o personales.
Es posible agregar todos los datos que consideremos convenientes de acuerdo a las necesidades de la empresa, pero habitualmente los datos que contiene una nómina de empleados son: apellido y nombre, CUIL, fecha de ingreso, categoría, puesto, convenio de trabajo, situación de revista, obra social y remuneración.
La Nómina de empleados puede ser un listado que obtengamos directamente de la página de ARCA, como explicamos en la nota, donde figuran los datos declarados, o también podemos obtenerla del sistema que utilicemos para la liquidación de sueldos, como Xubio.
Por último, la recomendación de la importancia de tener los datos actualizados de los empleados y de contar con un sistema de liquidación de sueldos como Xubio, que nos permita registrar la totalidad de los datos de los empleados, confeccionar los recibos de sueldos minimizando los errores y en menor tiempo. Si querés saber más sobre nuestra solución de gestión, ingresá a xubio.com
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