Gestión de proveedores: ¿por qué es tan importante para tu empresa?

gestión de proveedores

Una buena gestión de proveedores es vital para garantizarel correcto funcionamiento de las operaciones de una compañía y poder satisfacer las demandas del mercado en tiempo y forma.

En este artículo vamos a explicarte qué es un proveedor, cómo elegirlo, qué aspectos tener en cuenta para su administración y por qué la relación con ellos es clave para tu emprendimiento. 

¿Qué es la gestión de proveedores?

En el mundo de los negocios un proveedor es el encargado de proporcionar bienes y servicios a una empresa para que esta pueda desarrollar su actividad diaria y cumplir con su misión.

En general, suele suministrar materias primas y/o maquinarias o encargarse de las tareas de logística, distribución, mantenimiento, sistemas u otros aspectos técnicos.

En las grandes compañías los responsables de seleccionarlos y tratar con ellos son las áreas de compras. Su contratación agiliza los procesos productivos de la organización, ayuda a ahorrar costos y, en algunos casos, también permite el acceso a ciertos beneficios fiscales.

La gestión de proveedores incluye todos los procesos relacionados con este cliente interno, desde su elección y contratación hasta la comunicación y la administración de las entregas y los pagos por sus servicios. También la obtención y negociación de presupuestos, el control del cumplimiento de las obligaciones y la evaluación sobre su desempeño.

Su manejo es de gran importancia para mejorar la productividad y garantizar la correcta comercialización de los productos. Esto se debe a que gran parte de los gastos y la calidad final de los servicios dependen en la mayoría de los casos de las compras realizadas a proveedores.

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Ventajas de una buena gestión de proveedores

Una adecuada gestión de proveedores ofrece los siguientes beneficios:

  • Permite obtener bienes y servicios de mayor calidad y a mejores precios.
  • Ayuda a optimizar la eficiencia operativa, la comunicación y el trabajo en equipo.
  • Disminuye los tiempos de negociación y simplifica los procesos internos.
  • Aumenta la transparencia en la contratación y la entrega de suministros.
  • Reduce los riegos en la cadena de producción y facilita la resolución de problemas.
  • Garantiza un adecuado manejo y control del inventario y la adquisición a tiempo de los materiales de fabricación.
  • Ofrece respuestas más rápidas ante mudanzas en los requerimientos o la aparición de situaciones inesperadas.
  • Mejora la competitividad y la satisfacción general de los clientes.

Por el contrario, una mala gestión de proveedores puede causar:

  • La interrupción de los servicios prestados.
  • La falta de stock o inconvenientes en la entrega de los productos.
  • Multas, problemas legales o pérdidas por incumplimientos.
  • Aumento en los costos de producción y la pérdida innecesaria de tiempo.
  • La caída en la imagen frente a los clientes, ya que de cara a ellos la empresa es la responsable de todas las operaciones, incluso de aquellas que están en manos de proveedores externos.

Fases en la gestión de proveedores de una empresa

La relación con los proveedores suele incluir 5 etapas principales:

  1. La identificación de una necesidad dentro de la compañía, tras lo cual se buscan los candidatos que mejor respondan a este requerimiento.
  2. La elección del proveedor, en cuyo proceso es importante analizar no solo el costo y los tiempos de entrega ofrecidos sino también la calidad de los productos, su trayectoria y referencias, la capacidad técnica, su condición financiera, su política de gestión ambiental y de riesgos y el capital humano. Además, hay que tener en cuenta si brinda servicios post venta y plazos accesibles en los pagos.
  3. La comunicación y el desarrollo de la gestión, en los que se comienza a trabajar en forma conjunta con el proveedor, buscando mejorar los procesos.
  4. El control, durante el cual se monitorean las tareas, se realizan los ajustes necesarios y se garantiza que las partes cumplan con todas las pautas establecidas en el contrato.
  5. La evaluación, en el que se analiza el desempeño del proveedor teniendo en cuenta los costos, la calidad del servicio, los tiempos de entrega y otros parámetros claves.

En base a los resultados obtenidos se decide renovar su contrato o buscar nuevas alternativas de suministro.

cómo mejorar la gestión de proveedores

Consejos para mejorar la gestión de proveedores

Para optimizar la relación con estos clientes internos seguí las siguientes recomendaciones:

Creá una base de datos

Para hacerla, utilizá la información relevante de tus proveedores, como la actividad a la que se dedican, la capacidad de producción, sus fortalezas y debilidades, y los números de contacto, y ponela a disposición de tu equipo de trabajo.

Realizá una investigación detallada de toda la cadena de suministros

Este paso es muy importante para que puedas detectar las necesidades de bienes y servicios, así como las posibilidades de mejora en los procesos.

Diseñá un proceso de selección de proveedores

Para esto, utilizá criterios de licitación y evaluación claros, fechas de presentación realistas y fáciles de poner en práctica.

Buscá alternativas

Si las principales actividades de producción dependen de una sola compañía externa, buscá nuevas alternativas para poder suplantarla en caso de necesidad sin que las tareas se vean afectadas.

Aclará bien los diferentes puntos del contrato

En el contrato que hagas para tu proveedor establecé cantidades, metas y plazos de suministro claros, con sus respectivas multas y sanciones en caso de falta de cumplimiento. También colocá los estándares de calidad esperados y los métodos de pago y facturación a utilizar.

Mantené una buena comunicación

Mantené comunicaciones permanentes con los referentes y establecé lazos de confianza a largo plazo. Recordá que además de un cliente interno, el proveedor es un socio activo de cuya relación ambas partes deben beneficiarse.  

Evaluá en forma periódica su desempeño

También es necesario que investigues si sus costos son rentables en comparación con la media del mercado. También analizá la calidad de sus servicios, el grado de cumplimiento de los contratos, el compromiso asumido y su grado de respuesta frente los problemas.

Realizá una adecuada gestión de pagos

Por último, realizá una adecuada gestión de pagos a proveedores para evitar atrasos y deudas que afecten la relación, y la introducción inadecuada de facturas en el sistema.

Todas estas acciones te ayudarán a minimizar los riesgos y optimizar los servicios prestados por tus suministradores.

consejos para mejorar la gestión de proveedores

Herramientas para mejorar la gestión de proveedores

La manera más fácil, práctica y eficiente de mejorar la administración de estos clientes internos es través de un software de gestión de proveedores que digitalice y automatice todos los procesos relacionados.

Estas herramientas de administración en la nube permiten el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que agiliza las operaciones y el trabajo en equipo.

Son ideales para los que buscan tener un mayor control sobre la cadena de suministro, desde la selección y contratación del proveedor hasta el monitoreo de las operaciones, el manejo de las cuentas a pagar y su evaluación final.

Hay sistemas como el ERP (siglas de Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) que administran todas las operaciones de una compañía, mientras que otros son específicos para los procesos de fabricación y el manejo del stock como el MRP (Material Requierement Planning o Planificación de requerimientos de material).

Entre otras ventajas estos softwares de gestión de proveedores ofrecen:

  • Soluciones a medida para cada empresa.
  • Acceso ilimitado a la información y a la última tecnología.
  • Mejoras en la productividad y ahorro en los costos.
  • Velocidad de respuesta.
  • Seguridad en los datos.
  • Minimización de errores.
  • Flexibilidad y simplificación en la estructura.
  • Interacción con otras plataformas y portales.
  • Inversión mínima para acceder a los servicios. 

Xubio, por ejemplo, es una solución de gestión y facturación online para pequeñas y medianas empresas utilizada por más de 50.000 emprendimientos y estudios contables de América Latina.

Entre otros servicios permite ver y manejar las cuentas por cobrar y pagar de cada cliente, con las fechas de vencimiento de cada una de ellas. Esto ayuda a agilizar la gestión de pagos a proveedores, evita los desembolsos duplicados y posibilita consultar todas las facturas de manera rápida y sencilla.

Además esta plataforma ofrece toda la información sobre el inventario en un solo lugar, reportes de resultados, contabilidad en línea, liquidación de sueldos, envío de presupuestos personalizados, cálculo de los impuestos y mucho más.

En conclusión

Una buena gestión de proveedores es clave para el correcto funcionamiento de las operaciones de una empresa ya que tiene un impacto directo en la calidad de los servicios, los costos y la percepción final de los clientes.

Si esta información te resultó útil, no te olvides de compartirla en tus redes sociales y calificarla. Y si aún no contás con una solución de gestión en línea para tu emprendimiento, visitá el sitio web de Xubio para saber más sobre sus beneficios.

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¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores incluye todos los procesos relacionados con este cliente interno, desde su elección y contratación hasta la comunicación y la administración de las entregas y los pagos por sus servicios. También la obtención y negociación de presupuestos, el control del cumplimiento de las obligaciones y la evaluación sobre su desempeño.

Ventajas de una buena gestión de proveedores

  • Permite obtener bienes y servicios de mayor calidad y a mejores precios.
  • Ayuda a optimizar la eficiencia operativa, la comunicación y el trabajo en equipo.
  • Disminuye los tiempos de negociación y simplifica los procesos internos.
  • Aumenta la transparencia en la contratación y la entrega de suministros.
  • Reduce los riegos en la cadena de producción y facilita la resolución de problemas.
  • Garantiza un adecuado manejo y control del inventario y la adquisición a tiempo de los materiales de fabricación.
  • Ofrece respuestas más rápidas ante mudanzas en los requerimientos o la aparición de situaciones inesperadas.
  • Mejora la competitividad y la satisfacción general de los clientes.

Fases en la gestión de proveedores de una empresa

1- La identificación de una necesidad

2- La elección del proveedor

3- La comunicación y el desarrollo de la gestión

4- El control

5- La evaluación

Consejos para mejorar la gestión de proveedores

  • Creá una base de datos
  • Realizá una investigación detallada de toda la cadena de suministros
  • Diseñá un proceso de selección de proveedores
  • Buscá alternativas
  • Aclará bien los diferentes puntos del contrato
  • Mantené una buena comunicación
  • Evaluá en forma periódica su desempeño
  • Realizá una adecuada gestión de pagos

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