Tener un equipo en plena expansión puede resultar abrumador para quienes deben liderarlo. Sin embargo, con las estrategias y las herramientas correctas, gestionar equipos de trabajo puede ser una experiencia mucho más simple y eficiente de lo que imaginás. En este artículo vamos a compartir varias soluciones para conseguirlo. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la gestión de equipos?
Según estadísticas que comparte TeamStage, sólo el 14% de los directivos de empresas afirman estar seguros de que sus empleados comprenden la estrategia, los objetivos y la dirección de la compañía. En otras palabras, el 86% de las organizaciones tienen problemas para gestionar sus equipos de trabajo.
Esto nos lleva a pensar en la importancia de aprender a administrar a los miembros de la empresa para que estos tengan un profundo conocimiento de las metas que deben alcanzar y del camino para lograrlo.
Para eso, lo primero es definir qué es la gestión de equipos. Aunque esto puede interpretarse como una labor exclusiva del área de Recursos Humanos, en realidad es una capacidad que suele tener un gerente, jefes de área o líderes de una empresa. Básicamente, es una tarea que recae en quienes dirigen los negocios.
En este sentido, la gestión de equipos es la capacidad de organizar y coordinar a un grupo de colaboradores con el fin de que ejecuten las tareas y estrategias que les permitan cumplir los objetivos establecidos en una empresa.
De esta manera, la gestión de equipos comprende todas las estrategias implementadas por la gerencia para coordinar el trabajo y dirigir los esfuerzos de todas las personas de una compañía hacia una meta en común. Así, esta gestión implica:
- Definición de objetivos y estrategias.
- Establecimiento de agendas.
- Distribución de tareas y responsabilidades.
- Creación de las condiciones para que el trabajo se desarrolle de la mejor manera
Importancia de gestionar equipos de trabajo
“El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos”, es una frase muy conocida que se le atribuye a Michael Jordan y que puede servir de ejemplo para ilustrar la importancia de gestionar equipos de trabajo efectivamente.
Al asumir la tarea de liderar personas en torno a objetivos comunes, trazar estrategias, definir roles y distribuir tareas alineadas a todo lo anterior, tus colaboradores pueden avanzar con paso firme hacia las metas de la organización y esto se traduce en numerosos beneficios, entre los que se destacan:
- Alinear a todo el equipo bajo los mismos objetivos. Gracias a ello, se promueve la idea del éxito empresarial compartido, lo que mejora el sentido de pertenencia de las personas que integran la compañía.
- Aumentar la productividad. Al brindar información más clara y certera sobre lo que cada persona debe hacer en la empresa para lograr los objetivos de su rol, es mucho más factible que los empleados puedan enfocarse mejor en su trabajo, avanzar con mayor seguridad en sus tareas y entregar resultados más óptimos.
- Mejorar la comunicación. Un rasgo distintivo de la gestión eficiente de equipos es que mejora ampliamente la comunicación. Todas las personas saben qué deben hacer y cuentan con la información necesaria para avanzar.
- Crear sinergias entre áreas. Otro beneficio que marca la importancia de gestionar equipos de trabajo se relaciona con la posibilidad de optimizar la colaboración entre áreas y entre empleados, dado que la información fluye sin inconvenientes y se pueden compartir diferentes puntos de vista para trabajar en los proyectos.
- Satisfacción y motivación de los empleados. Una de las técnicas para gestionar equipos de trabajo consiste en la retroalimentación y el reconocimiento de logros, esto ayuda a potenciar la satisfacción laboral y refuerza la motivación de los miembros del equipo.
Desafíos de un equipo en crecimiento
Si la empresa crece, es muy probable que tu equipo también lo haga. Esto significa más talento que administrar y no siempre es fácil hacerlo. Por eso, antes de conocer cómo gestionar equipos de trabajo o qué técnicas se pueden implementar, es clave entender a qué desafíos te enfrentas. Los principales son:
- Comunicación. A medida que un equipo se expande, la comunicación se vuelve cada vez más compleja. Como gerente o líder, tenés que asegurarte de que la información fluye de manera efectiva entre las distintas áreas de tu empresa y que cada colaborador cuenta con los datos suficientes para desarrollar su labor.
- Escalabilidad. Cuando las compañías crecen sus procesos también se complejizan y por ello deben reevaluarse. Así como también se tendrían que revisar los sistemas existentes y aplicar ajustes para adaptarlos al creciente número de empleados, gestión de tareas y flujos de trabajo.
Compromiso. Otro gran desafío al gestionar equipos de trabajo en empresas en crecimiento es mantener la cohesión y el compromiso de las personas a medida que se van sumando nuevos miembros y se implementan cambios. Es clave cuidar la experiencia de los empleados y fomentar un buen clima laboral que promueva la colaboración y el propósito compartido para evitar silos.
¿Cómo gestionar equipos de trabajo en crecimiento?
A continuación, te compartimos algunas iniciativas que podés emprender para gestionar equipos de trabajo en crecimiento:
1- Transmitir con claridad la cultura de la empresa
Teniendo en cuenta que la cultura de una empresa influye en todo lo que se hace en esta, es fundamental transmitir con claridad sus características distintivas. Y con esto nos referimos a dejar en claro lo siguiente:
- Visión, misión y valores.
- Comportamientos aceptados.
- Normas que se deben respetar.
- Reglas de convivencia.
- Políticas de empresa.
- Metas del negocio.
Esto le da una dirección mucho más clara a los empleados, puesto que entienden en qué tipo de compañía están, cómo se hacen las cosas en ella, en qué objetivos se deben enfocar y de qué manera deben trabajar y convivir dentro de la organización.
2- Planificar la contratación
Algo típico que sucede en las empresas que crecieron o están en ese camino, es tomar decisiones de contratación de talento sin precisiones reales sobre la necesidad de incorporar tales recursos.
En este sentido, una adecuada gestión de equipos de trabajo debe contemplar el proceso de planificación de la demanda, es decir, predecir con anticipación cuándo se necesitará más personal.
De esta manera, se podrá incorporar nuevos miembros al equipo, listos para trabajar y con tiempo suficiente antes de que los proyectos lleguen a un punto crítico.
3- Priorizar la comunicación
La comunicación efectiva es la base de una adecuada gestión de proyectos y personas. En el caso de las empresas que crecen, mientras el equipo se reestructura y las áreas van mutando, las líneas de comunicación también tendrán que hacerlo.
Como líder de equipo posiblemente empieces a delegar responsabilidades a tus subalternos, quienes a su vez tienen empleados a cargo. Entonces, poco a poco vas perdiendo la noción de lo que sucede a nivel micro dentro de tu negocio.
En este punto es necesario encontrar nuevas formas de comunicarse que puedan resistir esta nueva estructura empresarial.
Para ello es fundamental mantener la comunicación activa con los distintos responsables de cada área, para mantenerse al tanto de lo que pasa, pero también, garantizar la transparencia, para que todos cuenten con información útil y necesaria para desarrollar su trabajo.
Las herramientas de comunicación interna pueden ser de gran ayuda en este caso, así como las soluciones digitales que garantizan que los datos se actualizan en tiempo real y quedan accesibles para todo el equipo.
Un ejemplo de esto es lo que ofrece un sistema de gestión como Xubio. Nuestra plataforma en la nube se ocupa de simplificar y automatizar procesos administrativos y contables en los negocios. Al funcionar 100% online, la información siempre está actualizada, lo que ayuda a mejorar el flujo de información entre los distintos equipos y la relación entre áreas.
4- Crear y documentar procesos escalables
A medida que tu equipo crece, la automatización puede ser una gran aliada para optimizar procesos, reducir la carga de trabajo operativa del personal y agilizar tareas que pueden llevar mucho tiempo. Sobre todo, es una apuesta por escalar las actividades de la empresa, sin tener que hacer grandes inversiones de capital.
Para eso, las herramientas en la nube pueden ser de gran ayuda, ya que te permiten documentar todos los procesos, almacenar esa información online y tenerla siempre disponible para que el equipo pueda avanzar con sus tareas sin problemas.
5- Adaptar las herramientas y procesos
De la misma forma que ocurre con la comunicación en la empresa, las herramientas y procesos que funcionan bien en un negocio pequeño no siempre lo hacen cuando la estructura crece. Si tu equipo se expande y se vuelve más complejo, es necesario recurrir a herramientas que puedan ser funcionales a estos cambios.
Por ejemplo, en un equipo que está formado por unas pocas personas, puede ser bastante fácil hacer un seguimiento de ciertas actividades mediante un documento en Excel. Pero si ese equipo mínimo de 10 personas se duplica o triplica todo puede complicarse.
Cuanta más gente participe de los procesos, más complejo será darle seguimiento a lo que se hace en la empresa y a los responsables de ejecutarlo. Esto genera que los gerentes deban dedicar varias horas al día únicamente en tareas de administración.
En este punto las herramientas de gestión pueden salvar el día, ya que, como vimos antes, ayudan a hacer más eficientes y automatizados los procesos, lo que le quita mucha carga operativa al personal. Al reducir o eliminar la carga manual de datos agilizan notablemente el trabajo diario de los equipos en las empresas.
6- Capacitar a las personas
Las nuevas formas de manejar el flujo de la información, así como la complejización de los procesos y el reto de asumir nuevas responsabilidades y tareas, es motivo suficiente para priorizar la capacitación del talento, como una de las técnicas para gestionar equipos de trabajo en crecimiento.
Frente a tantos cambios, es natural que algunos colaboradores se queden un paso atrás y también es normal que muchos otros tengan dudas que trasladan a sus actividades cotidianas. Para reducir la incertidumbre y preparar a tu equipo para que afronte estos nuevos desafíos es esencial la formación.
En conclusión
Los negocios en crecimiento casi siempre son una buena señal, pero para poder garantizar que lo sea, es clave asumir un rol activo al momento de gestionar equipos de trabajo. Después de todo, el trabajo de un líder empresarial es garantizar que sus colaboradores estén a la altura del desafío.
Ahora que ya conoces varias soluciones para poder concretar esto en tu compañía, solo resta comenzar a explorar las mejores alternativas para agilizar este proceso de mejora. Una de las imprescindibles es el software de gestión que te permite automatizar ciertas gestiones y potenciar la colaboración entre distintas áreas. ¡Ingresá a Xubio y descubrí todas sus ventajas!
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