¿Cómo hacer una buena gestión de stock? 

¿Sabías que el 24% de las pequeñas empresas todavía realiza la gestión de stock con lápiz y papel? Esto puede generar varios errores humanos dentro del proceso y disminuir la eficiencia. Si querés saber cómo hacer una buena gestión de stock seguí leyendo porque hoy te compartimos el paso a paso. 

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de stock o gestión de inventarios es el término general que se utiliza para denominar a todos los procedimientos y procesos que afectan el pedido, la recepción, el almacenamiento, el seguimiento y la contabilidad de los productos que vende una empresa.

Este proceso abarca todas las operaciones dedicadas a regular el flujo de mercaderías o productos en un negocio. Es decir que reúne todas las acciones que se realizan en una compañía para monitorear las actividades vinculadas al almacén o inventario.

Para entender qué es la gestión de stock debemos pensarla como la tarea de planificar, organizar y supervisar todos los movimientos de inventario que se producen en la empresa. Por eso abarca el ciclo completo, desde el proceso de pedido, hasta el almacenamiento y uso del stock, lo que involucra tanto a las materias primas utilizadas como a los productos terminados. 

A la gestión de inventarios también se la conoce como gestión de existencias y en la práctica implica que de forma proactiva la empresa le da seguimiento al ciclo de vida de los productos, desde su fabricación o pedido a proveedores hasta que se entrega a los clientes. 
De esta manera, el objetivo de la gestión de stock es garantizar que haya suficientes existencias disponibles para cumplir con la demanda de los clientes, pero sin sobrepasar la capacidad de venta, lo que sería un problema para el negocio. Por eso se trata de una actividad esencial dentro de la gestión de la cadena de suministro.

¿Cómo hacer una buena gestión de stock paso a paso?

Saber cómo hacer una buena gestión de stock va más allá de aumentar la precisión del volumen de existencias. De hecho, esta es una de las diferencias entre gestión de stock y control de stock. Este último es el proceso que se ocupa del movimiento del inventario interno. 

Mientras que con el control de stock se realiza un seguimiento de los materiales o productos que tiene una empresa y sus respectivas cantidades, la gestión de stock abarca todo el proceso de previsión de inventario. Lo que incluye la demanda, pedidos y gestión de las existencias disponibles. 

De algún modo, la gestión se centra en mirar hacia el futuro para prever qué querrán comprar los clientes y en qué volumen y, en consecuencia, hacer los pedidos correspondientes para contar con esa capacidad. 

¿Querés que este proceso sea más eficiente en tu empresa? A continuación, te compartimos el paso a paso para hacer una buena gestión de stock. 

1- Definir los métodos de abastecimiento y almacenamiento

El primer paso dentro de la gestión de inventarios consiste en analizar la forma en que se obtienen y almacenan los diversos materiales y productos que se venden en tu negocio. Por ejemplo, en esta instancia podés definir si vas a almacenar todas las existencias en tus propias instalaciones. 

Pero también, podés aprovechar esta etapa para determinar si los procesos y controles de  stock se van a manejar internamente en tu empresa o se van a externalizar.

Hay muchas organizaciones que almacenan productos externamente, ya sea en centros logísticos o almacenes de proveedores y, en esos casos, tienen que vincular los procesos de inventario y las herramientas de datos a los sistemas externos. 

Esto es algo que se puede hacer con facilidad al implementar un sistema de gestión en la nube para la gestión de stock. Ya que con este tipo de herramienta es mucho más sencillo realizar integraciones. 

Por otro lado, como la información está siempre disponible, dado que se almacena en la nube, también es más fácil darle acceso a estos datos a los proveedores u otras personas involucradas en el proceso de inventario de tu empresa. 

2- Elegir cómo registrar los datos del stock

Otro paso clave para saber cómo hacer una buena gestión de stock se relaciona con la elección del sistema con el que vas a registrar los datos vinculados al inventario de tu negocio. 

Al inicio de esta nota dijimos que muchas pymes todavía utilizan lápiz y papel para gestionar su stock. Claramente, con todas las innovaciones tecnológicas y la mejora de la eficiencia que prometen las herramientas digitales, seguir utilizando sistemas analógicos para procesar la información del inventario puede ser un gran error. 

Hoy en día, existen software específicos para llevar adelante una adecuada gestión del stock, mantener las bases de datos actualizadas en tiempo real y rastrear fácilmente la información. 

3- Determinar los datos de inventario a registrar 

Otro de los pasos para gestionar el stock en tu empresa consiste en determinar qué datos vas a registrar. Esto es clave para saber en qué información vas a centrarte dentro de este proceso, qué datos podrás rastrear en el futuro y cómo organizar todo este material dentro del sistema que utilices. 

Por lo general, los datos que se suelen registrar en la gestión de stock son:

• Números de productos internos (SKU): los números de productos son códigos que se suelen reconocer bajo la sigla SKU, del inglés Stock Keeping Unit que traducido al castellano significa unidad de mantenimiento de existencias. Básicamente, como su nombre lo indica se trata de un número que se le asigna a los productos para realizar un seguimiento interno. 
• Cantidades disponibles (QOH): otro de los datos que se suele registrar en la gestión de stock es el denominado QOH, Quantity on Hand, es decir, la cantidad actual de existencias disponible por artículo en tu negocio. 
• Ubicación de almacenamiento del producto: se trata de las áreas asignadas para almacenar los artículos de la compañía. 
• Información del proveedor: estos son todos los datos vinculados a los proveedores de tu negocio. Se puede incluir información de contacto, volumen de pedido mínimo, plazos de entrega y cualquier otra información relevante. 
• Costo de producto: en este punto se suelen incluir los costos mayoristas de cada artículo en tu inventario. 

4- Organizar el stock

Cada producto debe tener su lugar bien identificado, esto hace que todas las actividades relacionadas con el inventario sean más ágiles y eficientes. Si gestionas el stock en tus propias instalaciones, ya sea porque tenés una tienda o un depósito, es importante organizar el espacio e identificar las áreas de almacenamiento. 

Una vez que el espacio esté organizado y cada área señalizada, podés asignar cada producto a la zona adecuada, en función de la categoría a las que corresponda y el área específica que hayas designado para esa clase de artículo. 

5- Configurar la recepción de inventario 

Uno de los mayores dolores de cabeza en la gestión de stock es precisamente cuando se recibe inventario. Ya que no podés vender un producto o enviarlo al área comercial que corresponda sin antes registrar lo que ingresa a tu empresa.

Esto nos lleva al quinto paso dentro de este proceso. Básicamente, consiste en priorizar la configuración de los recibos de inventario. En este sentido, una de las mejores prácticas  implica recibir artículos con su respectivo comprobante y abrir y revisar los ingresos para asegurarse de que todo esté correcto.

Después de recibir los productos, se deben organizar rápidamente en su espacio asignado. Posteriormente, es importante ingresar la información en el sistema utilizado para la gestión de inventarios. 

En el caso del sistema de gestión de Xubio, este ofrece distintas funcionalidades que agilizan la administración de inventario. Entre ellas, la posibilidad de hacer movimientos de stock a través de comprobantes o remitos, realizar ajustes de stock fácilmente o crear reportes de inventarios de manera sencilla, entre otras capacidades. 

6- Pronosticar el stock

Otro paso crítico implica poder pronosticar el stock necesario en el corto y mediano plazo. Predecir cuánto inventario tendrás que tener disponible para satisfacer la demanda es esencial para poder responder en tiempo y forma a tu clientela.

Claro que esto depende de múltiples variables. Desde la velocidad de venta del producto, las próximas temporadas de promociones y descuentos, las tendencias propias del mercado, el nicho de tu negocio, la estacionalidad, entre muchos otros factores. 

Sin embargo, aun así, pronosticar el inventario es un paso esencial dentro de este proceso. Dos claves que podés tener en cuenta:

1. Comprender la velocidad de ventas de los productos. Necesitás conocer el ciclo de vida de los artículos que vendés. Por ejemplo, cuánto tiempo pasa desde que el producto sale al mercado y se vende y cuánto puede pasar hasta que el cliente necesite reponerlo. 
2. Comprender los plazos de entrega de los proveedores. Si los proveedores envían los productos rápidamente podés almacenar menos artículos y hacer pedidos con mayor frecuencia. En cambio, si estos tienen procesos de entrega más lentos, vas a tener menos compras, pero más grandes. 

7- Hacer seguimiento del nivel de inventario

Muchas empresas que se ocupan de la gestión de inventarios hacen un recuento anual. En este se compara el conteo físico de todos los artículos en stock, con las cantidades disponibles en la base de datos. 

Sin embargo, el problema con este tipo de control es que cuando se producen discrepancias es difícil rastrear y contabilizar dónde se produjo el error. Por eso hay otras alternativas que cada vez más negocios implementan: 

1. Verificaciones de stock puntuales. Se trata de controles periódicos que ayudan a detectar errores aleatorios en el almacenamiento, comprobantes, remitos o en el registro. 
2. Controles periódicos. Este método implica realizar conteos regulares de los productos en stock de la empresa, varias veces al año, en todo el depósito. 
3. Conteo cíclico. Con este método se cuentan de manera periódica grupos de referencias, es decir, se pueden ejecutar por proveedor, categoría de producto, ubicación de stock u otro criterio. 

En conclusión

La gestión de stock es un proceso esencial dentro de toda empresa. Como vimos en este artículo, llevarlo a cabo puede ser todo un desafío, ya que implica tener en cuenta diversas variables y dedicarle tiempo. 

Sin embargo, al sentar las bases del proceso y utilizar las herramientas adecuadas esta puede ser una gestión mucho más ágil y efectiva, con la que incluso podés aumentar la eficiencia de tu empresa. 

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