Si tu emprendimiento trabaja con una gran cantidad de inventario, elmétodo PEPS es una alternativa más que interesante para administrarlo de forma rápida y eficiente.
A continuación vamos a contarte de qué se trata, cuáles son sus principales ventajas y desventajas, y cómo implementarlo en tu negocio paso a paso. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es el método PEPS?
El método PEPS es un sistema de gestión del stock, que apunta a que los primeros productos en ingresar al depósito sean los primeros en ser vendidos o utilizados por la empresa.
También es conocido como FIFO, por sus siglas en inglés (“First imputs, first outputs” o “Primeras entradas, primeras salidas”), y basa su concepto en que la mercancía más antigua es la que tiene un mayor riesgo de deteriorarse o vencerse.
Por eso es importante comercializarla y transferirla lo antes posible, para evitar daños o grandes variaciones en el precio, ya sea como consecuencia de la inflación u otras variables del mercado.
De esta manera, el método PEPS sigue un orden cronológico para registrar, acomodar y mover las existencias, con el fin de garantizar su adecuada conservación y mantener la rentabilidad del negocio.
Esta política de manejo de los almacenes es ideal para tipos de inventarios con fecha de caducidad –por ejemplo alimentos, bebidas y medicamentos– o que rotan por temporada o por la estación del año –como las ropas–.
¿Para qué sirve el método PEPS?
El método PEPS ofrece una fórmula simple y efectiva de llevar la contabilidad y hacer una buena gestión de stock. Entre las principales ventajas de este sistema se destacan:
- Reduce las chances de que las mercaderías se dañen o caduquen, preservando su buena calidad.
- En períodos de alta inflación, evita que haya grandes variaciones en los precios de entrada y salida de los productos.
- Ayuda a reducir los gastos, al disminuir las tareas de manipulación dentro de los depósitos y las pérdidas por unidades dañadas.
- Al seguir un orden cronológico y secuencial, facilita el control y el manejo del inventario.
- Permite planificar las compras de bienes y materias primas con antelación y agiliza la gestión de los proveedores.
- Minimiza los costos de almacenamiento, al simplificar el proceso de preparación de los pedidos, evitar la superpoblación de artículos y hacer un uso más eficiente del espacio físico.
- Se aplica con sencillez a cualquier tipo de negocio, ya que no requiere de complicados cálculos matemáticos.
De esta manera, el método PEPS garantiza que el inventario esté en constante movimiento, mejora el control interno y aporta información valiosa sobre inversiones y gastos, lo que facilita los reportes contables y la toma de decisiones a futuro.
Sin embargo, este sistema también tiene algunas desventajas. Por ejemplo, si los precios cambian, puede ser difícil calcular el costo verdadero de los productos y el valor real del stock.
Además, en muchos negocios no siempre los artículos más viejos son los primeros en venderse. Por caso, en el mercado tecnológico los últimos lanzamientos son los que despiertan el mayor interés de los clientes y los que tienen más demanda.
¿Cómo implementar el método PEPS en tu negocio?
Para poner en funcionamiento este sistema en tu emprendimiento, seguí esta guía paso a paso:
Organizá tu stock
Antes de empezar, hay que determinar que productos formarán parte del inventario, identificarlos y asignarles un espacio específico en el depósito.
De acuerdo con este sistema, lo ideal es que los más antiguos se ubiquen en un lugar cercano, cómodo y de fácil acceso. En función de ello, analizá las instalaciones disponibles y diagramá la división de la forma más conveniente.
Por otro lado, definí la cantidad máxima de existencias que la empresa puede albergar en el almacén y los tiempos de abastecimiento de cada producto.
Adaptá las instalaciones
En función de las ubicaciones definidas, remodelá el lugar para que la rotación de los productos sea sencilla y no requiera de grandes movimientos o traslados.
Eliminá los posibles obstáculos del suelo y adquirí herramientas y maquinarias adecuadas para manipular los artículos con facilidad. Para ganar espacio podés colocar estanterías, aunque el manejo de las cargas en altura suele dar más trabajo y ser más costoso.
Hay estructuras de almacenamiento que son ideales para el método PEPS, como las llamadas flow racks, que cargan los productos por la parte posterior y los deslizan hacia el frente a través de rodillos. Esto ayuda a mantener el orden de entrada y salida de acuerdo a este sistema.
Capacitá al personal
Informá a los empleados sobre cómo va a ser la operatoria dentro del almacén y la manera en que se van a registrar y a mover las mercaderías. Es importante que todos conozcan el funcionamiento interno del depósito y haya responsables específicos para cada tarea.
Por otro lado, estandarizá y automatizá procesos para reducir los errores humanos, prevenir posibles problemas y mejorar la eficiencia.
Aplicá la metodología PEPS
Una vez que esté todo listo, comenzá a utilizar la metodología PEPS en tu depósito. Clasificá la mercadería existente y, a medida que ingrese la nueva, registrala y ubicala en el lugar definido para ello.
Etiquetá los productos con códigos que permitan un rápido reconocimiento visual y un seguimiento más eficiente. En ellos se deben incluir de forma clara la fecha de entrada al almacén y el vencimiento, en caso de tenerlo.
Por otro lado, al registrar las mercancías en el sistema, es importante colocar las cantidades y los costos de adquisición o producción, para facilitar su control y la futura evaluación de los resultados.
Monitoreá y ajustá el sistema
Siguiendo la metodología PEPS, comercializá, despachá y utilizá los artículos en orden cronológico de acuerdo a su llegada. A continuación, controlá el funcionamiento del sistema dentro de tus instalaciones para detectar posibles mejoras y realizá los ajustes correspondientes.
También realizá con frecuencia un ajuste de inventario, para garantizar que esté rotando de forma adecuada y haya productos suficientes para responder a la demanda de los clientes.
¿Cómo se evalúa el método PEPS?
Para evaluar el método PEPS es necesario determinar algunos ítems claves que posibiliten su estudio. Ellos son:
- El inventario inicial: es el que contamos al inicio del ejercicio. En él se debe incluir los cantidad de productos disponibles y el costo de adquisición y producción de cada uno de ellos.
- La mercancía de entrada: son las unidades nuevas que ingresan al depósito durante el período analizado. Al igual que en el caso anterior, hay que registrar las cantidades y sus costos.
- La mercancía de salida: son los artículos vendidos en el ciclo. Según el método PEPS primero deberían comercializarse los del inventario inicial y a continuación los que ingresaron último.
- El inventario final: es el que continúa en el almacén una vez terminado el ejercicio.
Una vez que cuentes con estos datos, podrás evaluar las ganancias obtenidas y las unidades disponibles para el futuro, sumando y restando los totales de cada grupo.
Por ejemplo, si el inventario inicial era de 35 unidades, se sumaron 10 nuevas y se vendieron 20, el stock final será de 25 (35 + 10 – 20 = 25). La operatoria es similar en lo referente a los costos e ingresos de dinero del período.
¿Cómo facilitar el registro y el control del método PEPS?
Para llevar un control ordenado de las existencias, con sus correspondientes fechas de entrada y ubicación, lo ideal es utilizar un software de gestión corporativa que opere en la nube y permite registrar todos los cambios en tiempo real.
Los sistemas MRP (Material Requierement Planning), por ejemplo, están diseñados específicamente para manejar el stock y los materiales de fabricación. Con ellos es posible consultar la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, mejorando asel control de la cadena de suministro.
Si en cambio preferís una solución de gestión integral, Xubio también es una plataforma que facilita el control del inventario, el cual se actualiza con cada compra y venta. Además, ofrece servicios de contabilidad en línea, envío de presupuestos personalizados, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos y reportes de ventas.
Con el uso de estos softwares, es más fácil saber la cantidad de unidades disponibles en el depósito, su costo, ubicación, fecha de ingreso y de caducidad. Esto permite un mejor control y seguimiento de los productos, y evaluar los resultados del método PEPS con datos más precisos.
En conclusión
El método PEPS es una forma simple y práctica de manejar y controlar el inventario. Entre otros beneficios, este sistema reduce las posibilidades de que los productos se dañen o queden obsoletos, disminuye las diferencias de precios y facilita una rotación rápida del stock. Si te gustó este artículo, te invitamos a calificarlo y a compartirlo en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión para tu emprendimiento, te recomendamos ingresar al sitio web de Xubio y conocer todo lo que tenemos para ofrecerte.
