¿Cuál es la importancia de la integración empresarial?

La integración empresarial está cobrando cada vez más relevancia en el mundo de los negocios, pero ¿conocés la importancia de incorporar este tipo de estrategia en tu compañía? En esta nota te damos la respuesta y compartimos las claves para una integración empresarial exitosa. ¡Seguí leyendo! 

¿Qué es la integración empresarial?

La integración empresarial es una estrategia que se aplica en las organizaciones para conectar diferentes tecnologías, sistemas, aplicaciones, datos y procesos con el fin de facilitar la consecución de los objetivos y resultados. 

Para entender qué es la integración empresarial debemos partir de un hecho: en la actualidad las compañías usan cada vez más sistemas y aplicaciones digitales, así como también diversifican sus procesos para la gestión de sus negocios. Una encuesta reciente llamada Business at Work de Okta afirma que las empresas usan un promedio de 187 aplicaciones. 

Por supuesto que hay distintos tipos de integración empresarial. Esto puede ser, por ejemplo, desde un software para el reclutamiento y selección de personal, pasando por un sistema contable o herramientas para la facturación y para el control de stock, por mencionar algunas de las aplicaciones más utilizadas. 

Es así como esta estrategia pretende funcionar como el “pegamento” que, de alguna manera, une todos estos elementos sueltos en torno a una misma meta. Por ello, el objetivo de la integración empresarial es lograr que todos los sistemas, aplicaciones, procesos y datos de una compañía trabajen en conjunto.

La finalidad de esta estrategia es facilitar la operación cotidiana de las empresas, al tiempo que permite que los negocios se adapten a los cambios que se producen en su mercado.

¿Cuál es la importancia de la integración empresarial?

Una encuesta reciente de Movistar reveló que el 52% de las pymes argentinas planeaba invertir más en su transformación digital. Esto implica adoptar nuevas herramientas y sistemas para digitalizar los procesos y pensar estratégicamente en la forma de aplicar estas innovaciones. Ahí es donde se evidencia la importancia de la integración empresarial. 

Según un informe elaborado por Mulesoft y Deloitte solo el 28% de los sistemas digitales incorporados en los últimos tiempos en las empresas están integrados. ¿Qué representa este resultado? Miles de datos desparramados en múltiples plataformas sin conexión alguna. En este punto, la integración empresarial puede marcar la diferencia. 

Pensemos en los comienzos de esta estrategia. La misma surgió en la década de 1990, cuando las organizaciones empezaron a introducir distintos sistemas en sus procesos, todos trabajando de manera aislada. Poco a poco, cobró fuerza el valor que podría brindar la integración de estas soluciones en un mismo ecosistema.

Hoy en día, debido al crecimiento exponencial de la implementación de software en la nube, los datos empresariales críticos para el negocio se encuentran distribuidos en numerosos sistemas. Por eso, la integración empresarial se convirtió en un imperativo estratégico. En tanto, al conectar toda esta información las compañías pueden aumentar su capacidad de respuesta y agilidad.

Por ejemplo, al centralizar los datos en una sola base podés analizar y contrastar mucho más fácil estos datos y, a partir de ahí, extraer información relevante para mejorar la toma de decisiones. Todo ello mucho más rápido que rastrear cada dato en una plataforma diferente. 

Esto sirve para optimizar los procesos, la operatividad de la empresa y, en definitiva, el servicio que se le brinda a los clientes. Así, la importancia de la integración empresarial radica en mejorar el funcionamiento de la organización y, gracias a ello, alcanzar resultados más óptimos. 

4 tipos de integración empresarial

Antes dijimos que existen distintos tipos de integración empresarial. Esto sucede porque la digitalización permitió que los negocios sofisticaran su funcionamiento. Así, los procesos son cada vez más completos e integran cada vez más actividades y, por lo tanto, se producen cada vez más datos. 

De esta manera, podemos distinguir al menos 4 tipos de integración empresarial:

1- Integración de aplicaciones

Esta es  la conexión de las aplicaciones que utiliza la empresa para que compartan información y funciones en tiempo real. Gracias a eso, se puede mejorar la visibilidad de los datos, así como la productividad de los procesos de la empresa. 

2- Integración de procesos

Este tipo de integración se refiere a lograr que los flujos de trabajo que abarcan múltiples aplicaciones y sistemas se puedan organizar para trabajar en conjunto y, de esta forma, transformar las operaciones diarias de la compañía, impulsando la eficiencia. 

3- Integración de datos

En este caso, hablamos de un tipo de integración empresarial que sirve para reunir la información proveniente de distintas fuentes, como los diferentes sistemas, aplicaciones y procesos que se ejecutan dentro de la compañía,  bajo una misma base de datos. 

Con esta solución se evita la pérdida o extravío de información, se mantienen los datos accesibles para todas las personas de la empresa que los necesiten y  se obtiene una visibilidad estructurada y unificada que facilita el análisis y la toma de decisión. 

4- Integración de dispositivos

En cuarto lugar tenemos la integración empresarial de dispositivos. Gracias a ella la compañía puede conectar diferentes dispositivos o equipos para que puedan comunicarse, interactuar y operar entre las distintas áreas de la empresa. 

Asimismo, esta interconectividad puede ayudar a que los recursos tecnológicos del negocio puedan dar mejor soporte a las necesidades que surjan e impulsar la productividad.

¿Cuáles son las claves para una integración empresarial exitosa?

Ahora que está más claro que es la integración empresarial y cuál es su importancia, es momento de conocer las claves para lograr el éxito en la implementación de esta iniciativa. Te contamos cuáles son a continuación:

Planificación

Esta es la hoja de ruta esencial para organizar los esfuerzos de integración empresarial dentro de tu negocio. Para crearla, tenés que comprender el objetivo y preguntarte por qué es importante llevar adelante esta iniciativa. Lo que implica tener un absoluto conocimiento sobre la situación actual de tu organización y sus necesidades.

Por ejemplo, puede suceder que te encuentres con cuellos de botella en la facturación, gestión de comprobantes de venta y contabilidad de tu negocio y necesites simplificar este proceso. La pregunta en ese caso sería ¿qué se necesita para lograrlo y cómo la tecnología puede facilitar ese objetivo? Con base en ello, podés estructurar tu plan de acción. 

Requisitos 

Si sabés el resultado final que querés alcanzar, es mucho más fácil entender qué herramienta adoptar para conseguirlo. En este punto, la tarea consiste en evaluar qué soluciones podés incorporar para conseguir una integración empresarial exitosa. 

Esto puede incluir desde la inversión en un nuevo software, mejorar la gestión documental en la empresa, sumar nuevas aplicaciones para la automatización del flujo de trabajo e incluso capacitar a tu personal para que pueda gestionar nuevas herramientas y datos de manera más productiva. 

Etapas

La integración empresarial se puede facilitar con la adopción de tecnología, por ejemplo, podés conectar todos los procesos contables, comerciales y de facturación con un software de gestión. 

Sin embargo, para conseguir que esta iniciativa sea sostenible en el tiempo, es importante abordar la integración en etapas. Empezar poco a poco reduce las interrupciones en la operatividad del negocio y permite identificar los problemas más rápido y resolverlos más fácilmente. 

Además, si pensás implementar la integración a lo largo y ancho de toda la compañía es recomendable ir haciendo pruebas área por área antes de expandirla a toda la organización. Si podés demostrar el impacto positivo de esta iniciativa en menor escala en cada sector de tu negocio, quizás puedas aplicarla luego a nivel global.  

Información

Sin duda, una de las claves para una integración empresarial exitosa es la información. Toda compañía debe definir qué datos deben circular de forma general en toda la organización. Es decir, qué información tiene que estar siempre disponible y accesible en las operaciones diarias, dónde debe estar y quiénes tienen acceso a ella.

También es importante definir los criterios de privacidad y seguridad en este punto. Por eso, las soluciones digitales que se adopten deben garantizar el almacenamiento seguro de los datos. 

Equipo 

La integración empresarial debe involucrar a todo el equipo. El esfuerzo que tiene que hacer un negocio para llevar a cabo esta clase de estrategia es bastante grande y requiere que los responsables de cada área colaboren en la tarea, pero también que todos los miembros de la empresa se involucren.  

Sumado a esto, es imprescindible ser transparente con la información, con los avances que se van consiguiendo en la implementación y mantener la comunicación clara en todo momento.

En conclusión

La integración empresarial puede ser un verdadero esfuerzo para cualquier pyme. Sin embargo, tener los datos, procesos y sistemas desconectados puede salir mucho más caro. En otras palabras, invertir en este tipo de estrategia es más rentable para todo tipo de negocio. 

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