¿Cómo realizar la liquidación de nómina electrónica?

liquidación de nómina electrónica

En este artículo te contaremos todo sobre la liquidación de la nómina electrónica. ¿Quién está obligado a realizarla? ¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de liquidar? ¿Qué pasa si no se envía el DSPNE a tiempo?¡Sigue leyendo y entérate de todas las respuestas!

¿Qué es la nómina electrónica?

Con la implementación de la nómina electrónica surgen inquietudes de ¿Estoy obligado a enviar nómina electrónica? ¿Debo cambiar la forma de liquidar mi nómina? ¿Genera sanción si no envío el DSPNE a tiempo? Estas y más preguntas son las que nos hacemos cuando llega un cambio que suele parecer costoso y tomar demasiado tiempo de adaptación, pero la verdad es que no es otro proceso más para las empresas, sino que es un paso a la automatización de la información.

Sin dudas, la nómina electrónica forma parte del ecosistema digital de la Dian, reglamentado en la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 determinando la implementación y desarrollo del documento soporte electrónico. Pero, ¿de qué estamos hablando?

A partir del segundo semestre del 2021, las personas Jurídicas y naturales contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos sobre las ventas – IVA, podrán soportar sus costos, deducciones e impuestos descontables con el DSPNE. Este proviene de los pagos o abonos en cuenta de nómina, cuando se presenta una relación laboral o legal y reglamentaria y por pago a los pensionados.

¿Cómo saber si estoy obligado a emitir la nómina?

A continuación te contaremos quiénes deben emitir la nómina electrónica y quiénes no.

Los que deben emitir la nómina

Si perteneces al régimen tributario especial como las cooperativas, corporaciones, asociaciones y fundaciones, señaladas en el Art 19 del Estatuto tributario y catalogados como entidades sin ánimo de lucro, tendrás la responsabilidad de presentar el impuesto de renta y complementarios. A su vez, deberás acogerte a la normatividad y emitir sus nóminas de manera electrónica de acuerdo al calendario de implementación.

Los que no deben emitir la nómina

Si tu empresa tiene la clasificación fiscal de régimen simple de tributación, NO estás en la obligación de enviar tú nómina de forma electrónica ya que no eres responsable del impuesto de renta y complementarios. Solo si deseas implementarlo de manera voluntaria, por temas de organización y adaptación lo puedes hacer sin ningún problema. Tan solo deberás cumplir con todos los requisitos descritos en la norma y no tendrá efectos fiscales en tus declaraciones tributarias.

Si eres una entidad del público y estas dentro de los Art 22 y 23 del Estatuto tributario como los resguardos y cabildos indígenas, los sindicatos, fondos de empleados, las iglesias y confesiones religiosas, las áreas Metropolitanas, las asociaciones de padres de familia, los organismos de acción comunal, NO SON CONTRIBUYENTES del impuesto de renta y complementarios y no deberán cumplir con el deber formal de presentar la declaración, por lo tanto no son sujetos obligados a emitir la nómina electrónica.

Es importante aclarar que no todas las propiedades horizontales son contribuyentes del impuesto sobre la renta, porque sus ingresos provienen sólo de las cuotas de administración. Sin embargo, si explotan las zonas o las áreas comunes como pasillos, parqueaderos, terrazas, del cual perciben un ingreso adicional, los convierte en contribuyentes de renta por lo tanto si estarían obligados a transmitir la nómina electrónica.

¿Cómo realizar la liquidación de nómina electrónica?

Ahora que ya sabe sabes quién debe y quien no debe emitir la nómina electrónica, queremos aclararte que esta transformación no quiere decir que el contenido de tu liquidación cambie. Lo que sí cambiará es que podrás realizar la liquidación de la nómina a través de un software en la nube y un proveedor tecnológico autorizado por la Dian.

Tendrás la oportunidad de llevar el control detallado de las operaciones y contribuir con el Medio Ambiente. Además, tu información estará segura, garantizarás el soporte de tus costos y deducciones en las declaraciones tributarias, y lo mejor, todo en un solo lugar. A continuación, contaremos te más sobre la liquidación de nómina.

La liquidación de la nómina electrónica es uno de los procesos más complejos y rigurosos en las empresas. Este contiene el detalle de los devengos y deducciones de cada uno de los colaboradores por el servicio prestado en un periodo determinado, soportado con los desprendibles y método de pago.

Para mayor control y claridad en la liquidación de la nómina ya sea semanal, catorcenal, quincenal, mensual u otros, según lo estipule la empresa en las políticas internas o reglamento de trabajo, es importante emitir el desprendible de pago.

De acuerdo a la resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 artículo 24, ahora se llamará representación gráfica del documento soporte de pago de nómina electrónica. Este documento servirá como certificación que prueba la existencia de la relación laboral y permitirá al trabajador conocer el detalle de los valores devengados y descontados.

¿Qué debe contener un desprendible de pago electrónico?

Según lo que propone el art 5 de la resolución 000013, un desprendible de pago electrónico debe indicar lo siguiente:

  • Estar denominado como documento soporte de pago de nómina electrónica
  • Datos de la empresa, el colaborador, proveedor tecnológico y número de identificación
  • Llevar un consecutivo, fecha y hora de elaboración
  • Período de liquidación, tiempo laborado por el colaborador
  • Salario percibido y los ingresos adicionales como bonificaciones, horas extras, primas extralegales, bonos, vacaciones, préstamos, auxilio de transporte, comisiones, indemnizaciones etc
  • Detalle de las deducciones como: salud, pensión, préstamos, retenciones, libranzas etc
  • Indicar el valor total a pagar, fecha y medio de pago

Ahora con nómina electrónica, debe incluir el código CUNE, QR y Firma digital, esto dará la certeza que el documento ya ha sido emitido y validado ante la Dian y los valores relacionados serán los correctos.

De esta manera, los trabajadores tienen la oportunidad de revisar y validar los conceptos pagados, descontados y realizar las reclamaciones que consideren pertinentes. 

¿Cómo liquidar la nómina electrónica?

¿Genera algún cambio la introducción de la nómina electrónica con respecto a la liquidación?

El mayor cambio se da por la adaptación e implementación del software de nómina que te ayudará a gestionar la liquidación y transmisión a la Dian de una manera fácil, dinámica y en la nube. Desde este software podrás ver el historial de cada uno de tus colaboradores, pero los conceptos como devengos y deducciones NO cambia, seguirá siendo igual:

Salarios

Si es un valor fijo, variable, a destajo, de acuerdo a lo pactado en el contrato laboral y actividad a desarrollar.

Horas extras y recargos nocturnos

Además de salario acordado, si el colaborador realizó trabajos fuera del horario laboral o en días de descanso o festivos tendrán derecho a recibir la remuneración calculada bajo estos porcentajes:

  • Recargo Nocturno: 35%
  • Extra diurna: 25%
  • Dominical o festivo: 75%
  • Hora dominical o festiva nocturna: 110%
  • Hora extra diurna dominical o festiva: 100%

Auxilio de transporte

No constituye salario porque es un auxilio económico otorgado por el empleador para la movilización del colaborador desde su hogar hasta el lugar de trabajo.

Aportes a la seguridad social

Los empleadores tienen la obligación de respaldar en conjunto con los colaboradores los pagos de:

Salud: 12,5% pagado en 4% colaborador y 8,5% empleador

Pensión: 16%    pagado en 4% colaborador y 12% empleador

Arl: 0,522% (riesgo nivel I) pagado por el empleador, para este rubro existen otros niveles de riesgo de acuerdo a la actividad económica a desarrollar.7

Aportes parafiscales

Es la contribución realizada por el empleador a:

  • La caja de compensación familiar – CCF 4% del salario devengado por el colaborador
  • Servicio nacional de aprendizaje – SENA 2% del salario devengado por el colaborador.
  • Instituto Colombiana de Bienestar Familiar – ICBF 3% del salario devengado por el colaborador

Cabe aclarar que no todas las empresas o sus empleadores están obligadas a cubrir el pago del 12,5% de salud, 3% de CCF y 2% del Sena. Solo aplica para aquellas que tengan 1 colaborador registrado en la nómina, de lo contrario podrán acogerse al beneficio de exoneración.

Prestaciones sociales

Es un pago adicional aparte del salario o las horas extras que el colaborador recibe en varias épocas del año y proporcional al tiempo laborado como:

  • Prima de servicios: El Art 306 – CST indica como se debe pagar la prima para evitar sanciones moratorias. Siendo un día de salario por un día de retraso, tus colaboradores tienen derecho a recibir un salario mensual por cada año trabajado, pagado el último día de junio y el 20 diciembre. O bien si antes de cumplir el año el trabajador se retira, se le pagará de manera proporcional al tiempo laborado
  • Cesantías: Constituyen un ahorro para el trabajador con el objetivo de cubrir sus necesidades básicas cuando se queda sin trabajo. Es por eso que son consignadas en el fondo de cesantías durante la vigencia del contrato a más tardar el 14 de febrero de cada año.
  • Interés a las cesantías: Se le reconocerá al trabajador el 12% de las cesantías el 31 de enero de cada año o en el momento de la liquidación.
  • Dotación: según lo determina el art 230 del CST, se le debe reconocer al trabajador que devengue hasta dos (2) SMMLV cada cuatro (4) meses la dotación en especie (vestido y zapatos).
  • Vacaciones: Es el descanso obligatorio remunerado por 15 días o proporcional al tiempo laborado por el colaborador.

Lo anterior son los puntos básicos, pero se pueden presentar eventualidades como:

  • Licencias laborales: por luto, maternidad, paternidad, calamidad doméstica.
  • Incapacidad: por enfermedad general o laboral.
  • Descuento: por retenciones en la fuente, libranzas, préstamos.
  • Libranzas

Así pues, no pases por alto los conceptos que debes incluir al momento de liquidar tu nómina, para que no tengas que asumir sanciones o demandas innecesarias.

¿Cómo evitar demandas laborales?

La demanda por temas laborales es la más común en Colombia, pero ¿por qué se da este tipo de demandas? 

Tus colaboradores hacen parte del motor de tu empresa, al igual que tú. Ellos necesitan estar a gusto en el lugar de trabajo para desarrollar sus actividades con tranquilidad, de lo contrario, se pueden generar momentos incómodos, ocasionando pérdidas monetarias o de tiempo, despidos, demandas laborales, o incluso dejar una mala reputación que afecte a la organización.

Estos son los puntos claves que debes tener presente para crear un buen ambiente laboral, donde empresa y colaboradores tengan claro cuáles son los deberes y derechos.

Elaborar contratos de trabajo

Una vez que se culminó la etapa de entrevistas y se decidió contratar al candidato, es importante establecer un contrato de trabajo donde se va a definir cuáles son los derechos y obligaciones de las dos partes como, por ejemplo, el horario de llegada y salida y la remuneración.

El contrato puede ser a término fijo, por obra o labor o por término indefinido. Para este último, se recomienda que sea de forma escrita ya que el objetivo es dejar en claro cuáles son las condiciones del puesto y, como mencionamos antes, los derechos y obligaciones de ambas partes.

Dar a conocer el reglamento de trabajo

 Tal como lo define el artículo 104 del código Sustantivo de trabajo, es el documento clave de la empresa porque gestiona el bienestar de todos y detalla las conductas permitidas y prohibidas, ten presente el artículo 108 del CST el cual propone una estructura de puntos a considerar en el reglamento, algunos son:

  • Horas extras y trabajo nocturno, su autorización, reconocimiento y pago.
  • Días de descanso obligatorios, convencionales o adicionales, vacaciones y permisos.
  • Sanciones disciplinarias y forma de aplicarlas
  • Indicaciones para prestar primeros auxilios en caso de accidente
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Afiliación al régimen Contributivo y realizar aportes parafiscales

Omitir o evadir el pago de los aportes al sistema de seguridad social puede generar sanciones por parte de la UGPP. Por lo tanto, tus colaboradores deben seleccionar la EPS (Entidad promotora de salud) de preferencia e indicar cuál es núcleo familiar para realizar la afiliación. Además, debes realizar los aportes a pensión, riesgos laborales y parafiscales de forma mensual.

Reconocer el pago de las prestaciones sociales

Como empleador debes reconocer a tus colaboradores en dinero o en prestaciones, reglamentado en el código sustantivo del trabajo – CST.

  • Prima de servicios
  • Cesantías
  • Interés sobre Cesantías
  • Dotación

Descanso remunerado

Las vacaciones son el descanso remunerado y de carácter salarial, reconocidos por cada año de trabajo o proporcionalmente al tiempo laborado mediante la liquidación de contrato.

Por último, si uno de tus colaboradores finaliza el vínculo laboral con la empresa deberás pagar la liquidación de las prestaciones sociales proporcional al tiempo laborado. Si no lo haces, deberás pagar un día de salario por cada día de retardo como lo indica el art 65- CST o podrás ser demando por incumplimiento laboral ante el ministerio de trabajo.

Así que no dudes en contratar a tus colaboradores con toda la normatividad vigente.

En conclusión

Como hemos visto a lo largo del artículo, la forma de cómo se realizará la liquidación de nómina electrónica no va a cambiar. Solo tendrás que adaptarte al proceso complementario de la nómina, que es su generación a través de un software contable en la nube y consolidar todos los devengos y deducciones en un solo archivo para ser transmitido a la Dian. SI te ha quedado alguna duda o quieres saber más sobre cómo liquidar la nómina electrónica, te recomendamos que ingreses xubio.com.

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Una respuesta

  1. Buenas tardes de pronto me pueden ayudar debo dejar un manual de implementación nomina electrónica, queremos manejarlo con ustedes pues la facturación ya la tenemos.

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