Una buena gestión de procesos es clave para cualquier negocio. En este artículo vamos a explicarte en qué consiste, cuáles son sus principales características, qué beneficios ofrece y cómo optimizarla. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la gestión de procesos?
La gestión de procesos es una metodología de trabajo que apunta a la revisión sistemática de todas las operaciones en busca de oportunidades de mejora.
La misma implica una identificación de todas las actividades que se realizan dentro de la empresa, el análisis de su rendimiento, la detección de errores, la toma de acciones correctivas y su control permanente.
Su principal objetivo es optimizar cada una de las tareas para ahorrar costos, mejorar la calidad de los productos y servicios comercializados y generar más valor para los clientes.
De esta manera, una gestión de procesos eficiente es de vital importancia para aumentar la rentabilidad y alcanzar el éxito empresarial.
Características de la gestión de procesos
La gestión de procesos debe cumplir con una serie de características esenciales:
- Buscar la mejora continua.
- Estar alineada con los objetivos y la misión de la empresa.
- Garantizar la detección de fallas y errores.
- Generar una ventaja competitiva y crear valor para el cliente.
- Estandarizar los procesos y fijar patrones de funcionamiento.
- Suministrar una base para el diagnóstico y el control permanente de las tareas.
- Ser universal y abarcar a todos los empleados, a todos sectores y a todas las actividades de la organización.
Por otro lado, la gestión de procesos se caracteriza por ser cíclica y estar en constante transformación, ya que el análisis, el control y la medición se reinician tras cada mejora implementada.
Metodologías de gestión de procesos
Existen varias filosofías o metodologías de gestión de procesos que se utilizan para mejorar las operaciones de una empresa. Entre las más populares se encuentran:
El modelo BPM (“Business Process Management”)
Es una disciplina que busca sistematizar, integrar y optimizar todas las actividades de una organización. Para ello, divide la gestión de procesos en 5 etapas:
- El diseño: en el que se analiza la operatoria, se recopilan los principales datos y variables y se define un responsable para cada tarea.
- El modelado: donde se representa visualmente el proceso para facilitar su comprensión y la identificación de cada uno de los pasos que lo componen.
- La ejecución: en la que se realizan pruebas para ver en la práctica su funcionamiento.
- El control: donde se monitorizan y evalúan los resultados.
- La optimización: en la se ponen en marcha las mejoras necesarias.
Lean Manufacturing
Es un modelo de gestión de procesos japonés, que apunta a eliminar todas aquellas actividades que no generan valor real para el cliente. Para ello, se enfoca en acortar los ciclos de desarrollo de productos, mediante un continuo análisis de las operaciones y la aplicación de pequeñas mejoras, pero constantes.
Su principal objetivo es optimizar el uso de los recursos, evitando el desperdicio por sobreproducción, transporte innecesario de materiales, defectos de fabricación, demoras en las entregas y excesos de stock.
Con esta filosofía de trabajo, este modelo de gestión de procesos consigue disminuir los costos y los tiempos de producción, y aumentar la calidad de los productos.
Six Sigma
Es una metodología de gestión de procesos que busca optimizar la producción, eliminando las fallas y los defectos. Para ello apunta a la sistematización de las actividades, fijando normas claras y precisas para su ejecución.
Su implementación también se divide en 5 fases:
- Se define la actividad.
- Se miden sus aspectos claves.
- Se analizan los datos en busca de defectos.
- Se mejora el proceso atacando las causas de los problemas.
- Se controlan los resultados y se evalúa su rendimiento a futuro.
Así, este modelo de gestión de procesos consigue obtener resultados estables, que garanticen una calidad sin variaciones.
La gestión de calidad total o TQM
Dentro de las metodologías de gestión de procesos, TQM (“Total Quality Management”) pone el foco en la mejora continua y la satisfacción de los clientes.
Muchas de los conceptos de las normas ISO 9001 se basan en este modelo, que apunta a la toma de acciones correctivas basadas en datos medibles y objetivos, y al involucramiento de todas las áreas e integrantes de la organización en este proceso.
Para ello TQM almacena información importante sobre las operaciones, cuyo análisis permite identificar ineficiencias y oportunidades de optimización.
El ciclo PDCA
El nombre de esta metodología de gestión de procesos deriva de las iniciales en inglés de estas 4 palabras: Plan (planear), Do (hacer), Check (chequear) y Adjust (ajustar).
Este modelo fue popularizado en la década del 50 por el experto en sistemas de gestión de calidad William Edwards Deming, por lo que también se lo conoce como rueda de Deming.
Tras la implementación de las acciones de mejora y su posterior evaluación, el ciclo se reinicia.
Importancia de la gestión de procesos
Una buena gestión de procesos ofrece muchos beneficios para una compañía. Entre los principales se destacan:
- Aumenta la productividad, al disminuir las fallas y la pérdida innecesaria de tiempo.
- Optimiza la calidad de los productos y servicios.
- Favorece la innovación, al sumar soluciones basadas en las nuevas tecnologías digitales.
- Incrementa la satisfacción y la fidelización de los clientes, al ponerlos en primer lugar y generarles valor.
- Reduce los costos y mejora la sustentabilidad, al permitir un uso más eficiente de los recursos y evitar el desperdicio.
- Promueve la preservación del conocimiento y el trabajo en equipo, al integrar a todos los miembros de la organización.
En definitiva, la gestión de procesos es clave para aumentar la competitividad y mejorar los resultados de una empresa. Además, al aportar un gran conocimiento sobre el negocio, también favorece la planificación estratégica y la toma de decisiones a futuro.
¿Cómo optimizar la gestión de procesos?
Para mejorar la gestión de procesos de tu negocio, seguí los siguientes consejos:
Hacé un diagnóstico de situación
En estos casos, lo primero que tenés que hacer es un diagnóstico de la situación actual, que incluya un mapeo de todas las actividades que se realizan dentro de la compañía.
Para un análisis y control más efectivo, estas tareas deben ser continuas y medibles en el tiempo. Así podrás detectar fallas y oportunidades de mejora con mayor facilidad y examinar su evolución a largo plazo.
Escuchá a tus clientes
Muchas veces la información más valiosa para mejorar la gestión de procesos la ofrecen los propios clientes, que son los que compran los productos y utilizan los servicios comercializados por la empresa.
Por eso es importante contar con canales directos de comunicación para recibir un feedback constante, por ejemplo mediante redes sociales y webinars.
Manejá información confiable
Para poder analizar los procesos y encontrar oportunidades de mejora es fundamental contar con datos concretos que se actualicen al instante con cada movimiento.
En ese sentido, los softwares de gestión empresarial permiten llevar un registro ordenado de toda la información corporativa y facilitan su consulta en cualquier momento y desde cualquier lugar.
A través de estas herramientas digitales es posible manejar grandes volúmenes de datos, almacenarlos, procesarlos y analizarlos de forma rápida y sencilla. Además, también efectúan predicciones, cálculos y evaluaciones automáticas de resultados que facilitan la toma de decisiones.
Automatizá procesos
La automatización de procesos evita las tareas manuales y repetitivas que demandan tiempo y esfuerzo. Además, simplifica el monitoreo de las operaciones y posibilita la detección automática de errores y su solución incluso a distancia.
Xubio, por ejemplo, es una plataformaen la nube que permite automatizar desde la contabilidad en línea, a la emisión de facturas electrónicas, la liquidación de sueldos, los ajustes por inflación y el control del stock de mercaderías, entre otras tareas.
Su utilización no solo simplifica la gestión de procesos y los hace mucho más eficientes, sino que también reduce la carga de trabajo de los empleados y les da más tiempo para dedicarse a otras actividades.
Aplicá la técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es una metodología utilizada para gestionar el tiempo de manera más eficiente. En ella se dividen las sesiones de trabajo en períodos de 25 minutos, que son seguidas por descansos de 5.
Al partir las fases activas en ciclos cortos, se evita la pérdida de la concentración y el cansancio. Esto no solo redunda en una mejora en la gestión de los procesos, sino que también disminuye el desgaste profesional y el síndrome del burnout en los trabajadores.
En conclusión
Una gestión de procesos eficiente impulsa la mejora continua dentro de la empresa, lo que redunda en productos y servicios de mayor calidad, clientes más satisfechos y una optimización de la rentabilidad, al aumentar la productividad y reducir costos.
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