En esta nota les hablaremos sobre los libros societarios y cuáles de ellos son obligatorios en nuestro país para poder llevar de correcta forma los registros de las empresas.
Independientemente del tipo de sociedad que sea, las empresas tienen la obligación de llevar estos libros de legal forma para poder cumplir con los requisitos de los organismos de control del estado tales como AFIP o IGJ (Inspección General de Justicia). Por eso, con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que te contamos todo sobrelos libros societarios obligatorios: ¿Qué son los libros societarios? ¿Cuáles son los libros obligatorios que tiene que tener una sociedad y cuáles son sus características? ¿Cómo es el procedimiento para rubricar los libros societarios? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo!
¿Qué son los libros societarios?
Los libros societarios son documentos que utilizan las empresas y sociedades para registrar los movimientos vinculados a la operatoria financiera, comercial, societaria y en ellos se registran, por ejemplo, inventarios, balances, cesión de cuotas y demás información de relevancia que puedan afectar a la estructura organizativa y funcional del ente.
El formato que tienen que tener estos libros esta ordenado bajo la Ley General de Sociedades 19.550 y el Código Civil y Comercial de la Nación 26.994. Esto quiere decir que cada tipo de sociedad (SA, SRL, SAS, etc.) debe ajustarse a las indicaciones que posee esta normativa.
En todos los casos, los libros societarios deben estar rubricados, es decir validados por un escribano y por el organismo de control posteriormente.
Dentro de los libros societarios podemos encontrar los libros que son obligatorios de tener para la empresa y los no obligatorios. En esta nota nos centraremos en los libros societarios obligatorios para que tengas una noción de cuáles son los libros con los que tenés que contar si querés montar una empresa.
¿Cuáles son los libros societarios obligatorios y cuáles son sus características?
Los libros societarios obligatorios poseen, según el tipo de sociedad que se haya constituido, diferentes características, pero con funcionalidades casi iguales.
A continuación, les detallaremos cuales son los libros obligatorios para una Sociedad Anónima (SA) y para una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)
Los libros societarios obligatorios de una Sociedad Anónima son:
1.Actas de directorio
2.Actas de asamblea
3.Depósito de acciones y asistencia asamblea
4.Registro de acciones
5.Diario
6.Inventario y balances
Los libros societarios obligatorios de una Sociedad de Responsabilidad Limitada son:
1.Actas de Reunión de Socios
2.Actas de Reunión de Gerencia
3.Inventarios y Balances
4.Diario
Características de los libros societarios obligatorios
Libro de actas de directorio
En las SA, las reuniones directorio que se celebran con periodicidad deben quedar asentadas dentro de un libro de actas.
El acta debe redactarse durante la misma reunión o de forma inmediata cuando finalizar la misma, sin excepción. Esta acta tiene que contener la siguiente información: fecha, lugar y hora de la reunión, datos de cada uno de los directores que participan, constatación de quórum para que el encuentro pueda llevarse a cabo, y aclaraciones en caso de que el mismo se realice de forma virtual.
Las Sociedades Anónimas poseen un libro para actas de directorio y otro exclusivo para las actas de directorio y otro para las actas de asamblea.
En cambio, las SRL se agrupan en el mismo libro tanto las actas de directorio como las de asamblea.
En el acta, tienen que quedar registradas por escrito las temáticas abordadas en la reunión, así como las decisiones que se tomaron y la cantidad de votos de cada participante.
Libro de actas de asamblea
Las asambleas de una SA son convocadas por el directorio con 10 días de antelación y deben publicarse de forma previa en un diario de difusión masiva para que todos sus integrantes puedan saber de ella.
En las reuniones de asamblea podemos encontrar dos tipos: ordinarias y extraordinarias. Ambas cuentan con la presencia de los accionistas y deben quedar registradas en el libro de actas.
Las asambleas ordinarias son las que tratan temas rutinarios y cotidianos del desarrollo del ente de índole general y necesarios para la administración de la empresa. Por ejemplo: balance general, designación o remoción de miembros, distribución de las ganancias, etc.
En cambio, las asambleas extraordinarias se celebran solo cuando se consideran necesarias. Tienen como fin debatir asuntos específicos que impacten directamente en la empresa. Por ejemplo, un aumento del capital por fuera de lo pactado, o la resolución de inconvenientes e imprevistos.
Las actas, tanto ordinarias como extraordinarias, deben redactarse y firmarse por el presidente y los socios dentro de los 5 días. En el escrito se detallarán cada una de las cuestiones tratadas en la reunión y el resultado de la misma.
Libro de depósito de acciones y registro de asistencia de asamblea
En este libro se detallarán las personas que asistirán a las reuniones de asamblea y la redacción debe contener los datos de todos los participantes: nombre, domicilio, DNI, cantidad de acciones, capital social y cantidad de votos que posee en la SA.
Una vez confeccionado el escrito, el presidente del directorio debe firmarlo.
Libro de registro de acciones de la SA
Este libro societario obligatorio tiene como objetivo dejar sentado y claros los roles que cada integrante de tiene dentro de una sociedad en un periodo determinado. Se trata de un documento que registra los nombres y datos de cada socio, las acciones que posee cada uno expresadas de forma nominal y en pesos, sus derechos y obligaciones y sus modificaciones de acciones si es que hubiere.
Libro diario de la Sociedad Anónima
En el libro diario se registran, de forma detallada y por fecha de realización, todas las operaciones y transacciones llevadas a cabo por la SA. Cada uno de estos registros se plasman como asientos contables.
Los registros se anotan de manera precisa, ordenados por fecha, y deben incluir detalles de la operación que se realice. Los más frecuentes son: ventas, cobros, pago de impuestos, pago de salarios, asientos de apertura y asientos de cierre. Es posible asentar los registros de manera agrupada, siempre que no abarquen períodos mayores a un mes.
Libro inventario y balance
Este libro muestra un resumen detallado de los activos fijos y de las deudas pendientes que tiene una empresa a un tiempo determinado, reflejando su patrimonio actual.
Cuando hablamos de activos fijos, nos referimos a los bienes que la sociedad posee, tanto tangibles como intangibles, es decir los que se pueden tocar y los que no.
Respecto a las deudas, se detallan las deudas comerciales, financieras y cualquier otra obligación que tenga a corto o largo plazo la sociedad.
El libro de inventario y balance se confecciona una vez por año, al cierre anual contable de la empresa. La finalidad del mismo es establecer una foto de la situación financiera actual de la sociedad en ese momento.
¿Cómo es el procedimiento para rubricar los libros societarios obligatorios?
Como comentamos anteriormente, los libros societarios obligatorios siempre deben estar rubricados por escribanos para que sean llevados de legal forma y estén presentes ante cualquier control o inspección de los organismos estatales.
El presidente de la SA (o su apoderado) deberá presentarse ante el escribano con el estatuto societario si es la primera vez que va a rubricar libros para su control y ejecución.
Luego de firmada la solicitud de rúbrica, el escribano va a ser quien se encargue de llevar la gestión del proceso de rubrica. Finalizado el proceso y con todo realizado, colocará la rúbrica en el libro correspondiente en la primera hoja.
En el caso de las SA creadas en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la IGJ ofrece la posibilidad de rubricar los libros al momento de constituir la sociedad. Una vez abonado el trámite especial, el representante deberá presentarse en las oficinas del IGJ con los libros en cuestión para la aplicación de las rúbricas.
En conclusión
Como vimos a lo largo del artículo, llevar de forma correcta los libros societarios obligatorios y tener su rúbrica de forma correcta es muy importante para la sociedad ya que allí podrán encontrar a simple vista el desarrollo histórico y la evolución del ente y también podrán cumplimentar todas las obligaciones de información que posean con organismos como AFIP o la IGJ. Estos libros son vitales para el análisis a diferentes tiempos por parte del ente.
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