Para alcanzar los resultados esperados todo proyecto necesita de una buena gestión de tareas. Esto va desde la asignación de trabajos específicos para cada miembro del equipo hasta la definición de metas claras y concretas, prioridades y fechas de entrega precisas que permitan supervisar los avances en todo momento.
En este artículo vamos a analizar las principales claves para una administración exitosa. ¡Seguí leyendo!
¿Cómo realizar una gestión de tareas efectiva?
Planificación
El primer paso para una buena gestión de tareas es la planificación. Antes de iniciar cualquier proyecto hacete estas simples preguntas:
- ¿Cuál es mi objetivo?
- ¿Cómo voy a alcanzarlo?
- ¿Qué pasos y recursos necesito para conseguirlo?
- ¿Cuál es el presupuesto que tengo?
- ¿A dónde quiero llegar?
- ¿Cuánto tiempo me va a demandar?
Una vez que tengas en claro cuál es el plan estratégico a seguir, definí a los integrantes de tu equipo y poné manos a la obra.
La designación de funciones y objetivos
Un buen líder debe conocer cuáles son las principales habilidades y virtudes de cada uno de los integrantes de su grupo de trabajo. Esto permitirá encargarle a cada miembro la tarea para la que está mejor capacitado sin sobrecargarlo.
Durante la asignación de roles hay que tener en cuenta el conocimiento, la experiencia y el potencial de cada persona. A su vez, la división de funciones debe ser clara y específica. De esta manera, se evitarán las superposiciones o que nadie se haga responsable de determinados temas.
Para evaluar la productividad, lo mejor es fijarle a cada colaborador objetivos medibles, con diferentes etapas y fechas concretas de cumplimiento. Esto permitirá controlar los avances de forma periódica y hacer un seguimiento más detallado de los resultados. Así será más fácil detectar posibles fallas y, en caso de necesidad, realizar cambios sobre la marcha.
Facilitar la comunicación
Otra de las claves para una buena gestión de tareas es la comunicación. En estos tiempos de “home office” y pandemia, al haber menos contacto directo entre los colaboradores es posible que se pierda información valiosa sobre las operaciones y el ambiente de trabajo.
Por ello es indispensable establecer canales flexibles que permitan mantener charlas fluidas, notificar progresos, evacuar dudas y no perder la familiaridad del día a día.
En ese marco, las plataformas de videoconferencia son una buena opción para realizar encuentros virtuales en los que cada miembro del equipo informe en qué está trabajando, los problemas que se le presentan y el grado de avance de las tareas asignadas.
Si bien la comunicación es importante tampoco hay que irse al otro extremo y abusar de ella. Evita el bombardeo de mails y llamadas y las reuniones largas sin sentido que solo sirven para perder tiempo valioso. Para ello minimiza las discusiones y los debates de ideas improductivos y prioriza la acción.
Con una comunicación periódica dentro de una agenda previamente establecida será más que suficiente para mantener a todos informados y al corriente de lo que está pasando y recibir un feedback.
Establecer prioridades
Muchas veces el flujo de trabajo constante y los problemas puntuales del día a día hacen que se pierda el foco de lo realmente importante. Por ello, otro aspecto fundamental para una buena gestión de tareas es la fijación de prioridades.
En ese sentido, es clave que cada integrante del equipo conozca qué es lo más relevante de su trabajo y la urgencia que tiene cada labor. Esto ayudará a definir los recursos necesarios para cada proyecto y a cumplir con los objetivos dentro de los plazos establecidos.
A su vez, hay muchas tareas que están relacionadas entre sí y dependen una de la otra para su realización. En ese caso, es preciso establecer el grado de interrelación entre ellas y el orden de ejecución.
Recordá que una buena planificación te permitirá saber de manera más clara dónde debés poner tu energía y qué dirección seguir. Muchas veces lo importante no coincide con las actividades cotidianas en las que ponés el foco y esto te alejará de las metas a las que querés llegar.
Aprender a delegar y a decir que no
Una buena gestión de tareas también implica entender que uno no tiene que hacerlo todo. Como líder de un proyecto o responsable directo de una determinada función es clave que aprendas a delegar.
Si algo te quita tiempo y no es esencial para tus objetivos, dejalo de lado o pedile a otro integrante del equipo que se ocupe de ello. Así podrás centrar tu atención en las actividades que son verdaderamente cruciales.
Confiá en tus colaboradores e involucralos en el proyecto. Esto hará que ganen confianza y se sientan más útiles e identificados con la tarea.
Por otro lado, si estás sobrepasado de trabajo y no podés hacerte cargo de una nueva labor o pedido, aprendé a decir que no. Si sos claro y explicas los motivos, tus compañeros o superiores entenderán el porqué de tu negativa sin que esto genere un problema.
Usar herramientas de gestión
Por último, una buena forma de mejorar la asignación de tareas y llevar un control más adecuado de cada una de ellas es mediante el uso de sistemas de gestión. Estas herramientas corporativas permiten mejorar la productividad, automatizar funciones, organizar los distintos proyectos en curso y alinearlos con los lineamientos generales de la empresa.
Entre ellas se destacan los softwares de planeamiento, de management, de logística, de documentación y de contabilidad en línea, que permiten administrar estas y otras operaciones de una manera rápida, segura y eficiente.
Además, los softwares basados en la nube facilitan el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, agilizan las operaciones y mejoran el trabajo en equipo sin la necesidad de grandes inversiones.
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Algunos de los servicios que ofrece son: facturación electrónica, presupuestos personalizados, cuentas a cobrar, control de stock, impuestos, contabilidad y diversos reportes.
En conclusión
Una buena gestión de tareas te permitirá poner el foco en lo realmente importante, controlar los avances del proyecto, evitar las distracciones y la pérdida de tiempo, y alcanzar los objetivos que te planteaste.
Si tenés un emprendimiento y esta información te resultó útil para optimizar tu desempeño y el de tu equipo de trabajo, no te olvides compartir este artículo en redes sociales.
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