Alternativas a excel: porqué necesitas modernizar tu empresa ahora

En su momento fue una herramienta revolucionaria que, junto con todo el paquete de Microsoft Office, sirvió para informatizar empresas. Hoy con la llegada del Internet 3.0  y el boom del trabajo nómade, existen alternativas a Excel que se destacan no sólo por su eficiencia sino por su fácil acceso remoto y utilización.

Entre las múltiples opciones a estas planillas de cálculo, se destacan las versiones que ofrecen trabajar en la nube. Esto se debe a que favorece notablemente el trabajo en equipo y presentan una solución mucho más segura. Nadie está exento de un ataque de un virus a nuestra PC que nos deje sin el archivo o la desaparición física del soporte en la que se encuentren los datos que necesitamos resguardar.

Visualizar tus datos en papel, ya es cosa del pasado.

Mejores alternativas a Excel.

Soluciones de contabilidad en línea.

Existen en la actualidad plataformas de tipo freemium que permiten combinar la agilidad que brinda trabajar en servidores remotos a los que se puede acceder 24/7, con la especificidad de las herramientas propias para “cerrar tus libros”.

Las herramientas freemium son aquellas que habilitan que puedas seleccionar un plan acorde con tus necesidades, siendo el más básico o de tipo entry level, gratuito y habiéndo otros para usuarios que necesiten trabajar con volumenes de datos más grandes con membresía paga.

La gran ventaja de este tipo de plataformas es que están especialmente diseñadas con el fin último de llevar la contabilidad y son de las mejores alternativas a Excel ya que son livianas y no requieren de ningún tipo de proceso de descarga o instalación.

Hojas de cálculo de Google.

Las hojas de cálculo que ofrece Google son similares a las de Excel, además de poder aplicar fórmulas y funciones tiene decenas de posibilidades para incrustar gráficos.

Se destaca por ser en línea. Permite editar por diferentes usuarios autorizados en el mismo instante, lo que favorece el trabajo en equipo. Forma parte de los servicios que se ofrecen a través de Google Drive. Así podemos acceder a un archivo desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, sin necesidad de descargarnos nada. Solo necesitamos ingresar con nuestra cuenta de Google. De todos modos también tienes la posibilidad de editar sin conexión si lo deseas.

Al estar en la nube nuestro archivo contará con mayor seguridad ya que el respaldo de la información está a cargo de Google que además de ser una empresa muy confiable nos da la posibilidad de contacto con soporte técnico. Si por ejemplo por error eliminaste algún archivo y no puedes restaurarlo, puedes consultar la posibilidad de recupero con el equipo de soporte.

También cuentas con un historial de revisiones, lo que te permite volver a una versión anterior del archivo si lo necesitas y ver quién realizó las ediciones.

Tienes varias posibilidades para descargar los archivos en formato XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML entre otros. También puedes subir archivos en formato Excel y con las hojas de cálculo de Google editarlas.

Quip

Esta herramienta está orientada al trabajo en equipo. Favorece la comunicación en tiempo real, ya que cuenta con un chat que está integrado a los documentos y las hojas de cálculo. De esta manera se puede comentar y revisar en contexto de forma mucho más simple y dinámica que a través largas listas de mails. Cuentas con confirmaciones de lectura, puedes enviar mensajes directos a los miembros del equipo. Personalizar notificaciones para los miembros del equipo también es una gran novedad.

Los historiales de revisión y la posibilidad de establecer permisos en niveles de grupos no faltan en esta Hoja de cálculo. También existe la posibilidad de editar sin conexión, y la sincronización luego es automática.

No es una opción gratuita, ofrece diferentes planes con una prueba gratuita que te permitirá evaluar sus características.

La contabilidad de tu empresa juega un rol fundamental en el éxito de tu emprendimiento.

Zoho Sheet.

Es una plataforma de trabajo colaborativo que se encuentra en la nube. Se puede utilizar desde la web o dispositivos móviles ya que hay apps de Zoho disponibles para Android y iOS. El único requisito es contar con Internet.

Gracias al historial de versiones tienes copias de seguridad de tus datos. Puedes bloquear el acceso a los usuarios a los archivos o determinadas celdas que selecciones. Los datos se pueden transformar en gráficos y tablas. Va más allá de las hojas de cálculo tradicional porque ofrece listas de selección, casillas de verificación, botones y validaciones de datos.

Apache Open Office Calc.

Es una hoja de cálculo libre y de código abierto, es decir que tienes la posibilidad de modificar el programa de acuerdo a tus necesidades. Puede utilizarse desde distintas plataformas como Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris.

Sus características son bastante similares a las de Excel, es fácil de usar. Cuenta con la ventaja de que al no ser tan difundido, no hay tanto interés de los malwares en atacarlo y no es tan vulnerable a los virus de Macros como si sucede con el producto de Microsoft.

Hojas de cálculo de Free Office 2018.

Es una opción gratuita que ofrece una interfaz clásica de menú y barra de herramientas y otra más moderna a través de cintas.

Es compatible con Microsoft Office y está disponible para Windows, macOS y Linux. Una gran ventaja es que está optimizada para pantallas táctiles.

Gnumeric.

Es un programa de hoja de cálculo de código abierto, es decir que puedes hacerle adaptaciones para obtener las mejoras que deseas. Es muy útil para computadoras con pocos recursos de hardware, porque se inicia rápidamente y maneja grandes hojas de cálculo sin dejar de responder.

Porqué necesitas modernizar tu empresa ahora.

La modernización de tu empresa es una de las principales razones por las que deberás buscar alternativas a Excel. Si bien al inicio suele ser nuestro aliado fundamental en los primeros registros de nuestra economía familiar o de negocio, es necesaria una actualización.

Cuando el volumen de nuestras transacciones aumenta, el registro de los datos depende de varias personas, o necesitamos obtener estadísticas o análisis más complejos, el caos puede aparecer. Es por ello que debemos optar por recurrir  a otras herramientas que nos propongan:

Soluciones en la nube.

Favorecen el trabajo colaborativo y en equipo. Uno o más usuarios podrán estar conectados registrando datos en línea. Se pueden establecer restricciones de acceso para los distintos usuarios.

Back Ups automáticos.

Son grandes aliados para resguardar la información con la que trabajamos. La mayoría de las soluciones en la nube cuentan con ello, lo que nos asegura un gran respaldo en el caso de ataques a la seguridad de nuestros archivos. El acceso a versiones anteriores es una gran ventaja ya que si eliminamos por error un archivo tenemos posibilidades de recuperarlo.

Soporte técnico.

Contar con soporte técnico nos permite aprovechar al máximo las ventajas de cualquier herramienta y sortear las dificultades que se nos pueden presentar con la asistencia de personas capacitadas en el área.

Recursos para mejorar el programa.

Si el programa es de código abierto o proporciona una API para poder hacer las integraciones que necesites te permitirá obtener las mejoras que necesitas.

Si estás buscando llevar tu emprendimiento a un nuevo nivel y esta información te resultó útil, no olvides compartirla en tus redes sociales.

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