Legajo Laboral: ¿Qué es y para qué sirve?

En esta nota vamos a hablar sobre los legajos laborales, registros indispensables de una empresa donde se encuentra la información de cada uno de los colaboradores o trabajadores que la integran con detalle de sus procesos dentro de la misma. ¿Qué son los legajos laborales? ¿Para qué sirve un legajo laboral? ¿Qué tipos de legajos laborales existen? ¿Qué debe tener un legajo de un empleado en Argentina? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo! 

¿Qué es un legajo laboral?

El legajo laboral es un registro donde se incluye la información sobre un trabajador de una forma cronológica incluyendo los distintos estadios que posee en una determinada empresa, ente u organización. En el periodo se incluyen todos los hitos del empleado desde el inicio de su alta hasta la finalización de su relación laboral ya sea por renuncia o despido. 

Estos registros contienen información esencial sobre el trabajador para la empresa, como lo es su situación legal, impositiva, previsional y acuerdos laborales con el empleador. Para llevarlo de una forma correcta este registro se debe abrir desde antes que el empleado ingrese, es decir desde el proceso de selección del mismo incorporando toda la información de valor que la empresa considere sobre el trabajador elegido para ser parte de la organización.

En otras palabras, es un registro histórico de cada empleado dentro de la empresa y su importancia radica en que puede aportar datos certeros y de forma rápida sobre el ciclo de un trabajador dentro de la empresa.

Por ley no hay un establecimiento ni un modelo de legajo laboral, pero sí hay ciertos puntos a tener en cuenta que veremos a lo largo de la nota.

¿Para qué sirve un legajo laboral?

Los legajos laborales o del personal funcionan como un centro de información y de datos del trabajador y resulta esencial para establecer la relación con las autoridades administrativas, de recursos humanos y hasta autoridades judiciales.

Es un elemento básico y de respaldo tanto para el empleador como para el empleado que documenta la relación laboral que hay entre los mismos respaldando cualquier caso eventual de control o revisión que quieran hacer las autoridades u organismos de contralor.

No alcanza con dar de alta en los organismos tales como la AFIP o la ANSES a un trabajador ya que para cumplir con todas las disposiciones legales se debe tener un propio legajo dentro de la compañía que sirva como resguardo para cualquier conflicto o demanda sumado a la necesidad imperiosa de llevar un registro de relación laboral que establece la ley.

Otra utilidad muy importante de llevar en correcta forma los legajos laborales es la de acelerar los procesos internos de selección o rotación del personal que se lleven a cabo en una empresa que tiene mucho volumen de datos. De esta forma se podrá encontrar información rápidamente y con poca carga administrativa y de tiempo sobre un trabajador para hacer un análisis o una propuesta de cambio.

También, el legajo laboral es un instrumento clave tanto para RR.HH. como para los jefes. Ya que con el historial del legajo de cada trabajador se puede ver su trayectoria en la empresa, un análisis completo de su perfil que ayude a tomar decisiones cuando se requieran. Por ejemplo: Al estimar los días de vacaciones para cada uno de ellos. 

¿Qué tipo de legajos laborales existen? 

A continuación, les detallaremos los 3 tipos de legajos laborales mas comunes en una empresa u organización:

Legajo laboral de candidato

Este legajo laboral posee la información obtenida del potencial nuevo integrante, en el proceso de selección. Casi siempre, el primer documento del legajo laboral si está correctamente confeccionado es el currículum del candidato.

Si se avanza con el proceso, desde RR.HH se recopilará información sobre el candidato como su trayectoria profesional, sus aptitudes técnicas y personales como también el nivel de estudios que posea.

Cuando el proceso de selección con un candidato es satisfactorio, el equipo de recursos humanos deberá solicitar documentación para dar de alta al trabajador en la empresa. Toda esa información es lo que constituye el legajo laboral del candidato. 

Estos datos son muy importantes para que otros miembros de la empresa que no formaron parte del proceso de selección sepan quién es el candidato que formará parte de la organización. 

Legajo laboral permanente

Este tipo de legajo se crea cuando el candidato ya es contratado por la organización. Una vez realizado el contrato de trabajo este documento es uno de los que se incorpora al legajo y uno de los más importantes para ambas partes. 

En este tipo de legajo de trabajo se van a detallar las condiciones laborales de ese nuevo trabajador y cualquier otra información importante para la empresa.

Este legajo debe ser actualizado en la medida que se requiera según los hitos y desarrollos del trabajador en la empresa. Algunos ejemplos son: ascensos, capacitaciones, títulos que obtenga a lo largo de su etapa como trabajador como también cambios en su estado civil o alguna modificación en su domicilio de radicación.

De esta manera, hablamos de registro permanente como toda la información del trabajador reunida en un mismo lugar y que se actualiza de manera constante.

Legajo laboral temporal

El legajo laboral temporal va a contener todos aquellos cambios provisorios que afectan la vida laboral del trabajador dentro del ente y, por lo tanto, deben figurar en su historial. A continuación, dejamos algunos ejemplos:

• Licencia por enfermedad.
• Accidente laboral.
• Licencia por maternidad o paternidad. 
• Periodo sabático. 
• Viajes laborales.
• Cambio de puesto temporal

¿Qué debe tener un legajo de un empleado en la Argentina?

La ley laboral argentina establece ciertas pautas que se deben tener al confeccionar un legajo laboral. El artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo Nº 20.744 (LCT) determina la obligación de los empleadores de crear y mantener actualizado el legajo laboral de cada empleado.

Además, debe estar rubricado y registrado por la autoridad competente y de control. Este registro debe contener cierta información para que tenga validez legal ante cualquier conflicto, o pedido:

• Individualización actualizada del empleador.
• Nombre del trabajador.
• Estado civil.
• Fecha de ingreso y egreso.
• Remuneraciones asignadas y percibidas.
• Individualización de personas que generen derecho a la percepción de asignaciones familiares.
• Demás datos que permitan una exacta evaluación de las obligaciones a su cargo.

Para la normativa, este libro es un elemento probatorio de control. Es decir que sirven para determinar los derechos y las obligaciones tanto del empleado como del empleador, pero también para que los organismos previsionales y de seguridad social puedan hacer el seguimiento y control adecuado. 

Las autoridades administrativas como AFIP, ANSES, el Ministerio de Trabajo, Obras Sociales, o las autoridades judiciales pueden exigir este libro laboral.

En conclusión

Como vimos a lo largo del artículo, los legajos laborales son muy importantes para poder establecer con claridad la relación que hay entre los empleados y empleadores de una organización como también es un requisito fundamental para llevar de forma legal la contratación de un empleado para los organismos de control en nuestro país. Es muy importante saber cómo se llevan estos legajos para evitar conflictos en el futuro y poder ofrecerle al empleado una contratación formal y legal.  

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