¿Qué es el mapa de flujo de valor?

El mapa de flujo de valor es una herramienta de gestión empresarial que ayuda a mejorar los procesos y reducir los gastos innecesarios.

En este artículo vamos a explicarte qué es, para qué sirve, cuáles son sus beneficios y cómo hacer uno paso a paso. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es el mapa de flujo de valor o VSM?

El mapa de flujo de valor, también conocido como VSM por sus siglas en inglés (“Value Stream Mapping”), es un diagrama que ilustra determinadas actividades del negocio para facilitar su análisis y la toma de acciones de mejora.

Se trata de una potente herramienta visual, que ayuda a entender al sistema productivo en su conjunto. Su principal objetivo es ofrecer una perspectiva completa de los procesos, identificando cada una de las etapas que los componen y los aportes concretos que realizan al resultado final.

En la mayoría de los casos, el mapa de flujo de valor se emplea en actividades relacionadas con la manufacturación, el abastecimiento y la distribución de los productos y servicios de una empresa.

Para representar la información se utiliza un sistema de símbolos específico y, en base a ellos, se trabaja para optimizar al máximo los recursos disponibles y eliminar aquellos pasos que no generan un valor real para el cliente.

Origen de los mapas de flujo de valor

Si bien hay casos de mapas de flujo de valor realizados a principios del siglo XX, estos diagramas se hicieron populares en las décadas del 80 y del 90 a partir del éxito de Toyota Motor Corporation.

Esta empresa dedicada a la fabricación de automóviles los incorporó como una herramienta corporativa dentro de la metodología “Lean Manufacturing”, enfocada a minimizar las pérdidas y eliminar el despilfarro innecesario. 

En este modelo japonés se los utilizaba para obtener una visión global de todas las actividades relacionadas con la cadena de suministro, desde la adquisición de las materias primas hasta la comercialización y entrega de los productos finalizados.

Gracias a sus buenos resultados, los mapas de flujo de valor fueron adoptados por otras compañías y se extendieron como una práctica empresarial habitual para optimizar la eficiencia.

Con el tiempo también se incorporaron a la metodología Six Sigma y otros sistemas de gestión de calidad y planes de mejora continua.

¿Para qué sirve un mapa de flujo de valor?

Entre los principales beneficios del mapa de flujo de valor se encuentran:

• Mejora los procesos, al facilitar la identificación de los problemas y eliminar todas las tareas innecesarias que no generan una contribución concreta.  
• Ayuda a reducir costos, al detectar las fuentes de despilfarro relacionadas con la sobreproducción, la mala gestión del inventario, los defectos de fabricación, las demoras en las entregas y el sobreprocesamiento.  
• Incrementa la satisfacción y la fidelización de los clientes, al ponerlos en primer lugar y buscar siempre generarles valor.
• Permite descubrir cuáles son las iniciativas que tienen un mayor impacto en la consecución de los resultados para darles prioridad.
• Favorece la automatización de los procesos y elimina las tareas duplicadas.
• Promueve la comunicación interna y el trabajo en equipo y acelera los cambios culturales, al aportar una visión amplia y global del negocio.
• Mejora el análisis y la toma de decisiones, al ofrecer información concreta y facilitar la comprensión global de cada operatoria.

En definitiva, el mapa de flujo de valor genera procesos de producción más eficientes y controlados, lo que redunda en una mayor rentabilidad y competitividad para el negocio.  

¿Cómo se hace un mapa de flujo de valor?

A continuación vamos a ver cómo se realiza un mapa de flujo de valor paso a paso:

Elegí un proceso

En ocasiones, el mapa de flujo de valor se origina a partir de problemas en la producción o con los clientes de los cuales se tiene conocimiento, pero no se conoce la causa.

Por ejemplo, puede ocurrir que la demanda de un producto sea mayor a la cantidad de unidades disponibles en el stock. Frente a ello, se utiliza un VSM para buscar una solución.  

En otros casos, el mapa de flujo de valor se emplea sin un inconveniente concreto, para detectar oportunidades de mejora y de ahorro de costos.

Definí el equipo

El siguiente paso consiste en reunir a un grupo de trabajo integrado por referentes de todos los sectores involucrados, para aportar diferentes perspectivas y habilidades.

Tras un análisis exhaustivo, este equipo será el encargado de generar el mapa de flujo de valor, identificando cada una de las etapas del proceso y las variables sobre las que es posible actuar para generar mejoras.  

Delimitá el alcance del VSM

Tras un primer análisis, es necesario definir qué partes del proceso productivo se incluirán en el mapa de flujo de valor. Algunos prefieren graficar todo el ciclo, mientras que otros optan por centrarse en un sector o paso determinado.

Lo ideal es utilizar un diagrama por producto, para facilitar la identificación y posterior eliminación de las actividades innecesarias. 

Creá el mapa de flujo de valor

Llegó el momento de diseñar el VSM. Para ello se utiliza un sistema de símbolos específico, que facilita la representación de los datos y de cada una de las actividades y participantes.  

Dentro de los más utilizados se encuentran los que grafican al cliente, al proveedor, al inventario, a las materias primas, al transporte, a los empleados, a las líneas de tiempo, a las operaciones de valor y control, y a los movimientos de materiales.

Si no estás familiarizado con esta simbología, podés consultarla en páginas de Internet especializadas o programas online, donde hay plantillas ya configuradas, o pedir asesoramiento a expertos en la creación de mapas de flujo de valor.   

El VSM se inicia con el símbolo del proveedor que entrega las materias primas o el cliente que realiza el pedido y a partir de allí se agregan las diferentes etapas. En la mayoría de los casos, el diagrama tiene una forma circular y el último paso de la producción regresa al inicio del proceso.

Agregá la información relevante

Por lo general, la representación del VSM se divide en 3 partes: la superior se dedica al flujo de información, la del medio al producto y la inferior a la línea de tiempo. En este paso es necesario plasmar los datos vitales del proceso en el cuadro correspondiente.

Para ello es clave recopilar cifras fidedignas sobre la duración de cada etapa, la cantidad de operarios involucrados, el número de materias primas recibidas, el inventario disponible, las unidades desechadas y otras métricas importantes. La información a incluir variará en función del tipo de negocio y proceso analizado.

Además, para que el mapa de flujo de valor sea efectivo, es importante contar con una línea de tiempo clara, con plazos bien definidos para cada etapa. Así será más fácil su control y evitarás retrasos innecesarios. 

Evaluá tu VSM

Una vez diagramado, se analiza el mapa de flujo de valor en busca de inconvenientes, desperdicios y oportunidades de mejora.

Al ofrecer una visión completa del proceso, el VSM permite delimitar con sencillez cada paso y detectar dónde el ciclo se demora o se estanca. También es posible identificar con facilidad los errores y las etapas que no aportan un valor real para el cliente.  

Diseñá el mapa de flujo de valor futuro

En base al análisis del VSM, se eliminan los pasos innecesarios y se definen las posibles soluciones para los problemas detectados. A continuación se crea un nuevo mapa de flujo de valor ideal, con todas estas optimizaciones incorporadas.

Estas se ponen en marcha y se establece un plan de supervisión y control de los avances para comprobar si funcionan o no en la práctica.

Por último, el gráfico se actualiza en forma periódica con nuevas mediciones, ajustes y mejoras, y se lo utiliza para comunicar y orientar el trabajo de todos los equipos involucrados.  

¿Cómo los softwares de gestión ayudan a diseñar un VSM?

Los softwares de gestión empresarial son herramientas corporativas que facilitan el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.

A la hora de diagramar un mapa de flujo de valor, permiten obtener datos confiables y actualizados de cada uno de los procesos y sus variables más significativas como, por ejemplo, la cantidad de productos vendidos, las materias primas disponibles o el inventario almacenado.

Además, estas soluciones efectúan predicciones, cálculos y evaluaciones automáticas de resultados que facilitan el análisis y la toma de acciones de mejora.

Xubio, por ejemplo, es una plataformaen la nube que ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación, control del stock de mercaderías y reportes de gestión.

Su uso no solo facilita el control de las operaciones, sino que automatiza todas aquellas tareas que no son propias del negocio.

En conclusión

El mapa de flujo de valor es una herramienta de gestión empresarial muy útil para entender el sistema productivo en su conjunto y detectar dónde se genera el desperdicio. Su diseño favorece el análisis de los distintos procesos y permite detectar oportunidades de mejora. 

Si esta información te resultó útil, compartila en tus redes sociales y calificala. Y si aún no contás con una solución de gestión en línea para tu emprendimiento, visitá el sitio web de Xubio para saber más sobre sus beneficios.