Establecer un sistema de gestión de calidad dentro de la compañía es clave para optimizar las operaciones, ahorrar costos y ofrecer un mejor servicio a los clientes.
En este artículo vamos a contarte en qué consiste, cuáles son sus principales ventajas, los tipos que hay y cómo ponerlo en marcha en tu emprendimiento. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un sistema de gestión de calidad?
Los sistemas de gestión de calidad (SGC) son herramientas corporativasque se utilizan para definir políticas de trabajo, estandarizar procesos y eliminar posibles errores de funcionamiento.
Su principal objetivo es la mejora continua de las operaciones, con el fin de garantizar un servicio de excelencia que satisfaga las necesidades tanto de los clientes internos como externos.
Para ello, analizan en forma permanente las tareas en busca de oportunidades de corrección y ajuste, optimizando así la productividad y la viabilidad de los proyectos.
Para facilitar su éxito, los sistemas de gestión de calidad deben incorporarse a la cultura corporativa de la organización y contar con el apoyo de todos sus integrantes. Además, deben aplicarse en forma ininterrumpida a lo largo del tiempo.
¿Para qué sirve un sistema de gestión de calidad?
Un sistema de gestión de calidad cumple con varias funciones dentro de una compañía. La principal es la evaluación constante de las operaciones, con el fin de mejorar las tareas y optimizar el uso de los recursos.
También sirve para automatizar procesos y fijar patrones de funcionamiento que garanticen un estándar de excelencia determinado, con resultados previsibles y estables en el tiempo.
Además, su implementación ayuda a preservar el conocimiento y la experiencia previa de la organización, y suministra una base firme para el diagnóstico de los problemas y el control de los proyectos.
Por otro lado, un sistema de gestión de calidad impulsa el liderazgo, la competitividad y la satisfacción de los clientes, facilita el cumplimiento de la normativa vigente y mejora los índices de reputación.
Todo esto lo convierte en una gran ventaja competitiva, que optimiza el posicionamiento de la empresa en el mercado.
Ventajas de los sistemas de gestión de calidad
La implementación de un sistema de gestión de calidad ofrece muchos beneficios para una compañía. Entre los principales se destacan:
- Incrementa la productividad, al detectar posibles fallas, eliminar errores y la pérdida innecesaria de tiempo.
- Reduce los costos, al optimizar el uso de los recursos y suprimir las tareas duplicadas.
- Facilita la fidelización de los clientes, al mejorar la atención, la calidad de los productos y los servicios de post venta.
- Favorece la innovación, al incorporar soluciones basadas en tecnologías digitales de última generación.
- Aumenta la eficiencia y la competitividad, al asegurar el cumplimiento de determinados estándares de excelencia operativa.
- Reduce los riesgos de atravesar situaciones de crisis y facilita la adaptación a los cambios, al crear planes de acción y manuales de procedimiento.
- Ayuda a captar nuevos clientes, al proyectar la imagen de una empresa que se preocupa por mejorar sus productos y prestaciones.
- Impulsa la sustentabilidad, al aplicar políticas que no dañan al medio ambiente y generan un efecto positivo en la comunidad.
Por otro lado, un sistema de gestión de calidad favorece la mejora continua de las operaciones, la comunicación interna y el trabajo en equipo. Además, facilita la toma de decisiones y la satisfacción de los empleados, que se sienten más valorados al participar activamente en los procesos.
Sin embargo, esta herramienta también tiene algunas desventajas. La principal son sus costos de implementación, que pueden ser algo elevados para las pequeñas y medianas empresas. Esto es así ya que requiere de capacitaciones y auditorías constantes y, en algunos casos, la contratación de consultores externos.
Otros inconvenientes de los sistemas de gestión de calidad son la posible resistencia al cambio por parte de los empleados y el aumento de las tareas administrativas relacionadas con la carga de las nuevas normativas y el control de los registros.
Para evitar esto último, lo ideal es incorporar un software de gestión empresarial como Xubio, que facilita y automatiza todos estos trabajos burocráticos y repetitivos.
¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad?
Al momento de poner en funcionamiento un sistema de gestión de calidad existen dos opciones: hacerlo en forma privada con métodos internos o certificarlo a través de organismos externos homologados por estándares internacionales.
En ambos casos, su implementación requiere de los siguientes pasos:
- El diagnóstico: lo primero que se realiza es una evaluación integral de todos los procesos, para ver si cumplen con las normas básicas de calidad y si existen en ellos oportunidades de mejora. Las operaciones analizadas deben ser específicas, continuas y medibles en el tiempo.
- El diseño: en base a los resultados del punto 1 se traza un plan de acción, que incluye la creación de manuales de procedimiento y la definición de proyectos de optimización. También se designan los presupuestos para cada iniciativa, los equipos responsables de su puesta en funcionamiento y los plazos de cumplimiento.
- La formación: a continuación se capacita al personal sobre las políticas de calidad definidas y se los informa sobre las responsabilidades de cada uno de ellos en el plan de acción. En los equipos de trabajo es clave incluir a integrantes de todas las áreas involucradas, para que puedan aportar diferentes puntos de vista.
- La implementación: en esta etapa las mejoras incluidas en el SGC se ponen en funcionamiento, siguiendo las normativas establecidas en los manuales y documentos. Durante este proceso es importante registrar los distintos parámetros elegidos para poner analizar su evolución.
- El control: los cambios implementados son evaluados en auditorías internas de manera periódica, para garantizar que alcancen los beneficios esperados y estos se sostengan en el tiempo. En caso de necesidad, se realizan ajustes para sacarles el máximo provecho.
- La certificación: una vez obtenidos los resultados deseados, la compañía puede optar por pasar por una auditoria externa a cargo de un organismo oficial, para obtener una homologación internacional que garantice que cumple con un determinado estándar de calidad.
Tipos de sistemas de gestión de calidad
Existen diferentes tipos de sistemas de gestión de calidad, que difieren en su enfoque y metodología de trabajo.
El más popular es el basado en la norma ISO 9001, que ofrece patrones de referencia para mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Esta herramienta hoy es utilizada por más de un millón de empresas en el mundo.
Sus directrices son generadas por la International Organization for Standardization -de allí su nombre-, una entidad independiente no gubernamental integrada por más de 165 países.
Otros de los SGC más reconocidos son:
- El modelo TQM: su nombre proviene de las siglas Total Quality Management o Gestión de Calidad Total. De origen japonés, basa su idea en que la excelencia es una responsabilidad de todos los integrantes de la organización. Por ese motivo fomenta la colaboración, la capacitación y el intercambio permanente, para que cada empleado pueda aportar soluciones concretas y sus acciones individuales impulsen los objetivos comunes.
- El modelo Six Sigma: creado por Bill Smith para Motorola y luego popularizado por General Electric, es una metodología que busca reducir los posibles defectos en los procesos mediante el uso de herramientas estadísticas. Su funcionamiento consta de 5 etapas – denominadas “definir”, “medir”, “analizar”, “mejorar” y “controlar”- en las que se intenta eliminar las variaciones no deseadas.
- El modelo de Malcolm Baldrige: surgió a mediados de la década del 80 en los Estados Unidos, como respuesta a los sistemas japoneses que estaban en auge en el ese momento. Debe su nombre al ex secretario de comercio de ese país y pone el foco en una gestión de excelencia y una marcada orientación a resultados.
- El modelo Kaizen: es una filosofía japonesa cuyo nombre deriva de dos palabras en este idioma, que significan “bueno” y “cambio”. Apunta a conseguir pequeñas mejoras, pero constantes en el tiempo, que generen grandes beneficios a largo plazo. Para ello, trabaja para optimizar los procesos de manera permanente y reducir las ineficiencias internas.
- El modelo EFQM: creado por la European Fundation for Quality Management, apunta a alcanzar la excelencia operativa poniendo el foco en el liderazgo, una buena estrategia, la gestión adecuada de las personas y los recursos, la sostenibilidad y una visión de negocio con una fuerte orientación al cliente.
Todos estos tipos de sistemas de gestión de calidad tienen una larga trayectoria y aportan beneficios probados a las empresas.
En conclusión
La implementación de un sistema de gestión de calidad ayuda a optimizar las operaciones de un emprendimiento, reducir sus costos y ofrecer un mejor servicio a los clientes. También sirve para detectar errores y fijar patrones de funcionamiento que se sostengan en el tiempo.
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